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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Étapes : créer des budgets de projet

Étapes : créer des budgets de projet

Créez un projet avec des dates de début et de fin.
Un plan de coûts de projet vous donne un aperçu des coûts estimés à partir de vos ressources affectées au projet, tandis qu'un plan de revenus de projet vous aide à estimer les revenus futurs à partir du processus de facturation du contrat. Pour renseigner le budget final, Workday extrait toutes les dimensions de la structure de plan et de la configuration du budget du projet. Les lignes de budget sont extraites des worktags du projet. Workday crée ensuite un calendrier de budgets de projet.
Au fur et à mesure de l'avancement du projet, vous pouvez mettre à jour les prévisions pour inclure l'historique des données, avec les montants réels et les estimations futures, et utiliser ces informations pour réviser votre projet.
Vous pouvez également créer un budget de projet préliminaire sans utiliser de prévisions de ressources.
  • Créer un budget et un calendrier vides. C'est utile si aucun coût de main-d'œuvre n'est associé au projet et que le budget peut être mis à jour manuellement.
  • Utiliser la répartition en pourcentage ou les heures estimées du plan de ressources comme base d'un budget élevé.
(Facultatif) Vous pouvez également distinguer les budgets de référence des budgets prévisionnels en utilisant des catégories de plans configurées à partir de la hiérarchie de projets. Workday prend en charge l'affectation d'un seul plan à la fois comme référence et comme prévision dans un projet.
  1. Définissez le plan de ressources de votre projet avec des affectations de rôles dans le projet et tenez compte des éléments suivants :
    • Pourcentage de répartition ou heures estimées.
    • Ressources du projet.
    • Dates de début et de fin.
  2. (Facultatif) Créez des prévisions de ressources.
    1. Accédez à la tâche
      Créer des prévisions de ressources pour un projet
       .
    2. Pour l'option
      Vue du niveau de prévision
       , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Projet
    Workday génère une prévision de niveau supérieur contenant l'employé et ses heures prévisionnelles.
    Tâche de plan de projet
    Workday génère des prévisions détaillées qui incluent l'employé et les éléments suivants :
    • Tâches du projet.
    • Heures prévisionnelles pour chaque tâche.
    Sécurité : domaine
    Manage: Project Resource Forecast
     dans le domaine fonctionnel Projects.
  4. Accédez au profil du projet.
    1. Sélectionnez l'onglet
      Finances
       .
    2. Sélectionnez l'onglet
      Plan
       .
    3. Cliquez sur
      Créer un budget
      .
      Workday n'affiche pas le bouton
      Créer un budget
       dans l'onglet Plan dans les cas suivants :
      • Il n'existe aucune configuration de budget de projet dans la hiérarchie de projets ou l'environnement client.
      • Une configuration de budget de projet existe dans la hiérarchie ou l'environnement client, mais la configuration n'autorise pas la création de budgets de projet.
    4. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Unité légale
    Ce champ obligatoire s'affiche uniquement lorsqu'aucune unité légale n'est identifiée dans le projet.
    Worktags
    Saisissez les worktags supplémentaires qui sont des dimensions obligatoires dans la structure de plan. Ce champ ne s'affiche pas lorsque les dimensions obligatoires de la structure de plan figurent dans la hiérarchie de projets.
    Exemple : la dimension
    Centre de coûts
     est obligatoire dans la structure de plan, mais n'est pas définie dans le projet ou dans la configuration du budget du projet. Saisissez le worktag
    Centre de coûts
     ici. Workday enregistre la valeur
    Centre de coûts
     dans le projet et l'utilisera dans le budget du projet.
    Nom du plan
    Workday affiche ce nom dans la grille
    Budget de projet
     . Accédez à la grille dans le rapport
    Plan
     du groupe de profil Gestion
    financière
     du profil du projet.
    Type de calcul du plan
    Sélectionnez les saisies de revenus et de coûts configurées pour la hiérarchie de projets ou l'environnement client que vous voulez utiliser comme base pour créer le budget du projet.
