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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-12-13
Créer des règles d'événement d'adhésion

Créer des règles d'événement d'adhésion

  • Définissez des événements d'adhésion.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Benefits
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
Créez des règles qui permettent à Workday de traiter les événements d'adhésion. Exemples :
  • Périodes d'attente.
  • Dates de début et de fin de la garantie.
  • Dates de début et de fin de la déduction.
  • Délais de grâce pour mettre fin à la garantie.
  • Changements de garantie avec et sans preuve d'assurabilité.
  • Règles de garantie par défaut.
  • Rétablissement de la garantie d'avantages sociaux.
Associez les règles d'événement aux groupes d'avantages sociaux à l'aide de la tâche
Créer un groupe d'avantages sociaux
 .
  1. Accédez à la tâche
    Créer une règle d'événement d'adhésion
     .
  2. Pour l'onglet
    Démarrer ou refuser la garantie
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Type de garantie d'avantages sociaux
    Sélectionnez tous les types de garantie d'avantages sociaux utilisés par les types d'événement sélectionnés. Workday utilise les types de garantie, tels que configurés dans le type d'événement et la règle d'événement d'adhésion, pour déterminer les modifications d'éligibilité. En cas de modifications, Workday crée un événement d'adhésion pour le salarié.
    Pour les types de garantie sans règle d'événement explicite, Workday utilise
    Tous les régimes de l'invite
    Modifications du régime d'avantages sociaux autorisées
     .
    Durée de la période d'attente et Unité de la période d'attente
    Les périodes d'attente s'appliquent aux employés nouvellement éligibles aux avantages sociaux et qui ne disposaient pas d'une garantie du même type avant l'événement d'adhésion. Cette nouvelle éligibilité peut résulter d'une embauche, d'une promotion ou d'un autre événement d'adhésion.
    Workday utilise l'
    Ordre de calcul de la période d'attente
     de la tâche
    Créer un groupe d'avantages sociaux
     pour déterminer s'il faut ajouter la période d'attente avant ou après la
    Date de début de la garantie
    .
    Ignorer les périodes d'attente
    Remplace la période d'attente des types d'événement. Demandez-vous si vous devez cocher cette case si vous sélectionnez
    1er du mois à partir de la date la plus récente (date de l'événement ou date de soumission)
     comme
    Date de début de la garantie
    .
    Date de début de la garantie
    Sélectionnez la règle pour déterminer la date de début de la garantie d'avantages sociaux.
    Vous pouvez spécifier une date de début de la garantie pour tous les régimes d'avantages sociaux appartenant à un type de garantie donné, pour les événements qui :
    • Permettent aux salariés de refuser la garantie existante.
    • Entraînent l'augmentation de la garantie, comme les modifications liées à l'emploi.
    Vous pouvez spécifier que la garantie débute le
    1er du mois à partir de la date la plus récente (date de l'événement ou date de soumission)
    . Pour éviter les retards de garantie avec cette option, cochez la case
    Ignorer les périodes d'attente
     . Les périodes de paie restantes ne sont pas recalculées.
    Exemples :
    • Si la date de soumission est le 1er février et que la date de l'événement est le 20 février, la date de début de la garantie est le 1er mars.
    • Si la date de soumission est le 1er avril et que la date de l'événement est le 20 mars, la date de début de la garantie est le 1er avril.
    Si le processus de gestion
    Modifier les avantages sociaux
     comporte une étape d'approbation, la date de soumission est la date d'approbation.
    Vous pouvez également spécifier que la garantie
    débute à partir de la date la plus récente (date de l'événement ou date de soumission)
    .
    Exemple : les périodes de paie vont du 27 juin au 10 juillet et du 11 juillet au 26 juillet. Si la date de soumission est le 26 juin et que la date de l'événement est le 8 juillet, la date de début de la garantie est le 11 juillet. Il s'agit du début de la période de paie suivant la date la plus récente des deux dates.
