Éléments de définition : budgets de projet
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des budgets de projet. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les budgets de projet constituent la composante financière principale de Workday Projects. Ainsi, vous pouvez analyser les éléments suivants :
- Budget par rapport aux montants réels.
- Coûts par rapport aux revenus.
- Main-d'œuvre ou hors main-d'œuvre.
- Principaux facteurs d'écart pour différentes dimensions comme le compte, la catégorie de produit ou de revenu et le fournisseur.
Avantages pour l'entreprise
Les budgets de projet prennent en charge les éléments suivants :
- Analyse du budget de projet par rapport aux montants réels dans votre organisation.
- Calculs automatisés du coût de main-d'œuvre en fonction des taux de coûts standard et des heures prévisionnelles.
- Calculs automatisés des revenus en fonction des taux contractuels, des échéances forfaitaires ou des pourcentages d'avancement forfaitaires (heures).
- Dimensions de worktag.
Cas d'utilisation
Avec les budgets de projet, vous pouvez :
- Créer des budgets de haut niveau couvrant toute la durée du projet ou des budgets mensuels plus détaillés.
- Créer des rapports personnalisés pour comprendre les revenus et les coûts de votre projet.
- Développer des budgets de projet flexibles avec différents niveaux de granularité.
- Utiliser Workday Worksheets pour mettre à jour et gérer les budgets de projet.
- Consulter les données en temps réel sur l'avancement du projet, le temps et les dépenses, ainsi que les budgets et prévisions.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels types de budget de projet devez-vous gérer ? | Vous pouvez créer des budgets pour gérer les coûts de vos projets, leurs revenus, ou les deux. Des budgets de projet sont disponibles pour les éléments suivants :
Vous pouvez :
|
De quel niveau de configuration avez-vous besoin pour gérer les budgets de vos projets ? | Vous pouvez configurer le budget de votre projet au niveau de la hiérarchie de projets, au niveau de l'environnement client ou aux deux.
Les configurations de hiérarchie de projets sont prioritaires sur les configurations de l'environnement client. |
Allez-vous créer votre budget à l'aide de montants réels antérieurs ? | Pour les budgets de coûts dans lesquels vous souhaitez inclure des montants réels, utilisez cette configuration afin de déterminer les éléments suivants :
|
De quelles dimensions souhaitez-vous assurer le suivi ? | Créez une structure de plan et incluez les dimensions appropriées.
Vous pouvez rendre ces dimensions obligatoires ou facultatives. Chaque ligne de budget doit inclure les dimensions obligatoires. |
De quels attributs de ligne de plan voulez-vous effectuer le suivi ? | Par défaut, Workday classe les lignes de plan des budgets de projet en tant que coûts ou revenus.
Vous pouvez également configurer Workday pour classer les lignes de plan des budgets de projet en tant que main-d'œuvre ou hors main-d'œuvre. Vous pouvez utiliser les attributs de ligne de plan dans des rapports personnalisés pour comprendre la santé financière de votre projet. |
Quel est le niveau de prévisions de ressources de vos budgets de projet ? | Workday génère des prévisions de ressources aux niveaux suivants :
|
Recommandations
Si vous mettez à jour plusieurs périodes budgétaires en même temps, utilisez Workday Worksheets plutôt que de mettre à jour chaque période individuellement.
Mettez à jour au moins deux types de calcul. Ces types de calcul sont les suivants :
- Référence, qui ne doit pas inclure les montants réels.
- Prévision, qui doit inclure les montants réels.
Actions requises
Pour vous assurer que Workday calcule les budgets de projet avec précision, vous devez :
- Comprendre les projets.
- Comprendre les plans de ressources de projet si vous générez votre budget à partir de vos prévisions de ressources ou de votre plan de ressources.
- Créer votre feuille de taux au coût standard pour gérer les coûts de la main-d'œuvre de votre projet.
- Définir les dépendances de la facturation de projet dans Workday pour les budgets de revenus.
- Comprendre la fonctionnalité de contrôle budgétaire pour définir les options du contrôle budgétaire.
