Concept : Expense Protect
Expense Protect utilise le Machine Learning pour évaluer les lignes de note de frais et fournir des niveaux de risque et des analyses qui vous permettent d'identifier les frais douteux. Expense Protect utilise des modèles de données historiques pour identifier les tendances, développer des analyses sur les frais et constamment affiner le modèle de Machine Learning pour de nouvelles améliorations.
Expense Protect évalue uniquement les éléments de frais de 50 lignes ou plus dans leur enregistrement.
Expense Protect peut vous aider à réduire le nombre de notes de frais que vous devez réviser manuellement pour accélérer les processus suivants :
- Approbations.
- Remboursements.
- Règlements.
Il faut au moins 10 000 lignes de note de frais soumises dans votre environnement client pour activer Expense Protect. Si vous choisissez d'exclure un pays de la collecte de données, Expense Protect n'est pas disponible pour les notes de frais soumises par les bénéficiaires de ce pays. Ce choix peut également signifier un nombre insuffisant de notes de frais obligatoires.
Scores de risque
Expense Protect s'appuie sur des scores de risque pour évaluer les risques. Ces valeurs sont comprises entre 0 et 100. Ces scores permettent d'identifier les lignes de note de frais qui présentent des anomalies parmi les notes de frais qui n'ont pas le statut
Brouillon
. Lorsque vous soumettez une note de frais, Expense Protect attribue un score de risque à chaque ligne de la note de frais. Après avoir évalué le score de toutes les lignes, il attribue le score de risque le plus élevé au niveau de la note de frais.Le score de risque signale le caractère anormal de la note de frais par rapport à toutes les autres notes de frais de votre organisation. Exemple : le prix attendu d'un billet d'avion pour aller en Inde est de 2 420 USD. Un salarié soumet une note de frais de 9 782 USD. Après comparaison avec 95 % des notes de frais similaires de votre organisation, Expense Protect détecte un écart dans la note de frais. Expense Protect attribue alors un score de risque de 95 à la note de frais.
Pour identifier les notes de frais anormales, vous pouvez créer des rapports personnalisés à l'aide des champs de rapport suivants dans l'objet de gestion Ligne de la note de frais :
- Duplicate Expense from Expense Protect
- Score de risque
- Anomalie liée au montant
- Frais en double
- Élément de frais incorrect
- Élément de frais suggéré
Expense Protect utilise les modèles suivants :
- Anomalie liée au montant : ce modèle repose sur un montant attendu pour un élément de frais donné ; il compare le montant attendu aux données de la note de frais et renvoie un score de risque qui reflète la différence entre le montant saisi et le montant attendu.
- Frais en double : détecte les frais non détaillés également présents dans les frais payés et en cours. Le machine learning revient sur 6 mois de frais (à compter de la date de la note de frais) dans votre environnement client pour détecter les frais en double. Workday peut prendre deux à trois jours pour considérer une note de frais payée comme un doublon. À cette fin, Expense Protect s'appuie sur les valeurs suivantes :
- Montant
- Devise
- Élément de frais
- Date de dépense
- Bénéficiaire
Expense Protect considère une dépense comme un doublon si :- L'un des frais correspond à des débours et l'autre frais correspond à une transaction par carte de crédit.
- Les deux frais correspondent à des débours.
- Élément de frais incorrect : ce modèle compare la probabilité de l'élément de frais sélectionné à la probabilité d'alternatives en fonction des données de la note de frais. Expense Protect renvoie un score de risque qui indique si l'élément de frais doit être changé.
Niveaux de risque
Les niveaux de risque et les analyses vous aident à identifier les incohérences, comme les dépenses qui :
- Ne sont pas conformes à votre politique de frais compte tenu de l'historique de données de votre environnement client.
- Sont supérieures aux seuils de dépense définis en fonction des données historiques de votre environnement client.
Vous pouvez configurer un paramètre d'affichage pour les niveaux de risque afin de vous guider en fonction du score de risque et du seuil de risque de votre organisation. Vous pouvez définir des niveaux de risque liés aux frais à l'aide des scores de risque dans la tâche
Mettre à jour la configuration du niveau de risque des frais
. Par défaut, Workday fournit des niveaux de risque et des fourchettes de valeurs pour chaque modèle.Les approbateurs et les chargés de révision peuvent consulter les données de frais évaluées par Expense Protect dans les colonnes suivantes du rapport
Espace de travail des notes de frais
:
- Analyse des risques
- Niveau de risque
Ces informations s'affichent également dans le détail de la ligne de frais accessible dans Mes tâches.
Dans la colonne
Analyse des risques
, Workday affiche une ou plusieurs des catégories suivantes pour les frais avec des niveaux de risque moyen ou élevé :
- Anomalie liée au montant
- Frais en double
- Élément de frais incorrect
Pour les éléments de frais incorrects, un élément de frais recommandé s'affiche dans le détail de la ligne de frais, dans le champ
Élément de frais suggéré
.Workday affiche un niveau de risque
En attente
lorsqu'une erreur se produit lors de la génération du score de risque. Vous pouvez générer à nouveau manuellement un score de risque à l'aide de la tâche Générer des scores de risque pour les frais
.