    Cette option et
    la Dernière date de l'événement ou Date de soumission
     sont disponibles uniquement pour les types d'inscription à un événement de changement de situation, tels qu'une nouvelle embauche, un changement de situation de famille ou une correction administrative. Workday utilise la date de la signature électronique comme date de soumission. En l'absence de signature électronique, Workday utilise la date de finalisation du processus de gestion
    Modifier les avantages sociaux à la suite d'un événement de vie
     comme date de soumission.
    Pour les options définissant la date de début de la garantie comme premier jour de la période de paie de l'employé, Workday utilise le calendrier de périodes de paie associé au lot de paie lié au poste principal de l'employé.
    Pendant un événement lié aux avantages sociaux, Workday met à jour la Date de début de la garantie d'un régime d'avantages sociaux d'un employé lorsque l'un des éléments suivants est modifié à la suite d'un événement lié aux avantages sociaux :
    • Santé/prévoyance - régime d'avantages sociaux et cible de la garantie
    • Compte épargne santé - Montant du régime d'avantages sociaux et montant de part salarié (par chèque de paie)
    • Compte de frais - régime d'avantages sociaux et montant de part salarié (par chèque de paie)
    • Assurance - régime d'avantages sociaux, niveau de garantie et personnes à charge couvertes
    • Épargne retraite - régime d'avantages sociaux, Montant, Pourcentage, Pourcentage de répartition de la part salarié et Pourcentage de répartition de la part employeur
    • Avantages sociaux supplémentaires - régime d'avantages sociaux, cible de la garantie, montant et pourcentage
    Date de début de la déduction
    Sélectionnez la règle pour déterminer la période de paie durant laquelle effectuer la déduction ou démarrer le crédit.
  3. Renseignez l'onglet
    Perte de garantie
     .
    Pour les événements qui aboutissent à des pertes de garantie, définissez les éléments suivants :
    • Date de fin de la garantie
      Pour les modifications liées à l'emploi, Workday utilise comme date d'événement la date d'effet de la modification. Pour les fins d'emploi, Workday utilise la date de l'événement + 1 jour comme date d'effet. Exemple : la date de fin d'emploi est le 1er juillet. La date de l'événement est le 1er juillet, mais la date de fin d'emploi effective est le 2 juillet.
      Pour déterminer le mois de la date de l'événement, Workday utilise le mois du jour précédant la date de l'événement. Par exemple, si la date de l'événement est le 1er juillet, Workday utilise le mois de juin. Si la date de l'événement est le 2 juillet, Workday utilise le mois de juillet.
    • Date de fin de la déduction
    • Durée du délai de grâce
       pour prolonger la garantie d'avantages sociaux au-delà de la date de fin pour un type de garantie donné.
  4. Dans l'onglet
    Niveaux de modification - garanties actuelles
     , créez des règles pour traiter les modifications de la garantie d'assurance lorsque le salarié bénéficie actuellement d'une garantie d'assurance. Pour l'onglet, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Niveaux de modification maximum autorisés
    Saisissez le nombre maximum de niveaux que les salariés peuvent choisir pour leur garantie au moment de l'adhésion pour ce type d'événement :
    Exemples :
    • Votre régime d'avantages sociaux propose 2 ×, 3 ×, 4 ×, 5 × le salaire et vous saisissez 2 dans le champ
      Niveaux de modification maximum autorisés
      . Si un salarié a une garantie actuelle équivalant à 2 × le salaire, il peut augmenter sa garantie jusqu'à 4 × le salaire.
    • Votre régime d'avantages sociaux propose 50 000, 100 000, 150 000 et 200 000 USD comme niveaux de garantie. Vous saisissez la valeur 1 dans ce champ. Si un salarié a une garantie actuelle de 50 000 USD, il peut augmenter sa garantie pour la faire passer à 100 000 USD.
    Montant maximum de modification autorisé
    Saisissez le montant maximum que les salariés peuvent choisir pour augmenter la garantie au moment de l'adhésion pour ce type d'événement.