    Prévisions de ressources
    S'affiche lorsque le type de calcul du plan inclut des prévisions de ressources comme base de la création du budget.
    Méthode de calcul des revenus
    Sélectionnez la base de calcul des revenus pour le budget de projet :
    • Projet en régie
        : Workday crée un plan de revenus à l'aide de la ligne de contrat associée au projet, à la phase de projet ou au niveau de tâche de projet. Lorsque vous avez des lignes de contrat. Au niveau de la phase ou de la tâche du projet avec le type temps et frais, Workday utilise la ligne de contrat correspondante au niveau le plus détaillé pour la phase ou la tâche du projet pour créer la ligne du plan de revenus. Les budgets de projet prennent en charge les taux horaires et journaliers, selon la feuille de taux contractuels et les règles de taux de facturation.
    • Forfait - Échéance
        : Workday affiche les lignes du contrat pour les échéances de forfait avec les échéances de revenus générées utilisées pour calculer le plan de revenus.
    • Forfait - Pourcentage d'avancement (heures)
        : Workday affiche les contrats au forfait disponibles que vous pouvez sélectionner pour renseigner le champ
      Montant du contrat
       . Vous pouvez également saisir un montant de contrat pour afficher un aperçu de la façon dont Workday calcule le budget. Workday crée le plan de revenus à l'aide d'une formule de constatation du pourcentage d'avancement pour chaque période en fonction des données réelles et prévues : (montant du contrat * pourcentage d'avancement)/(revenus constatés précédemment)
    Structure de plan
    Affiche la structure du plan configurée dans le type de calcul du plan pour la hiérarchie de projets.
    Source de prévision
    Sélectionnez le type de source de prévision pour le budget du projet.
    Sécurité :
    Manage: Project Budget
     dans le domaine fonctionnel Projects.
  5. (Facultatif) Pour créer un autre budget de projet en copiant un budget existant, sélectionnez
    Plan
    Copier le budget
     dans le menu des actions associées du plan.
    Sécurité :
    Manage: Project Budget
     dans le domaine fonctionnel Projects.
  6. Pour soumettre le budget pour approbation, sélectionnez
    Plan
    Soumettre le plan pour approbation
     dans le menu des actions associées du plan.
  7. (Facultatif) Pour appliquer la configuration des attributs de ligne du plan au budget de projet :
    1. Accédez à la tâche
      Mettre à jour une configuration de l'environnement client pour les budgets de projets
       .
    2. Cliquez sur l'onglet
      Configuration des attributs de ligne de plan
       .
    3. Cliquez sur
      Mettre à jour les attributs
       et terminez la tâche.
    Lorsque vous utilisez Worksheets pour les budgets de projet, vous devez mettre à jour manuellement les attributs des lignes du plan dans les classeurs du budget du projet.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Project Budget
     dans le domaine fonctionnel Projects.
Vous pouvez développer les résultats du budget de revenus et de coûts obtenus pour afficher les montants par période budgétaire.
Vous pouvez consulter le détail du calcul par Workday d'un plan dont le statut est Brouillon ou Approuvé. Dans le menu des actions associées, vous pouvez sélectionner
Plan
Afficher le calcul initial
sur la ligne de budget provenant des éléments suivants :
  • Transactions de temps de projet ad hoc (coûts réels).
  • Lignes d'écriture (revenus réels).
  • Prévisions de ressources (prévisions de revenus et de coûts).
  • Heures estimées du plan de ressources par rôle dans le projet (coûts et revenus estimés).
  • Pourcentage de répartition du plan de ressources par rôle dans le projet (coûts et revenus estimés).
  • Échéances pour la constatation des revenus (pour les plans de revenus Forfait - Échéance uniquement).
  • Tranches horaires (coûts réels).
Les lignes de budget de projet calculées n'incluent pas :
  • Les modifications manuelles des lignes de budget de projet.
  • L'ajout de lignes de budget pour les comptes de type déplacements, équipement ou charges indirectes par exemple.