Limites
Workday :
- N'inclut pas les coûts engagés, tels que les bons de commande dans les budgets de projet. Vous pouvez ajouter manuellement ces transactions en tant que lignes de budget.
- Ne prend pas en charge la répartition des coûts toutes charges comprises, ni le pourcentage d'avancement par coût.
- Prend en charge la création de classeurs à partir de budgets de plan de projet contenant plus de 500 périodes ou plus de 10 ans.
- Prennent en charge l'utilisation de la tâchePlanifier la mise à jour en masse des budgets de projetpour mettre à jour plus de 5 000 plans.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Project Hierarchy dans le domaine fonctionnel Projects | Permet de configurer et de mettre à jour les budgets de projet dans la hiérarchie de projets. |
Set Up: Project Budget dans le domaine fonctionnel Projects | Permet de configurer et de mettre à jour les budgets de projet dans l'environnement client. |
Manage: Project Budget dans le domaine fonctionnel Projects | Peut gérer et afficher les informations sur le budget. |
Manage: Project Resource Forecast dans le domaine fonctionnel Projects | Peut gérer et afficher les informations sur les prévisions de ressources. |
Access Plan Type (segmented) dans les domaines fonctionnels Budgets et Projects | Peut contrôler l'accès aux budgets des projet. |
Workday utilise plusieurs rôles pour configurer les budgets de projet. Toutefois, comme plusieurs étapes du processus ne sont que ponctuelles, les budgets de projet nécessitent une maintenance minimale.
Rôle | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Administrateur de la sécurité | Configure la sécurité. Ajoute des administrateurs de projet aux groupes de sécurité appropriés. |
Administrateur du budget | Ajoute Projet comme type de saisie. |
Administrateur de projet | Configure les budgets de projet sur l'élément suivant :
Définit des taux au coût standard pour les éléments suivants :
|
Administrateur de hiérarchie de projets | Définit le budget de projet en configurant les éléments suivants :
|
Responsable de projet | Crée et met à jour les budgets de projet.
Crée des plans conformément à la structure de plan et aux configurations de la hiérarchie de projets. Affecte des plans comme références ou prévisions pour comparer les écarts entre les projets de la hiérarchie ou de l'environnement client. Crée un budget révisé pour les modifications apportées aux éléments suivants :
Gère les options du contrôle budgétaire. Assure le suivi des dépenses et revenus. Analyse les éléments suivants :
|
Administrateur de contrat pour les budgets de revenus | Définit le taux de facturation utilisé par Workday pour calculer le budget de revenus. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement d'affectation d'un plan comme référence
| Permet de désigner le type de calcul comme budget de référence. |
Événement de modification de budget
| Permet de soumettre des modifications pour des modèles de budget nécessitant une approbation ou un avenant. |
Événement lié à un plan
| Permet de créer un budget lorsque le modèle de budget nécessite une approbation ou des avenants. |
Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Solde budgétaire d'un projet avec coût de la main-d'œuvre | Vous pouvez comparer le budget d'un projet à son coût réel. Ce rapport ne s'applique pas aux budgets par durée. |
Données de référence contre données prévisionnelles pour une hiérarchie de projets | Permet de générer des rapports au niveau de l'organisation pour comparer les données de référence aux données prévisionnelles, et ce, pour la hiérarchie de projets ou l'environnement client. Vous pouvez personnaliser ce rapport pour inclure les dimensions et les seuils d'écart correspondant à votre organisation. |
Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport suivantes pour créer des rapports personnalisés :
- Toutes les modifications de budget
- Modifications de budget par organisation
- Détail du calcul du budget du projet
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services web suivants pour télécharger vos budgets de projet :
- Importer le budget: ajoutez des lignes de budget de projet sans le créer manuellement dans Workday. À utiliser après avoir créé un budget.
- Importer la modification de budget: modifiez plusieurs budgets de projet à la fois.
- Modèle d'insertion de budget: créez le budget de votre projet sans le créer manuellement dans Workday.
- Insérer un modèle de budget de projet: créez un modèle qui vous permet de créer un budget de projet à partir de l'interface utilisateur.
Relations et interactions
Les budgets de projet interagissent avec les éléments suivants :
- Comptabilité générale.
- Gestion des temps.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.