    Inclure tous les régimes d'avantages sociaux dans le type de garantie pour preuve d'assurabilité
    Cochez cette case pour utiliser toutes les options de tous les régimes d'avantages sociaux dans un type de garantie afin de déterminer si une preuve d'assurabilité est requise.
    Si cette option est sélectionnée, assurez-vous de sélectionner cette option dans tous les onglets
    Niveaux de modification
     .
    Ne sélectionnez pas les régimes d'assurance à adhésion automatique.
    Niveaux de modification maximum autorisés sans preuve d'assurabilité
    Saisissez le nombre maximum de niveaux que les salariés peuvent choisir pour augmenter leur garantie sans preuve d'assurabilité. Utilisé lorsque le niveau garanti à l'émission change selon le type d'événement.
    Workday utilise le plus petit montant comme émission garantie si vous renseignez un ou plusieurs des champs suivants :
    • Montant garanti à l'émission
    • Multiplicateur garanti à l'émission
    • Montant maximum de modification autorisé sans preuve d'assurabilité
    Montant maximum de modification autorisé sans preuve d'assurabilité
    Saisissez le montant maximum que les salariés peuvent choisir pour augmenter leur garantie sans preuve d'assurabilité. Utilisé lorsque le montant garanti à l'émission change selon le type d'événement.
    Workday utilise le plus petit montant comme émission garantie si vous renseignez un ou plusieurs des champs suivants :
    • Montant garanti à l'émission
    • Multiplicateur garanti à l'émission
    • Montant maximum de modification autorisé sans preuve d'assurabilité
    Un salarié doit fournir une preuve d'assurabilité s'il choisit un montant supérieur au montant garanti à l'émission.
    Montant garanti à l'émission
    Saisissez le montant de la garantie d'assurance perçu par les salariés.
    Workday utilise le plus petit montant comme émission garantie si vous renseignez un ou plusieurs des champs suivants :
    • Montant garanti à l'émission
    • Multiplicateur garanti à l'émission
    • Montant maximum de modification autorisé sans preuve d'assurabilité
    Pour mettre en application la preuve d'assurabilité en cas de modification, saisissez la valeur 1 ou 0,01. Workday ignore la valeur zéro pour
    le Montant garanti à l'émission
    .
    Multiplicateur garanti à l'émission
    Saisissez le multiplicateur du salaire utilisé pour calculer le montant de la garantie d'assurance perçu par les salariés. Vous pouvez définir le salaire dans le champ
    Source de salaire
     de l'une des tâches suivantes :
    • Créer une garantie d'assurance
    • Modifier une garantie d'assurance
    Workday utilise le plus petit montant comme émission garantie si vous renseignez un ou plusieurs des champs suivants :
    • Montant garanti à l'émission
      .
    • Multiplicateur garanti à l'émission
      .
    • Montant maximum de modification autorisé sans preuve d'assurabilité
      .
    Workday détermine la définition du salaire pour le multiplicateur du salaire à partir de la garantie d'assurance. Exemple : vous avez un incrément de salaire (de 10 000 USD à 500 000 USD par tranche de 10 000). Les salariés peuvent choisir jusqu'à 4 × le salaire sans preuve d'assurabilité. Workday évalue le montant de la garantie d'assurance pour déterminer le mode de calcul du salaire du salarié.
    Règle d'élément garanti à l'émission
    Sélectionnez la règle qui définit comment appliquer le montant ou le multiplicateur garanti à l'émission lorsque les valeurs ne correspondent pas aux niveaux de garantie définis.
    Définissez si le salarié doit automatiquement utiliser les valeurs exactes pour l'un des montants suivants :
    • Montant garanti à l'émission
    • Garantie immédiatement supérieure
    • Garantie immédiatement inférieure
    Sélectionnez
    Montant garanti
     si votre régime d'avantages sociaux ne combine pas les multiplicateurs et les montants de la garantie.
