Concept : validations de saisie des temps

Les validations de saisie des temps sont des messages d'avertissement ou d'erreur qui empêchent les employés de saisir ou de soumettre des heures non valides. Lors de la saisie des temps, Workday exécute des validations après le calcul des temps une fois qu'un employé clique sur

OK

pour saisir ses temps. Les validations aident les employés à déceler les erreurs de saisie de temps avant que vous n'exécutiez la paie. Elles peuvent aussi être utiles pour proposer des règles de saisie des temps uniques non prises en charge par les modèles de calcul des temps.

Exemple : si les responsables ne payent les heures supplémentaires que lorsque certaines conditions sont remplies, vous pouvez configurer un message de validation pour informer les salariés et les personnes chargées de la révision qu'une régularisation manuelle est nécessaire.

Vous pouvez personnaliser vos messages de validation en utilisant du texte et des valeurs dynamiques à partir de champs de rapport et de champs calculés. Exemple : vos messages peuvent inclure les dates et les noms des employés.

Vous pouvez créer des validations en établissant des règles qui décrivent les conditions nécessaires pour générer un message d'erreur ou d'avertissement. Vous pouvez utiliser des règles d'éligibilité pour les validations, par exemple en créant une validation pour une certaine catégorie d'employés. Vous pouvez aussi établir des règles en fonction de champs calculés que vous créez ou en utilisant les champs de rapport prédéfinis de Workday, à partir des objets de gestion suivants :

Tranche horaire : valider des tranches horaires individuelles.
Période de travail : valider un groupe de tranches horaires consécutives.
Jour : valider plusieurs tranches horaires saisies pour le même jour.
Semaine : valider plusieurs tranches horaires saisies pour la même semaine.
Mois : valider plusieurs tranches horaires pour le même mois.
Employé.

L'objet de gestion approprié à référencer dans une condition de validation dépend du type d'informations que vous souhaitez évaluer. Exemples :

Pour générer une erreur lorsque des salariés travaillent plus de 12 heures pendant une journée, vous référencez l'objet de gestion
Jour
dans la règle de condition.
Pour générer un avertissement lorsque des salariés travaillent plus de 50 heures pendant une semaine, vous référencez l'objet de gestion
Semaine
dans la règle de condition.
Vous pouvez utiliser le champ de rapport
Leaves for a Day
dans l'objet de gestion
Jour
dans les validations de saisie des temps pour empêcher les employés de soumettre des temps alors qu'ils sont absents pour une longue durée.

Toutes les conditions d'erreur qui constituent une règle de validation doivent référencer le même objet de Gestion des temps. Par exemple, il ne faut pas référencer les objets de gestion

Jour

et

Semaine

dans des conditions distinctes au sein d'une seule règle de validation. Si une validation inclut des conditions reposant sur différents objets de gestion, elle ne générera pas d'avertissement ou d'erreur. Vous pouvez également séparer les conditions d'erreur dans différentes règles de validation.

Afin de créer une validation pour une certaine catégorie d'employés, incluez des règles d'éligibilité dans une condition de validation. Vous pouvez même référencer des règles d'éligibilité créées à d'autres fins.

Vous pouvez également regrouper les validations par pays à l'aide de groupes de validation de saisie des temps de façon à les appliquer à un groupe plus restreint d'employés. Le regroupement de sous-ensembles de validations améliore la manière dont se déroulent les tâches de vérification de ces validations. Pour les employés éligibles à un groupe de validation de saisies des temps, Workday exécute uniquement les validations de ce groupe. Workday exécute toutes les validations sans groupe pour les employés qui ne sont pas éligibles à un groupe de validation de saisies des temps.

Workday exécute les validations à différents stades du processus de saisie des temps, selon le mode de saisie des temps et le type de validation. Workday exécute des validations des processus de gestion lorsqu'un employé soumet des temps. Workday exécute les validations personnalisées que vous créez à l'aide de la tâche

Mettre à jour les validations de saisies des temps

à différents stades en fonction du mode de saisie des temps :

Les modes de saisie des temps par gros volume et "Saisie des temps par semaine" valident les temps au moment de leur saisie. Par conséquent, les employés ne peuvent pas enregistrer des saisies de temps ayant des validations critiques.
Tous les autres modes de saisie valident les temps lors de l'exécution des calculs et empêchent de soumettre des saisies de temps ayant des validations critiques.