Créer des absences
Sécurité : domaine
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave. Vous pouvez créer des définitions pour les absences, qui permettent aux employés d'enregistrer leurs absences. Lorsque les employés demandent une absence, ils peuvent la sélectionner parmi les définitions d'absence auxquelles ils sont éligibles.
- Accédez à la tâcheCréer une absence.Seuls les champs des onglets de cette tâche ont une date d'effet. Lorsque vous apportez des modifications à des champs en dehors des onglets, Workday met à jour ces champs de manière rétroactive avec les nouvelles valeurs de toutes les définitions d'absence existantes.Exécutez la tâche :
Option Description CodeSaisissez un code d'absence pour les services web et les téléchargements EIB.Poste obligatoire dans la demande d'absenceSélectionnez pour :- Obliger les employés assujettis à un régime fondé sur l'employé à saisir un poste pour demander une absence.
- Utilisez l' étape d'approbation du processus de gestionDemander une absencepour router la demande au groupe de sécurité spécifié pour approbation.Par exemple, sile Groupeest défini surResponsable, Workday achemine la demande à tous les responsables. Toutefois, le poste dans la demande aide les responsables à identifier les personnes devant intervenir. Si vous indiquez unModificateur de routageà l' étape d'approbation , alors que les employés occupent deux postes, Workday peut router la demande au responsable principal ou aux responsables secondaires. En ajoutant une règle de condition qui évalue si la demande inclut des saisies d'absence pour le poste principal ou des postes supplémentaires, vous pouvez router les demandes aux responsables appropriés en fonction des postes inclus dans la demande. S'il existe plusieurs responsables secondaires, Workday transfère l'approbation à tous les responsables supplémentaires. Voir Définir le routage vers plusieurs postes .
- Payer automatiquement le taux de rémunération de l'employé sur le bulletin de paie.
Type d'absenceLorsque vous utilisez un même type d'absence pour plusieurs absences, assurez-vous que les employés ne sont éligibles qu'à un seul type d'absence à la fois. Cela évite aux employés de demander plusieurs absences sous le même nom et à l'absence d'être débitée deux fois du solde de leur régime d'absences.Autoriser la cession de droits à absenceSélectionnez cette option pour :- Les employés éligibles peuvent céder toute part cumulée de cette absence.
- Définissez les options de cession de droits à absence dans l'ongletOptions de cession.
Activer le solde perdu dans la régularisation des absencesSélectionnez pour :- Définissezles options d'abandon.
- Utilisez cette absence pour créerdes régularisations de solde perdu.
Masquer à la Gestion des tempsLorsque le domaine fonctionnel Scheduling est activé dans votre environnement client, vous pouvez cocher cette case pour que le type d'absence bloque le calendrier d'un employé et l'empêche d'être prévu au travail. Cette configuration permet aux employés de protéger leurs temps personnels, tout en pouvant saisir des tranches horaires pour les jours lorsqu'ils n'ont pas de temps de travail et qu'ils choisissent de travailler sur une période de travail. Lorsque vous cochez cette case :- L'événement d'absence n'est pas visible dans les points d'entrée de la Gestion des temps, mais reste visible dans le rapportGérer les absenceset dans la tâcheDemander une absence.
- Workday exclut l'événement d'absence de tous les calculs de temps et de tous les rapports.
- Vous devez sélectionnerDepuis la fonction Absences uniquementdans l'invite Option de saisie.
- Vous ne pouvez pas configurer les valeursde marqueur de calcul des temps.
Repris dans l'interface de la paie avec une période d'arriérésSélectionnez cette option pour inclure des absences :- De la période de traitement précédente.
- Prise avant la date de début de la période précédente, mais approuvée après la dernière exécution de l'interface de la paie.
Désactivez pour inclure des absences :- À partir de la période actuelle.
- Prise dans des périodes précédentes, mais approuvée après la dernière exécution de l'interface de la paie.