    Si votre régime d'avantages sociaux combine les multiplicateurs et les montants de la garantie, déterminez si le montant garanti à l'émission doit être celui immédiatement supérieur ou inférieur au
    Montant garanti à l'émission
    . Exemple : votre régime d'avantages sociaux propose plusieurs montants de garantie (tels que 70 000, 80 000, 90 000, 100 000, 110 000 et 120 000) avec un montant garanti à l'émission de 3x le salaire. Un salarié perçoit un salaire de 35 000 USD et choisit une garantie de 120 000 USD lors de l'adhésion. Le montant par défaut est de 110 000 USD dans l'attente d'une preuve d'assurabilité si vous définissez comme montant garanti à l'émission la
    garantie immédiatement supérieure
    . Si vous définissez comme montant garanti à l'émission la
    garantie immédiatement inférieure
    , le montant par défaut est de 100 000 USD dans l'attente d'une preuve d'assurabilité.
    Cette règle ne s'applique pas au
    Montant maximum autorisé
    . Par exemple, si vous définissez un montant maximum de 95 000 USD, le salarié nouvellement éligible n'obtient pas automatiquement 95 000 USD.
    Garantie par défaut si preuve d'assurabilité en attente
    Sélectionnez la règle qui définit la garantie d'assurance de l'employé dont la preuve d'assurabilité est en attente.
    Définissez la garantie automatique si le salarié choisit une garantie supérieure au
    Montant garanti à l'émission
     avec l'une des options suivantes :
    • Montant de la garantie actuelle
    • Montant de la garantie choisie
    • Montant garanti à l'émission
    Si vous sélectionnez :
    • Montant de la garantie actuelle
      , la garantie utilise automatiquement le dernier montant de garantie approuvé pour le salarié.
    • Montant de la garantie choisie
      , la garantie utilise automatiquement le montant total choisi lors de l'adhésion.
    • Montant garanti à l'émission
      , la garantie utilise automatiquement le
      Montant garanti à l'émission
       défini pour l'événement d'adhésion.
  5. Dans les
    onglets Niveaux de modification - refus actuels
     et
    Niveaux de modification - nouvellement éligibles
     , définissez les règles de traitement de la garantie d'assurance.
    Ces règles s'appliquent lorsque le salarié a refusé la garantie par le passé ou qu'il devient éligible à la garantie. Exemples : une nouvelle embauche, un nouveau régime d'avantages sociaux ou un changement d'affectation de personnel qui a une incidence sur l'éligibilité.
    Pour l'onglet, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Niveau maximum autorisé
    Saisissez le niveau maximum de garantie d'assurance que les salariés peuvent choisir au moment de l'adhésion pour ce type d'événement.
    Exemple : votre régime d'avantages sociaux propose 6 niveaux de garantie (2 ×, 3 ×, 4 ×, 5 ×, 6 × et 7 × le salaire). Si vous saisissez 4 dans le champ
    Niveau maximum autorisé
     , le salarié peut choisir un niveau de garantie allant jusqu'à 5 × son salaire.
    Montant maximum autorisé
    Saisissez le montant maximum de la garantie d'assurance que peuvent choisir les salariés.
    Exemple : si vous saisissez 450 000 et que le régime d'avantages sociaux autorise jusqu'à 600 000, le salarié peut uniquement choisir jusqu'à 450 000 lors de l'adhésion pour ce type d'événement. Assurez-vous qu'il existe une option de garantie pour ce montant, sinon le salarié ne pourra pas sélectionner 450 000.
    Inclure tous les régimes d'avantages sociaux dans le type de garantie pour preuve d'assurabilité
    Cochez cette case pour utiliser toutes les options de tous les régimes d'avantages sociaux dans un type de garantie afin de déterminer si une preuve d'assurabilité est requise.
    Si cette option est sélectionnée, vous devez la cocher dans tous les onglets
    Niveaux de modification
     .
    Ne sélectionnez pas les régimes d'assurance à adhésion automatique.
