FAQ : Sécurité segmentée des candidats en cours d'embauche

Un candidat en cours d'embauche limité est un candidat en cours d'embauche associé à une organisation dans Workday :

En cas d'embauche : Workday les associe à l'organisation dans laquelle ils ont été embauchés.
En cas d'emploi : Workday les associe à l'organisation dans laquelle ils ont été embauchés.
Embauche en cours : Workday associe les candidats à l'organisation ciblée pour l'embauche.
Offre d'embauche/accord d'embauche en cours : Workday associe l'employé à l'organisation de la demande de poste utilisée dans l'embauche.

Un candidat en cours d'embauche non limité est un candidat en cours d'embauche qui n'est associé à aucune organisation dans Workday. Exemple : un candidat en cours d'embauche créé par un utilisateur autorisé via la tâche

Créer un dossier de candidat en cours d'embauche

. Un utilisateur autorisé ayant accès à n'importe quel candidat en cours d'embauche a une visibilité sur tous les candidats en cours d'embauche non limités.

Les employés ayant un rôle de sécurité non limité (par exemple, les administrateurs RH qui opèrent dans toute l'unité légale) ne verront aucune modification de leur accès aux candidats en cours d'embauche une fois l'activation des améliorations terminée. Grâce à leur rôle de sécurité non limité, ils peuvent afficher à la fois les candidats en cours d'embauche limités (quelle que soit leur organisation) et les candidats en cours d'embauche non limités.

Auparavant, les employés appartenant à un groupe de sécurité limité (par exemple, un responsable qui travaille dans une organisation) peuvent uniquement afficher les candidats en cours d'embauche de l'organisation à laquelle ils ont accès, plus tous les candidats en cours d'embauche non limités. Workday permet désormais aux clients de configurer quels employés ont accès aux candidats en cours d'embauche non limités.

Il peut exister des exceptions à cette logique de sécurité améliorée pour les candidats en cours d'embauche dans les applications Workday, où la logique métier ne bénéficierait pas de cette amélioration. Exemples :

Vérification des informations fournies

,

Embaucher un intervenant extérieur

,

Embaucher un salarié

,

Offre

.

Dans ces cas-là, vos utilisateurs autorisés doivent avoir accès à tous les candidats en cours d'embauche dans votre environnement client (y compris tous les profils de candidat en cours d'embauche dont l'emploi a pris fin) pour éviter la création de profils de candidat en cours d'embauche en double et prendre en charge les processus d'embauche et de recrutement de manière efficace. Cette amélioration peut potentiellement perturber l’expérience utilisateur. Exemple : lorsqu'un utilisateur autorisé peut créer un candidat en cours d'embauche, mais pas l'embaucher. Pour éviter cela, Workday met à jour la sécurité existante qui commande l'accès à la tâche, que le client accepte ou non cette amélioration. Pour autant que l'utilisateur ait accès aux domaines de sécurité des tâches et des candidats en cours d'embauche, il continuera d'avoir accès aux candidats en cours d'embauche limités et non limités dans ces tâches et processus.

La fonctionnalité de gestion des doublons intervient lorsqu'un candidat en cours d'embauche nouvellement créé (via une nouvelle candidature) correspond aux critères clés d'un candidat en cours d'embauche existant. Workday considère qu'un candidat en cours d'embauche créé via le processus de recrutement est un candidat en cours d'embauche limité.

Si le recruteur dispose d'un accès de sécurité limité, le processus existant est conservé. Si le recruteur dispose d'un accès approprié à l'organisation de l'ancien profil Candidat en cours d'embauche (processus existant), la fonctionnalité de gestion des doublons fonctionne comme prévu.
Si le recruteur dispose d'un accès de sécurité limité et qu'il n'a pas accès aux organisations de l'ancien profil Candidat en cours d'embauche, la fonctionnalité de gestion des doublons peut ne pas fonctionner. Toutefois, il s'agit d'une restriction existante concernant l'accès aux anciens profils de candidat en cours d'embauche.
Lorsque le recruteur dispose d'un accès de sécurité non limité, il peut voir les candidats en cours d'embauche associés à toutes les organisations et à aucune organisation, en supposant qu'il n'y a pas d'impact négatif sur la gestion des doublons.

Lorsqu'un utilisateur autorisé accède à la tâche autonome

Créer un candidat en cours d'embauche

après avoir activé la fonctionnalité, il n'a plus accès aux candidats en cours d'embauche qu'il crée, à moins qu'il puisse accéder aux domaines nécessaires indiqués dans la liste ci-dessous.