Absences visibles pour l'équipeSélectionnez cette option pour rendre cette absence disponible à la sélection dans les calendriers de l'équipe.CommentairesSaisissez un récapitulatif général de l'absence pour expliquer pourquoi l'utiliser et les calculs que vous avez dû créer. - Pour l'onglet Détail, tenez compte deséléments suivants:
Option Description PrioritéAffectez une priorité au traitement des absences lorsque plusieurs absences sont déduites d'un même régime d'absences. Workday traite les absences dans l'ordre de priorité, de la plus élevée à la plus faible, lorsqu'un employé prend plusieurs absences au cours de la même période de traitement. Saisissez une seule valeur de priorité unique pour chaque absence. Par exemple, plusieurs absences sont déduites du même solde de régime d'absences et un employé demande une absence pour chaque objet d'absence au cours d'une même période de traitement.La priorité, combinée à une limite d'absences inférieure dans le régime d'absences et à la valeur de remplacement de la limite des absences, ou les deux, peut affecter le nombre d'absences rémunérées et non rémunérées.Régularisations autoriséesCochez cette case pour autoriser les régularisations de cette absence.Masquer dans le libre-service de l'employéSélectionnez cette option pour empêcher les employés de demander des absences via les pages du libre-service.Vous pouvez également définir une sécurité segmentée pour les absences afin de contrôler l'accès à des absences spécifiques à l'aide de segments de sécurité d'absences et de groupes de sécurité par segment. Lorsque vous activez cette fonctionnalité, Workday désélectionne cette case.La sélection de cette case n'empêche pas les employés et les responsables de consulter le solde des absences des employés. En outre, les responsables peuvent sélectionner l'absence lorsqu'ils saisissent des absences pour le compte des employés.Marqueur de calcul des tempsSélectionnez des marqueurs de calcul des temps à affecter aux unités d'absence.Workday Time Tracking utilise des marqueurs de calcul des temps pour identifier les unités d'absence dans les calculs des temps et les totaux. Par exemple, permettez aux employés de consulter le total des absences lorsqu'ils saisissent des heures.Option de saisieLorsque vous modifiez des absences faisant partie d'un régime d'absences, sélectionnez une option pour indiquer comment les employés peuvent saisir des demandes d'absence :- Depuis la fonction Absences uniquement (en utilisant WorkdayAbsence ManagementDemander une absenceouGérer les absencestâches).
- Depuis la fonction Gestion des temps uniquement.
- Depuis les fonctions Gestion des temps et Absences.
Afficher les heures de début et de finCochez cette case pour permettre aux employés de saisir des heures de début et de fin lorsqu'ils saisissent des absences.Heures de début et de fin obligatoiresCochez cette case pour obliger les employés à saisir des heures de début et de fin lorsqu'ils saisissent des absences.Calculer la quantité en fonction des heures de début et de finSélectionnez cette option pour empêcher les employés de remplacer le nombre d'heures pour la quantité quotidienne. S'applique uniquement aux absences des régimes d'absences dont la valeurd'unité de tempsestHeures.Lorsque cette option est sélectionnée :- La quantité d'heures demandée par jour est égale à la durée comprise entre l'heure de début et l'heure de fin.
- Workday ignore la quantité quotidienne par défaut.
- Workday coche automatiquement les casesAfficher les heures de début et de finetHeures de début et de fin obligatoires.
- Workday renseigne laQuantité quotidiennedans la demande d'absence ; par conséquent, les employés ne peuvent pas remplacer la valeur.
Si cette case n'est pas cochée, les employés peuvent remplacer le nombre d'heures pour la quantité quotidienne lors de la saisie des absences.Exemple : vous cochez la case Afficherles heures de début et de findans l'absence. Un employé demande ensuite une absence et saisit une heure de début à 8:00 et une heure de fin à 17:00. Workday renseigne automatiquement le champQuantité quotidienneavec 9 heures si une valeur quotidienne par défaut est configurée dans le régime d'absences, mais l'employé peut la remplacer par 8 heures.Heures de début et de fin par défaut provenant du calendrierCochez cette case pour renseigner automatiquement les champsHeure de débutetHeure de finpour chaque jour du calendrier de travail de l'employé. Workday utilise soit le calendrier de travail de l'employé publié dans Workday Scheduling, le cas échéant, soit le calendrier de travail affecté à l'employé. Si aucune d'entre elles n'existe, Workday ne renseignera pas les heures de début et de fin.Autoriser les heures après minuitCochez cette case pour permettre aux employés de soumettre une seule demande d'absence pour une absence configurée avec des heures de début et de fin lorsque cette absence dépasse minuit.Lorsque cette case est cochée, Workday coche automatiquement les cases suivantes :- Afficher les heures de début et de fin
- Heures de début et de fin obligatoires
- Calculer la quantité en fonction des heures de début et de fin
Masquer les absences du solde du régime lorsque le régime figure dans la table d'absencesCette option ne s'applique à une absence que si les deux conditions suivantes sont vérifiées :- Son régime d'absences inclut d'autres absences faisant partie d'une table d'absences.
- Il ne fait pas partie de la table d'absences.
Sélectionnez cette option pour masquer les absences dans le solde du régime. Les autres absences, qui font partie du même régime d'absences et font partie d'une table d'absences, continuent d'apparaître dans le solde de la table d'absences.Les soldes des absences sont visibles :- Dans l'ongletSoldesdu calendrierGérer les absences.
- Lorsque les utilisateurs accèdent à la tâcheDemander une absenceet cliquent sur le lienAfficher les soldes.
(Facultatif) Configurez les autres onglets en fonction des besoins de votre entreprise. VoirÉtapes : définir les absences .