    Niveaux garantis sans preuve d'assurabilité
    Saisissez le nombre maximum de niveaux que les salariés peuvent choisir sans preuve d'assurabilité. Utilisé lorsque le niveau garanti à l'émission change selon le type d'événement.
    Montant garanti à l'émission
    Saisissez le montant de la garantie d'assurance perçu par les salariés. Utilisé lorsque le niveau garanti à l'émission change selon le type d'événement.
    Saisissez ce montant dans les trois onglets
    Niveaux de modification
     .
    Multiplicateur garanti à l'émission
    Saisissez le multiplicateur du salaire utilisé pour calculer le montant de la garantie d'assurance perçu par les salariés.
    Définissez le salaire dans le champ
    Source de salaire
     de la tâche
    Créer une garantie d'assurance
     .
    Workday détermine la définition du salaire pour le multiplicateur du salaire à partir de la garantie d'assurance. Exemple : vous avez un incrément de salaire (de 10 000 USD à 500 000 USD par tranche de 10 000). Les salariés peuvent choisir jusqu'à 4 × le salaire sans preuve d'assurabilité. Workday évalue le montant de la garantie d'assurance pour déterminer le mode de calcul du salaire du salarié.
    Règle d'élément garanti à l'émission
    Sélectionnez la règle qui définit comment appliquer le montant ou le multiplicateur garanti à l'émission lorsque les valeurs ne correspondent pas aux niveaux de garantie définis.
    Garantie par défaut si preuve d'assurabilité en attente
    Sélectionnez la règle qui définit la garantie d'assurance de l'employé dont la preuve d'assurabilité est en attente.
  6. Dans l'onglet
    Règles de garantie
     , vous pouvez limiter les modifications du régime d'avantages sociaux et des cibles de la garantie que les salariés peuvent effectuer lors d'un événement d'adhésion.
    Exemple : vous pouvez autoriser les salariés à ajouter de nouvelles personnes à charge suite à une naissance. Toutefois, vous pouvez les empêcher de modifier leur régime de soins médicaux ou d'ajouter des personnes à charge autres qu'un nouvel enfant.
    Vous pouvez renforcer ou assouplir ces restrictions selon les besoins de votre entreprise. Exemple : appliquez les mêmes restrictions à tous les membres d'un groupe d'avantages sociaux indépendamment de l'événement et du type de garantie, Vous pouvez également définir des restrictions qui varient selon l'événement et le type de garantie.
    Pour l'onglet, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Modifications du régime d'avantages sociaux autorisées
    • Tous les régimes :
       sélectionne un régime inclus dans les types de garantie d'avantages sociaux spécifiés, y compris l'option Refuser.
      Workday peut créer un événement lié aux avantages sociaux pour une modification liée à l'emploi non éligible à la sélection des avantages sociaux. Si cela se produit, vous devrez peut-être remplacer cette sélection par un choix plus restrictif.
    • Régime actuel uniquement :
       modifie uniquement le détail des régimes d'avantages sociaux ayant actuellement des adhérents. N'inclut pas l'option Refuser. Permet l'ajout ou le retrait de personnes à charge.
    • Régime actuel ou option de réduction :
       (compte de frais ou compte épargne santé uniquement) réduit les cotisations ou les maintient au niveau actuel. N'autorise pas les augmentations.
    • Régime actuel ou option d'augmentation :
       (compte de frais ou compte épargne santé uniquement) augmente les cotisations ou les maintient au niveau actuel. N'autorise pas les diminutions.
    • Régime actuel ou option de refus :
       modifie uniquement le détail des régimes d'avantages sociaux ayant actuellement des adhérents, y compris l'option Refuser. Permet l'ajout ou le retrait de personnes à charge.
    • Uniquement lors de la modification de l'éligibilité :
       change uniquement en cas d'éligibilité à un nouveau régime d'avantages sociaux ou en cas de perte d'éligibilité à un régime d'avantages sociaux précédemment choisi.
