Étapes : configurer le calendrier Microsoft Outlook pour la formation
Vous pouvez créer des invitations du calendrier qui se synchronisent automatiquement avec les mises à jour des offres de cours et les événements d’adhésion. L'intégration garantit que les apprenants disposent des informations les plus récentes dans leurs calendriers car ils reçoivent les invitations mises à jour lorsque l'offre de cours change. Si l'offre est annulée, ou si le participant se retire de l'offre ou en est retiré, il reçoit un e-mail d'annulation.
Workday n'ajoute pas rétroactivement l'intégration de calendrier aux offres de cours existantes. En outre, Workday vous empêche de télécharger le type de fichier iCalendar (.ics) pour les offres planifiées après l'activation de la fonctionnalité.
L'intégration de calendrier traite uniquement les événements de calendrier créés dans le même type d'environnement client. Par exemple, les événements créés pour d'anciennes offres de cours dans un environnement client d'implémentation ne seront pas repris dans votre environnement client de production. Workday vous recommande d'annuler toutes les offres de cours de ce type dans l'environnement de production et d'en créer de nouvelles ou de copier les anciennes offres avant d'inscrire des apprenants.
Workday recommande d'être prudent lorsque vous testez cette fonctionnalité dans des environnements hors production, car les apprenants recevront des invitations par e-mail réelles.
Pour créer des événements de calendrier, l'intégration doit disposer d'un accès en Lecture/écriture à une boîte aux lettres unique définie dans la configuration de l'environnement client. Workday l'utilise pour envoyer des événements de calendrier aux apprenants et aux formateurs.
Voir Configurer la règle d'accès aux applications et la limite des autorisations d'application à des boîtes de réception spécifiques de l'échange en ligne pour configurer des règles de sécurité à l'aide de Microsoft Powersheet afin de limiter l'accès en lecture/écriture à une seule boîte aux lettres.
- Enregistrez l'intégration de formation avec Microsoft Outlook.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCreate Integration System User.Créez un utilisateur du système d'intégration (ISU). Nous vous recommandons d'utiliserLearning_Integrations_Usercomme nom d'utilisateur.Sécurité : domaineIntegration Securitydans le domaine fonctionnel Integration.
- Accédez à la tâcheModifier la définition de l'environnement client - HCM.
- Dans la section Formation, cochez la case Activerl'intégration de calendrier.
- Pour la sectionIntégration du calendrier de formation, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Fournisseur de calendrierSélectionnezCalendrier Microsoft Outlook.Utilisateur du système d'intégrationSélectionnez l'ISU que vous avez créé.Sécurité : domaineSet Up: Tenant Setup - HCMdans le domaine fonctionnel System. - Pour la page de destination, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type of Tenanted Security GroupSélectionnezGroupe de sécurité Intégration (limité)ouGroupe de sécurité Intégration (non limité).NomNous vous recommandons d'utiliserLearning_Integrations_Group.Affectez votre ISU au groupe de sécurité du système d'intégration que vous créez. - Accédez à la tâcheModifier la définition de l'environnement client - HCM.Dans la sectionFormation, saisissez des valeurs pour ces champs dans la grilleParamètreafin de personnaliser vos modèles de message. Contactez votre service informatique pour les valeurs suivantes :
- Identifiant client
- Clé secrète client
- Boîte aux lettres
- Identifiant de l'environnement client
Workday masque les valeurs d'Identifiant clientet deClé secrète clientque vous saisissez lorsque vous configurez cette intégration pour la première fois. Une fois la configuration terminée, nous n'affichons pas les valeurs complètes pour renforcer la sécurité de ces informations sensibles. Nous vous recommandons de définir une nouvelle boîte aux lettres pour gérer vos invitations, car la boîte aux lettres existante peut être saturée. - Accédez à la tâcheGérer les modèles de message pour le calendrier de formation.Créez et gérez le contenu de vos modèles de salle de formation, de classe virtuelle et de message d'annulation.
- Workday vous permet de configurer des modèles de message au niveau de l'environnement client et de les appliquer à toutes les invitations par e-mail générées à la suite de cette intégration.
- L'intégration ne s'exécute pas tant que vous n'avez pas configuré des modèles de message, afin que les invitations de calendrier vides ne soient pas envoyées aux apprenants.
Sécurité :Set Up: Learning Catalogdans le domaine fonctionnel Learning Core.
- Les formateurs et les participants inscrits reçoivent la même version de l'invitation. Les participants ne peuvent pas afficher les autres participants sur les invitations.
- Workday utilise le fuseau horaire de l'apprenant pour envoyer des invitations et l'afficher correctement dans son calendrier.
- Workday envoie des invitations par e-mail aux apprenants avec n'importe quel client de messagerie.
- Workday limite le nombre de participants sur une seule invitation à 500 et crée automatiquement une autre invitation lorsque vous atteignez cette limite. Vous pouvez générer un maximum de 9 900 e-mails en 24 heures.
Accédez au rapport
Statut de l'intégration de calendrier de formation
pour afficher les éléments suivants :
- Si l'intégration est en cours d'exécution à ce moment-là. L'intégration est définie pour s'exécuter toutes les 15 minutes.
- Nombre d'invitations envoyées au cours des dernières 24 heures.
- Nombre d'invitations qui ont été exécutées au cours des dernières 24 heures.
- Offres de cours et leçons associées pour les invitations en attente