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Dernière mise à jour : 2025-04-18
Étapes : définir Expense Protect

Étapes : définir Expense Protect

Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de services d'abonnement de votre organisation. Votre organisation figure dans l'accord de service principal (MSA) ou dans le contrat UMSA (universal Maintain Service Agreement). Pour déterminer l'accord de service d'abonnement de votre organisation :
  1. Sélectionnez votre avatar de profil sur Workday Community.
  2. Sélectionnez
    Profil
    .
  3. Sur votre page de profil, sélectionnez le nom de votre organisation qui se trouve sous votre nom et en regard de votre désignation d'emploi.
  4. Affichez la valeur de votre
    Accord de services d'abonnement
     .
Si sa valeur est égale à :
  • UMSA
    , la fonctionnalité est automatiquement disponible. Vous pouvez ignorer l'étape
    Enable Innovation Services Features and Machine Learning Data Contributions for MSA Customers
     . Pour plus d'informations sur les contributions de données de Machine Learning, voir Concept : Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers.
  • MSA
    , vous devez activer cette fonctionnalité via Innovation Services à l'aide de l'étape
    Enable Innovation Services Features and Machine Learning Data Contributions for MSA Customers
     .
Remarque : les clients UMSA n'ont pas de tâches et de rapports Innovation Services dans leurs environnements clients, car ils s'appliquent uniquement aux clients MSA. Les clients UMSA peuvent ignorer toutes les informations concernant Innovation Services.
Vous pouvez utiliser Expense Protect pour détecter plus rapidement et plus efficacement les notes de frais inhabituelles nécessitant un examen plus approfondi. Expense Protect vous permet de tirer parti du machine learning et de rationaliser le processus de révision des notes de frais afin d'accélérer les délais de remboursement.
Expense Protect requiert un minimum de 2 à 4 semaines pour concevoir et entraîner le service de machine learning pour votre environnement client. Pour vérifier la disponibilité de Expense Protect, les valeurs sont renseignées dans les colonnes
Analyse des risques
 et
Niveau de risque
 de l'
espace de travail des notes de frais.
Workday recommande de tester uniquement dans un environnement client de production ou d'aperçu. Workday ne prend pas en charge Expense Protect dans les environnements clients d'implémentation.
.
  1. Activez les fonctionnalités Innovation Services et les données de Machine Learning.
    Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de service d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, voir cet article de Workday Community .
    Si vous choisissez d'exclure un pays de la collecte de données, Expense Protect n'est pas disponible pour les notes de frais soumises par les bénéficiaires de ce pays. Ce choix peut également signifier un nombre insuffisant de notes de frais obligatoires.
    Workday affiche le statut
    Disponible
     lorsque vous pouvez utiliser Expense Protect.
    Sécurité : domaine
    Manage: Innovation Services
     dans le domaine fonctionnel Innovation Services.
  2. Accédez à la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - Finances
    .
    Sous
    Options des frais
    , cochez la case
    Activer Expense Protect pour les notes de frais.
    Sélectionnez la région dans laquelle Workday héberge les données utilisées pour améliorer et personnaliser les fonctionnalités de Machine Learning et d'Analyse.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     dans le domaine fonctionnel System.
    Workday exige que 10 000 lignes de note de frais soumises au minimum dans votre environnement client pour activer Expense Protect.
  3. Accordez aux groupes de sécurité les autorisations d'accès au domaine
    Set Up: Expense Protect
     dans le domaine fonctionnel Expenses.
  4. Masquez ou rendez obligatoires les colonnes
    Niveau de risque
     et
    Analyse des risques
     dans les éléments suivants :
    • Vue Grille.
    • Détail de la ligne.
    • Espace de travail des notes de frais
      .
    Une fois que vous avez activé Expense Protect et que le machine learning est prêt dans votre environnement client, Workday affiche les colonnes
    Analyse des risques
     et
    Niveau de risque
     dans l'
    Espace de travail des notes de frais
    , même si vous n'avez pas activé le domaine
    Set Up: Expense Protect
    .
  5. Accédez à la tâche
    Mettre à jour la configuration du niveau de risque des frais
    .
    Sélectionnez les valeurs de score de risque correspondant aux niveaux de risque suivants :
    • Faible
    • Moyen
    • Élevé
  6. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Générer des scores de risque pour les frais
    .
    Après avoir activé Expense Protect, vous pouvez placer les notes de frais en cours dans une file d'attente pour évaluation, attribution d'un score de risque et actualisation des données. Exemple : vous activez Expense Protect et souhaitez afficher le
    Niveau de risque
     et l'
    Analyse des risques
     dans l'historique des notes de frais. Vous accédez à cette tâche pour que Expense Protect puisse évaluer les lignes de l'historique des notes de frais.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Expense Protect
     dans le domaine fonctionnel Expenses.
  7. (Facultatif) Ajoutez l'étape de service
    Attendre l'inférence de Expense Protect
     au processus de gestion Événement lié à la note de frais.
    Vous pouvez router les notes de frais en fonction du score de risque.
Lorsque Expense Protect identifie un niveau de risque dans une note de frais, vous pouvez réviser, approuver ou renvoyer les notes de frais anormales.
Accédez au rapport
Espace de travail des notes de frais
 pour afficher les analyses des risques et les niveaux de risque associés aux notes de frais. Vous devez avoir accès au domaine
Process: Expense Report Work Area
 pour accéder à l'
espace de travail des notes de frais.
Workday fournit l'une de ces analyses configurées dans Workday :
  • Anomalie liée au montant
  • Frais en double
  • Élément de frais incorrect
Vous pouvez également utiliser les champs de rapport suivants liés à l'objet de gestion Ligne de la note de frais pour créer des rapports personnalisés :
  • Duplicate Expense from Expense Protect
  • Score de risque
  • Anomalie liée au montant
  • Frais en double
  • Élément de frais incorrect
  • Élément de frais suggéré