Concept : modèles de message de calendrier
Les modèles de message de calendrier dans Workday vous permettent de personnaliser les notifications que les apprenants et les formateurs reçoivent pour des événements de formation. Ils permettent de communiquer des informations importantes de manière cohérente et efficace et améliorent l'expérience de formation. Ils font également gagner du temps aux administrateurs en automatisant le processus de notification. En fournissant des messages clairs et informatifs, les modèles contribuent à une expérience de formation plus positive et plus efficace.
Workday permet la configuration de modèles de message au niveau de l'environnement client, en les appliquant à toutes les invitations par e-mail générées à partir de l'intégration Microsoft Outlook et Google Agenda. Workday fournit également des messages par défaut pour les modèles. Vous pouvez personnaliser les modèles pour afficher des informations spécifiques dans l'objet et le corps de l'e-mail. Workday utilise les mêmes modèles pour les formateurs et les apprenants.
Workday vous permet de créer des modèles d'e-mail dans différentes langues. Pour envoyer une invitation du calendrier aux apprenants dans la langue spécifiée pour une offre de cours, vous devez :
- Indiquez une seule langue dans l'offre de cours.
- Activez la traduction des modèles de message pour l'intégration de calendrier dans votre environnement client.
- Créez un modèle de message dans la langue de l'offre de cours.
Workday ne traduit pas les champs de rapport dans la langue de l'offre de cours. Workday vous recommande de créer des cours distincts pour chacune des langues prises en charge et de sélectionner le cours traduit lorsque vous créez le modèle de message du calendrier de formation pour la traduction.
Workday n'exécute pas les intégrations Microsoft Outlook et Google Agenda tant que vous n'avez pas configuré des modèles de message, ce qui vous empêche d'envoyer des invitations de calendrier vides aux apprenants.
Workday ne vous obligera pas à reconfigurer le modèle de message du calendrier si vous modifiez votre intégration de Microsoft Outlook à Google ou vice versa.
Types de modèle de message de calendrier
Lorsqu'un événement de formation est planifié ou modifié, Workday utilise le modèle approprié pour générer et envoyer une invitation du calendrier aux participants concernés. Workday fournit différents types de modèle de message de calendrier pour répondre à différents scénarios de formation.
- Salle de formation : Workday déclenche ce modèle lorsqu'un apprenant s'inscrit ou se désinscrive avec succès à des leçons en présentiel en salle de formation, et lorsque les administrateurs de formation annulent les inscriptions à ces leçons en présentiel. Workday déclenche également ce modèle lorsque vous modifiez une offre de cours avec des leçons en présentiel en salle de formation.
- Classe virtuelle : Workday déclenche ce modèle lorsqu'un apprenant s'inscrit ou se désinscrive avec succès à des leçons de classe virtuelle, et lorsque les administrateurs de formation annulent les inscriptions à des leçons de classe virtuelle. Workday déclenche également ce modèle lorsque vous modifiez une offre de cours avec des leçons en classe virtuelle.
- Annulation : Workday déclenche ce modèle uniquement lorsqu'une offre de cours est annulée.
Vous pouvez personnaliser chaque modèle pour inclure des informations pertinentes, telles que l'heure de l'événement, le site et les informations sur le formateur.
Si vous refusez l'invitation du calendrier, vous n'annulez pas l'inscription d'un étudiant à l'offre de cours. Les étudiants doivent se désinscrire manuellement des offres de cours dans Workday.
Workday déclenchera des modèles de message de classe ou de classe virtuelle si vous mettez à jour les champs suivants dans la tâche
Modifier une offre de cours
:
- Informations supplémentaires
- Nom du site ad hoc
- Adresse du site ad hoc
- Salle du lieu ad hoc
- Description
- Date de fin
- Formateur
- Ordre de la leçon
- Détail de connexion
- Leçon obligatoire
- Mot de passe
- Fuseau horaire
- Title
- Date de début
- URL de classe virtuelle
Exemple : lorsqu'un apprenant se désinscrit d'une leçon en classe virtuelle, Workday envoie une invitation du calendrier avec Annulé ajouté à l'
Objet
et le Corps
de l'e-mail affiche les informations définies pour la leçon en classe virtuelle.Si vous utilisez des champs calculés pour les modèles de message, assurez-vous que votre utilisateur du système d'intégration (ISU) pour l'intégration du calendrier de formation a accès aux champs calculés. Si votre ISU n'a accès à aucun champ, il n'apparaîtra pas dans l'e-mail envoyé aux apprenants et aux formateurs. Si vous souhaitez utiliser des champs calculés personnalisés pour le modèle de message de calendrier, vous devez créer des champs calculés dans l'objet de gestion Instructor Led Offering Leson avec un accès administrateur de la formation.
Modèles de message pour le calendrier - nouveaux ou mis à jour
Workday applique un nouveau modèle uniquement aux nouvelles offres de cours. Workday applique un nouveau modèle aux offres de cours existantes uniquement lorsque vous mettez à jour les offres de cours.
Workday applique les modèles mis à jour aux offres de cours lorsque vous modifiez des offres de cours. Par ailleurs, Workday envoie un modèle mis à jour par e-mail aux apprenants et formateurs inscrits existants lorsque vous mettez à jour une offre de cours, et non aux apprenants qui s'inscrivent ou se désinscrivent après la mise à jour d'un modèle.