Étapes : configurer Google Agenda pour la formation
Vous pouvez créer des invitations du calendrier qui se synchronisent automatiquement avec les mises à jour des offres de cours et les événements d’adhésion. L'intégration garantit que les apprenants disposent des informations les plus récentes dans leurs calendriers car ils reçoivent les invitations mises à jour lorsque l'offre de cours change. Si l'offre est annulée ; ou le participant se retire de l'offre ou est retiré de l'offre, il reçoit un e-mail d'annulation.
Workday n'ajoute pas rétroactivement l'intégration de calendrier aux offres de cours existantes. En outre, Workday vous empêche de télécharger le type de fichier iCalendar (.ics) pour les offres planifiées après l'activation de la fonctionnalité.
L'intégration de calendrier traite uniquement les événements de calendrier créés dans le même type d'environnement client. Par exemple, les événements créés pour d'anciennes offres de cours dans un environnement client d'implémentation ne seront pas repris dans votre environnement client de production. Workday vous recommande d'annuler toutes les offres de cours de ce type dans l'environnement de production et d'en créer de nouvelles ou de copier les anciennes offres avant d'inscrire des apprenants.
Workday recommande d'être prudent lorsque vous testez cette fonctionnalité dans des environnements hors production, car les apprenants recevront des e-mails réels.
- Enregistrez l'intégration de formation avec Google.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCreate Integration System User.Créez un utilisateur du système d'intégration (ISU). Nous vous recommandons d'utiliserLearning_Integrations_Usercomme nom d'utilisateur.Sécurité : domaineIntegration Securitydans le domaine fonctionnel Integration.
- Accédez à la tâcheModifier la définition de l'environnement client - HCM.
- Dans la section Formation, cochez la case Activerl'intégration de calendrier.
- Pour la sectionIntégration du calendrier de formation, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Fournisseur de calendrierSélectionnezGoogle Agenda.Utilisateur du système d'intégrationSélectionnez l'ISU que vous avez créé.Sécurité : domaineSet Up: Tenant Setup - HCMdans le domaine fonctionnel System. - Pour la page de destination, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type of Tenanted Security GroupSélectionnezGroupe de sécurité Intégration (limité)ouGroupe de sécurité Intégration (non limité).NomNous vous recommandons d'utiliserLearning_Integrations_Group.Affectez votre ISU au groupe de sécurité du système d'intégration que vous créez. - Mettez à jour les autorisations des groupes de sécurité.Ajoutez le domaineSet Up: Learning External Content Integrationsà la sectionAutorisations de rapport/tâcheavec les droits d'accèsAfficheretModifieret la sectionAutorisations d'intégrationavecle droitd'accès Insérer.
- Accédez à la tâcheModifier la définition de l'environnement client - HCM.Pour la sectionIntégration du calendrier de formationde la grilleParamètres, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Clé des propriétaires de serviceWorkday utilise ce texte une fois que vous avez défini le projet sur Google Cloud Platform. Contactez votre service informatique ou votre administrateur Cloud pour définir cette option.Boîte aux lettresSaisissez l'adresse e-mail à partir de laquelle vous souhaitez générer les invitations de calendrier. Assurez-vous que cette adresse e-mail correspond à l'adresse saisie dans Google Cloud Platform. Nous limitons le nombre d'e-mails que vous pouvez générer en 24 heures à 10 000 e-mails internes et 3 000 e-mails externes.Limité à l'environnementLorsque vous sélectionnez un environnement, Workday empêche que vos paramètres d'aperçu remplacent vos paramètres de production lorsque vos données d'environnement client de production sont utilisées pour actualiser vos données d'environnement Preview. - Accédez à la tâcheGérer les modèles de message pour le calendrier de formation.Créez et gérez le contenu de vos modèles de salle de formation, de classe virtuelle et de message d'annulation.
- Workday vous permet de configurer des modèles de message au niveau de l'environnement client et de les appliquer à toutes les invitations par e-mail générées à la suite de cette intégration.
- L'intégration ne s'exécute pas tant que vous n'avez pas configuré des modèles de message, afin que les invitations de calendrier vides ne soient pas envoyées aux apprenants.
- L'intégration n'utilise pas la délégation à l'échelle du domaine et garantit que Workday ne dispose pas d'un accès en lecture et en écriture à toutes les boîtes de réception de votre environnement client.
Sécurité :Set Up: Learning Catalogdans le domaine fonctionnel Learning Core.
- Les formateurs et les participants inscrits reçoivent la même version de l'invitation. Les participants ne peuvent pas afficher les autres participants sur les invitations.
- Workday utilise le fuseau horaire de l'apprenant pour envoyer les invitations et l'affiche correctement dans son calendrier.
- Workday envoie des invitations par e-mail aux apprenants avec n'importe quel client de messagerie.
- Workday limite le nombre de participants sur une seule invitation à 500 et crée automatiquement une autre invitation lorsque vous atteignez cette limite. Vous pouvez générer un maximum de 9 900 e-mails en 24 heures.
Accédez au rapport
Statut de l'intégration de calendrier de formation
pour afficher les éléments suivants :
- Si l'intégration est en cours d'exécution à ce moment-là. L'intégration est définie pour s'exécuter toutes les 15 minutes.
- Nombre d'invitations envoyées au cours des dernières 24 heures.
- Nombre d'invitations qui ont été exécutées au cours des dernières 24 heures.
- Offres de cours et leçons associées pour les invitations en attente