Détailler les lignes de frais
- Créez des lignes de note de frais.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à la note de fraiset la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Expenses.
Vous pouvez détailler les lignes de frais pour y inclure des coûts plus détaillés et effectuer leur suivi.
- Accédez à la note de frais à laquelle vous voulez ajouter des lignes.
- Pour la sectionDétail, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Montant unitaireSaisissez le montant d'une unité sur cette ligne détaillée si ce champ est disponible. Vous pouvez saisir différents montants sur chaque ligne détaillée.Montant de la taxePour les notes de frais avec TVA, Workday calcule le montant de la taxe à partir du code de taxe et de l'assujettissement aux taxes pour l'élément de frais.Dépenses personnellesWorkday déduit les dépenses personnelles du total à rembourser indiqué dans l'en-tête de la note de frais.Unité légaleDisponible uniquement si votre unité légale active le traitement intercompagnies des notes de frais.Sélectionnez une unité légale différente de celle indiquée dans l'en-tête sur laquelle passer en charge la ligne détaillée.Vous ne pouvez pas modifier l'Unité légalesi :- La ligne détaillée correspond à des dépenses personnelles.
- La note de frais a une autorisation de dépense liée ou que la comptabilité des engagements est activée.
- L'Unité légaleest associée à un worktag de projet d'investissement.
WorktagsSélectionnez des worktags (notamment entité, client ou centre de coûts) pour distinguer cette ligne détaillée des autres lignes détaillées.Pour les dépenses facturables, vous pouvez sélectionner des worktags à associer à ces dépenses, comme un projet ou un client.Code de taxePour les notes de frais avec TVA, Workday utilise le code de taxe duPays de destination. Si l'élément de frais n'inclut pas l'attribut du pays de destination, sélectionnez le code de taxe pour chaque ligne détaillée.Montant totalPour calculer le montant total, Workday multiplie la quantité par le montant unitaire.FacturableSélectionnez cette option si la ligne de détail est facturable à un projet ou à un client.Cliquez surAjouterpour inclure d'autres lignes détaillées.Les champs de ligne détaillée utilisent les attributs requis pour l'élément de frais. Exemple : l'élément de fraisMeals w/Guests, requiert des valeurs dans les champsParticipant(s)etNombre de personnes.Si votre organisation prend en charge les données de transaction par carte de crédit de niveau 3, Workday affiche une icône de coche verte sur la ligne de frais contenant la transaction qui contient des données de niveau 3. De plus, si vous activez la ligne détaillée automatique des hôtels, Workday renseigne automatiquement les lignes détaillées avec les données de niveau 3 provenant des séjours à l'hôtel.
Workday affiche certaines données de la ligne de frais, comme les
Worktags
, sur la ligne détaillée pour effectuer le suivi des éléments détaillés. Pour afficher le détail de la ligne détaillée de la ligne de frais, cliquez sur Modifier
ou sur Afficher le détail
dans la section Détail
.Workday effectue les opérations comptables à partir du détail de l'élément de frais et non des lignes de frais pour offrir une plus grande visibilité s'agissant de :
- La génération des rapports.
- La révision de l'analyse des dépenses.
Une note d'hôtel contient des éléments non remboursables, comme les achats de cadeaux effectués dans la boutique de l'hôtel. Vous pouvez détailler la transaction d'achat de cadeaux sur la note d'hôtel afin de séparer les dépenses personnelles des dépenses remboursables.
Vos dépenses de billet d'avion pour un voyage d'affaires incluent la visite d'un site de conférence et une présentation commerciale. Comme votre organisation a deux centres de coûts distincts pour ces types de dépenses, vous devez :
- Utiliser deux lignes détaillées pour cette ligne de note de frais.
- Sélectionner des worktags pertinents pour chacune des lignes détaillées.