S'ils tentent d'embaucher un candidat en cours d'embauche à l'aide de la tâche

Embaucher un salarié

ou du processus de recrutement, ils pourront accéder au processus et le finaliser normalement. Lorsqu'un utilisateur crée un nouveau candidat en cours d'embauche avec le même nom et le même pays qu'un candidat en cours d'embauche existant, Workday déclenche l'exception "Candidat en cours d'embauche existe déjà", quelle que soit la configuration de sécurité de cet utilisateur.

Recommandations :

Pour s'assurer que l'accès de sécurité limité existant est conservé, le groupe de sécurité initial doit être laissé en place.
Si cette option est activée, la configuration de la sécurité par segment doit être la même pour les tâches suivantes :
Créer un dossier de candidat en cours d'embauche
Modifier un candidat en cours d'embauche
Afficher le candidat en cours d'embauche

Toute incohérence dans la configuration des segments entre ces tâches peut entraîner un comportement inattendu. Par exemple, un utilisateur peut créer un dossier de candidat en cours d'embauche, mais il ne pourra plus modifier son profil.

Afin d'implémenter correctement cette amélioration, nous vous recommandons vivement de mettre à jour les domaines suivants en fonction des besoins de votre organisation :

Gérer la note de frais du candidat en cours d'embauche
Gérer les données des candidats en cours d'embauche (groupes par utilisateur uniquement)
Gérer la gestion des candidats en cours d'embauche
Gérer la gestion des candidats en cours d'embauche : prendre en compte les candidats en cours d'embauche
Gérer la gestion des candidats en cours d'embauche : saisir des entretiens de candidat en cours d'embauche
Gérer la gestion des candidats en cours d'embauche : commentaire sur le statut d'éligibilité à l'embauche
Gérer les candidats en cours d'embauche : Gérer les candidats en cours d'embauche
Gérer la gestion des candidats en cours d'embauche : éligibilité des candidats en cours d'embauche
Gérer la gestion des candidats en cours d'embauche : Afficher les candidats en cours d'embauche
Gérer la gestion des candidats en cours d'embauche : Afficher les entretiens de candidat en cours d'embauche
Gérer la gestion des candidats en cours d'embauche : éligibilité à l'embauche des employés
Offre/accord d'embauche : convention collective
Offre/accord d'embauche : contrats de travail
Offre/accord d'embauche : préavis
Offre/accord d'embauche : période d'essai/probatoire
Pre-Hire Data: Employment Agreement
Pre-Hire Data: Business Title
Pre-Hire Data: End Date
Données de candidat en cours d'embauche : horaire hebdomadaire prévu
Pre-Hire Data: Start Date and Location
Pre-Hire Data: Term Time
Données de candidat en cours d'embauche : nom et coordonnées
Données de candidat en cours d'embauche : noms
Données de candidat en cours d'embauche : coordonnées
Données démographiques liées aux candidats en cours d'embauche par organisation
Données personnelles d'un candidat en cours d'embauche
Données personnelles d'un candidat en cours d'embauche : âge/situation de famille
Données personnelles d'un candidat en cours d'embauche : origine ethnique/ Workday Handicap/Religion/Pays de naissance
Données personnelles d'un candidat en cours d'embauche : sexe
Données personnelles d'un candidat en cours d'embauche : identifiant
Données personnelles d'un candidat en cours d'embauche : examens médicaux
Données personnelles d'un candidat en cours d'embauche : Service militaire/ Citoyenneté/Politique/Nationalité
Données personnelles d'un candidat en cours d'embauche : données personnelles
Pre-Hire Personal Data: Sexual Orientation & Gender Identity
Pre-Hire Personal Data: Social Benefits Locality
Pre-Hire Personal Data: Web Services with Details
Développement de la gestion des candidats en cours d'embauche
Gestion des candidats en cours d'embauche : action en masse sur des demandes de poste
Candidat en cours d'embauche : aptitudes et expérience
Rapports : Demandes de poste et postes
Reports: Manager (Candidat en cours d'embauche)
Rapports : Postes à pourvoir
Définir la gestion des candidats en cours d'embauche

Les domaines suivants sont destinés aux groupes de sécurité non limités et ne sont pas impactés :

Gérer les données des candidats en cours d'embauche : supprimer les candidats en cours d'embauche
Gérer les données des candidats en cours d'embauche : marquer des candidats en cours d'embauche pour suppression
Données de candidat en cours d'embauche : statut de vérification des informations fournies
Rechercher un candidat en cours d'embauche par adresse e-mail privée

Oui, nous vous recommandons de mettre à jour votre règle de sécurité de processus de gestion si vous avez activé cette fonctionnalité.

Si un rôle limité est utilisé pour soumettre la demande de service web, l'accès au candidat en cours d'embauche non limité doit être configuré dans le domaine sécurisant le service web, comme indiqué ci-dessus. Si un rôle non limité est utilisé pour soumettre le service web, aucune mise à jour n'est requise.