Étapes : définir les données personnelles des personnes associées à plusieurs types
Une unité légale ou un établissement peut regrouper différents types de personne, comme des candidats, des étudiants et des employés. En outre, les individus au sein d'une organisation peuvent avoir plus d'un type de personne à la fois :
- Vacataire universitaire.
- Membre de comité externe.
- Étudiant externe.
- Étudiant.
- Étudiant potentiel.
- Employé.
Lorsque votre organisation utilise plusieurs types de personne, vous devez configurer des processus de gestion et des règles de sécurité liés aux données personnelles afin de vous assurer que les données personnelles sont sécurisées pour tous les types de personne.
- Définissez tous les processus de gestion suivants qui s'appliquent à votre organisation :
- Modifier les identifiants nationaux
- Modifier les identifiants
- Modifier les permis
- Modifier les autres identifiants
- Changement du nom légal
- Modification des passeports et des visas
- Changement du nom d'usage
- Modification des données personnelles
- Dans une unité légale ou un établissement avec plusieurs types de personne, vous devez définir la priorité des types d'organisation pour que Workday puisse déterminer le processus de gestion à lancer en premier. Exemple : pour une personne qui est à la fois étudiant et employé, la définition de priorité pour le processus de gestionChangement du nom légalest l'organisation hiérarchique.
- Configurez des règles de condition pour router les processus de gestion d'une organisation hiérarchique ou d'une entité universitaire en utilisant les champs suivants comme conditions :
- Employé actif.
- Is Affiliate (Vacataire).
- Is Student (Étudiant).
- Étudiant potentiel.
Exemple : l'administrateur d'une université peut définir des règles de condition de sorte que les étapes d'approbation d'un étudiant soient transférées à un administrateur d'étudiants et que les étapes d'approbation d'un employé soient transférées à un administrateur RH.Les règles de condition prévalent sur l'ordre de priorité de l'organisation.Si vos processus de gestion utilisent des groupes de sécurité non limités, ces derniers ont automatiquement accès aux données personnelles des types de personne autres que les employés. Si cela est acceptable, la configuration est terminée. Si vous ne voulez pas que des groupes de sécurité non limités disposent de ce type d'accès, passez aux étapes 4 à 6. - (Facultatif) Créez des groupes de sécurité par segment.Créez des groupes de sécurité par segment de sorte que les groupes de sécurité non limités de votre processus de gestion ne puissent pas accéder à certaines informations. Exemple : si un administrateur d'université ne souhaite pas que les employés puissent accéder aux données personnelles des vacataires, ils peuvent remplacer le groupe de sécurité non limité Administrateur RH pour les deux types de personne. Un nouveau groupe de sécurité par segment appelé Administrateur RH pour les employés peut contrôler l'accès aux données personnelles.
- (Facultatif) Modifiez les règles de sécurité des processus de gestion.Définissez la règle de sécurité des processus de gestion à l'aide des groupes de sécurité que vous avez définis. Si vous affectez un groupe de sécurité par segment aux actions du processus de gestion, vous devez également l'affecter aux actions des sous-processus afin qu'elles se lancent correctement.
- (Facultatif) Modifiez les règles de sécurité des domaines.Définissez la règle de sécurité de domaine à l'aide des groupes de sécurité que vous avez définis. Si vous affectez des groupes de sécurité par segment à ces domaines, vous devez en faire autant pour tous les objets personnalisés de ce domaine. Si vous ne le faites pas, les processus de gestion qui utilisent ces objets personnalisés ne s'exécutent pas correctement.