Concept : demandes de temps
Les demandes de temps permettent aux employés de demander des temps de travail qui nécessitent une approbation préalable. Les responsables et les administrateurs peuvent :
- Demander que les employés soient disponibles pour travailler à l'avance.
- Chargez en bloc les demandes de temps dans Workday à l'aide du générateurd'interfaces Entreprise (EIB) Put Time Requests.
- Définir des validations de demande de temps pour éviter que les utilisateurs ne soumettent des demandes non valides.
- Réviser et approuver les demandes de temps de plusieurs employés.
Lorsque les utilisateurs accèdent au rapport
Demandes de temps
, ils peuvent saisir une fourchette de dates inférieure ou égale à 3 mois, ce qui leur permet d'afficher le détail des demandes de temps pour des dates historiques et futures. Ils peuvent accéder au rapport à partir du :
- Menu Actions du calendrier de saisie des temps.
- WorkletTemps de l'équipe.
- WorkletTemps.
- Les actions associées àPrésences et absencesde leur profil d'employé.
Dans l'option
Nouvelle demande
, les utilisateurs peuvent demander des temps compris entre un jour et un mois et choisir parmi plusieurs codes de demande de temps auxquels ils sont éligibles.Pour les heures uniquement liées à une longue durée, nous affichons les demandes de temps dans le calendrier de saisie des temps :
- À la date de début de la demande, à la date de fin de la demande, et tous les sept jours entre, dans une vue de calendrier hebdomadaire.
- Sous forme de tranche continue pour la durée de la demande dans une vue de calendrier mensuelle.
Une fois la demande de temps approuvée, l'employé doit saisir les heures réelles travaillées afin que Workday calcule ses heures et les transmette à Workday pour le traitement de la paie.
Exemple
Dans votre unité légale, les employés qui participent à des cours sur leur carrière après leur période de travail prévue sont éligibles au paiement des heures supplémentaires pour toute la durée du cours. Jerry soumet une demande d'heures supplémentaires pour que son responsable préapprouve deux heures supplémentaires pour un cours auquel il souhaite participer le mardi suivant. Le responsable de Jerry reçoit la demande et vérifie ce que son équipe a déjà demandé pour s'assurer que la demande de Jerry reste conforme aux exigences budgétaires de l'équipe. Après révision, elle approuve la demande.
Mise en correspondance des demandes de temps et des tranches horaires
Les demandes de temps sont associées à des tranches horaires en fonction des marqueurs de calcul des temps. Workday fait correspondre les marqueurs de calcul des temps du code de demande de temps à ceux de la tranche horaire. Les valeurs de worktag n'ont pas d'impact sur la façon dont Workday met en correspondance les demandes de temps et les tranches horaires.
Les demandes d'heures d'arrivée et de sortie ne peuvent pas se chevaucher. De plus, les demandes de temps liées à des heures uniquement ne peuvent pas se chevaucher. Toutefois, les demandes d'heures d'arrivée et de sortie peuvent chevaucher des demandes d'heures uniquement. Lors de la mise en correspondance de demandes de temps et de tranches horaires, les demandes d'heures d'arrivée et de sortie sont évaluées en premier, puis uniquement les demandes de temps. Seules les demandes de temps indiquant des heures sont mises en correspondance si la date du calendrier de la tranche horaire tombe entre les dates de début et de fin de la demande de temps.
Une tranche horaire ne peut être associée qu'à une seule demande de temps. Si une tranche horaire chevauche plusieurs demandes d'arrivée/de sortie, elle est mise en correspondance uniquement avec la première demande. Exemple : un employé a une tranche horaire pour le 13/01/2025 de 17:00 à 21:00 avec le marqueur de calcul des heures supplémentaires. Un employé soumet deux demandes d'heures en utilisant le code de demande d'heures supplémentaires hebdomadaires qui a le marqueur de calcul des heures supplémentaires :
- Demande de temps 1 le 13/01/2025 de 17:00 à 19:00.
- Demande de temps 2 le 13/01/2025 de 19:00 à 20:00.
La tranche horaire n'est mappée qu'à la Demande de temps 1.
Reporting
Vous pouvez utiliser les rapports standard suivants pour afficher les demandes de temps, demander des temps et approuver des demandes de temps :
- Demandes de temps de mon équipe
- Réviser et approuver les demandes de temps
- Demandes de temps
En fonction de vos exigences en matière de reporting, vous pouvez utiliser les champs de rapport des objets de gestion suivants pour générer des rapports sur les demandes de temps :
Objet de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Combinaison de temps demandés et travaillés | Vous pouvez générer un rapport sur les différences entre les demandes de temps et le temps travaillé, ainsi que les demandes de temps qui dépassent l'heure du changement de semaine.
Les tranches horaires qui partagent un marqueur de calcul des temps avec un code de demande de temps, mais qui ne sont pas associées à une demande de temps, sont quand même intégrées dans les rapports de cet objet de gestion. |
Jour | Vous pouvez générer des rapports sur les demandes de temps d'une durée inférieure ou égale à un jour.
Remarque : le champ de rapport All Time Requests for a Day ne renvoie pas les demandes de temps qui s'étendent sur plusieurs jours. |
Code de la demande de temps | Vous pouvez générer un rapport sur le détail de la demande de temps. |
Worktag de jointure de code de demande de temps | Vous pouvez identifier le worktag associé à la demande de temps. |
Événement de demande de temps | Vous pouvez identifier la tranche de demande de temps pour l'événement de demande de temps et afficher le détail de l'événement de demande de temps. |
Semaine | Vous pouvez générer des rapports sur les demandes quotidiennes ou sur plusieurs jours qui sont entièrement retenues dans la semaine, ainsi que sur les demandes de temps qui dépassent l'heure du changement de journée. |
Groupes de codes de saisie des temps créés par Workday
Les codes de demande de temps (anciennement codes de demande d'heures supplémentaires) ne sont plus associés à un modèle de saisie des temps, mais à un ou plusieurs groupes de codes de saisie des temps. Lorsque Workday :
- Recherche un modèle de saisie des temps avec un code de demande d'heures supplémentaires qui utilise la même règle d'éligibilité au suivi des temps comme groupe de codes de saisie des temps, Workday transfère le code de demande d'heures supplémentaires vers ce groupe pour vous.
- N'est pas en mesure de mettre en correspondance la règle d'éligibilité à la gestion des temps pour le modèle de saisie des temps et le groupe de codes de saisie des temps, Workday crée un nouveau groupe de codes de saisie des temps avec le code de demande d'heures supplémentaires. Workday utilise la convention de dénomination ci-dessous pour les groupes de codes de saisie des temps : [Overtime Request Code name] pour [Eligibility Rule Name] - créé par Workday. Pour trouver le nouveau groupe de codes de saisie des temps, exécutez le rapportTous les groupes de codes de saisie des tempsouAfficher un groupe de codes de saisie des temps. Vous pouvez conserver et renommer le groupe de codes de saisie des temps créé par Workday, ou déplacer le code de demande de temps vers un groupe de codes de saisie des temps existant et supprimer celui créé par Workday.