    • Aucune modification autorisée
    Modifications des personnes à charge autorisées
    • Personnes à charge supplémentaires autorisées :
       ajoute ou retire de nouvelles personnes à charge pour les types de garantie sélectionnés.
      Exemple : vous pouvez donner aux salariés qui viennent de se marier la possibilité d'ajouter leur conjoint(e) au régime d'avantages sociaux.
    • Poursuivre avec les personnes à charge actuelles :
       masque l'option de refus. Empêche les employés d'ajouter ou de supprimer des personnes à charge.
      Exemple : pour certaines modifications d'affectation de personnel, autorise les salariés à passer d'un HMO à un PPO, mais pas à modifier les personnes à charge couvertes.
    • Retrait de personne à charge autorisé :
       le salarié peut retirer des personnes à charge des types de garantie sélectionnés. N'autorise pas les augmentations.
      Exemple : dans le cadre d'un événement de vie comme un divorce, vous pouvez demander aux salariés de retirer leur conjoint(e) de la liste des personnes à charge couvertes.
    Types de personne à charge
    Champ obligatoire si vous avez sélectionné
    Personnes à charge supplémentaires autorisées
     ou
    Retrait de personne autorisé
     dans le champ
    Modifications des personnes à charge autorisées
     .
    Règles d'application des valeurs par défaut
    Uniquement pour
    les régimes de type Santé/prévoyance
    ,
    Assurance
    ,
    Avantages sociaux supplémentaires
    et les plans
    d'Épargne retraite
     .
    Sélectionnez la règle utilisée par Workday pour renseigner les régimes d'avantages sociaux et les options d'avantages sociaux par défaut sur les pages d'adhésion du salarié. En outre, Workday applique automatiquement les régimes par défaut sélectionnés par ces règles aux salariés qui n'ont pas soumis leurs options d'avantages sociaux. Les options disponibles sont les suivantes :
    • Affecter par défaut les options actuelles, la garantie prioritaire ou refuser
      .
    • Affecter par défaut les options actuelles ou refuser
      .
    • Affecter par défaut la classification ou l'organisme actuel ou refuser
      .
    • Affecter par défaut la garantie prioritaire ou refuser
      .
    • Refuser par défaut
      .
    • Rétablir les options précédentes, la garantie prioritaire ou refuser
      .
    • Rétablir les options précédentes ou refuser
      .
    Workday tente d'appliquer par défaut chaque composante dans l'option choisie, dans l'ordre selon lequel elles apparaissent jusqu'à ce que l'une d'entre elles soit acceptée. Si une composante ne satisfait pas aux conditions, Workday évalue la suivante. Ce processus se répète jusqu'à ce que Workday puisse appliquer une composante.
    • Affecter par défaut les options actuelles :
       si le salarié est éligible à ses options actuelles, transmettez-les. Si un régime a un montant annuel, le montant annuel est reporté.
    • Garantie prioritaire :
       affectez les régimes de santé/prévoyance et d'assurance comme indiqué dans la tâche
      Mettre à jour les valeurs par défaut des avantages sociaux
       lorsque ces deux conditions sont réunies :
      • Le salarié a perdu son éligibilité à ses options actuelles.
      • Le salarié n'a pas refusé ses options.
    • Affecter par défaut la classification ou l'organisme actuel :
       si un salarié et ses personnes à charge sont éligibles au régime actuel, transmettez le régime. Si ces personnes sont éligibles au système Medicare, transférez-les à un plan ou régime équivalent. Si ces personnes adhèrent à un régime Medicare et qu'elles perdent leur éligibilité, transférez-les vers un régime équivalent.
    • Rétablir les options précédentes :
       si le salarié est éligible aux options précédentes, rétablissez-les.
    • Refuser :
       définissez les options à refuser.
  • Affichez des informations détaillées sur une règle spécifique à l'aide du rapport
    Règle d'événement d'adhésion
     .
  • Associez la règle d'événement à un ou plusieurs groupes d'avantages sociaux à l'aide de la tâche
    Créer un groupe d'avantages sociaux
     .