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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Générer des frais financiers

Générer des frais financiers

  • Configurez le processus de gestion
    Événement d'intérêts et de frais de retard
     et les règles de sécurité associées dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
  • Configurez les règles relatives aux intérêts et frais de retard.
  • Définissez les valeurs par défaut et les remplacements pour les règles d'intérêts et de frais de retard.
  • Définissez les options de calcul pour générer des intérêts et des frais de retard.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Interest Rate and Late Fee Rule
     dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
Une fois que vous avez configuré les règles et les calculs des frais financiers, vous pouvez traiter les intérêts et les frais de retard pour générer des frais financiers sur les factures échues. Vous pouvez indiquer les éléments suivants :
  • Date de traitement et options de sortie.
  • Unité légale, devise, date ou date d'échéance de la facture.
  • Paramètres du client.
Workday récupère les factures qui répondent aux critères. Vous pouvez sélectionner des factures spécifiques à inclure dans l'exécution de calcul. Lorsque vous traitez les factures, Workday :
  • Génère une nouvelle facture client d'intérêts ou génère uniquement un rapport, de sorte que vous pouvez consulter les calculs avant de traiter les frais financiers.
  • Affiche les frais financiers uniquement après l'approbation du processus de gestion
    Événement d'intérêts et de frais de retard
    . Lorsque vous configurez des approbations conditionnelles dans votre processus de gestion et que l'approbateur refuse la transaction, Workday ne crée pas le document de frais financiers.
Une fois que vous avez généré un document de frais financiers, vous ne pouvez plus modifier les champs d'unité légale, de client et de devise. Workday empêche également les actions suivantes sur la facture d'origine :
  • Annuler.
  • Changer.
  • Créditer et refacturer.
  • Modifier.
  • Mettre à jour les lignes.
Pour effectuer ces actions, vous devez annuler toutes les factures de frais financiers antérieures associées à la facture d'origine.
Toutefois, lorsque vous utilisez une
Date du traitement
 future, Workday inclut les factures échues jusqu'à cette période et facture des intérêts et des frais de retard afférents. Une fois que vous avez généré des frais financiers, vous annulez la facture de frais financiers mais vous ne pouvez plus traiter d'autres frais avant la fin de cette période.
Pour générer automatiquement des frais financiers, vous pouvez accéder à la tâche
Planifier le traitement des intérêts et des frais de retard
. Cela vous permet de traiter facilement de gros volumes de factures clients. Pour générer les frais financiers d'un mois complet, définissez le calendrier pour qu'il s'exécute quotidiennement.
Lorsque vous traitez les frais manuellement, Workday récupère un maximum de 1000 factures par exécution.
  1. Accédez à la tâche
    Traiter les intérêts et frais de retard
    .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Traitement
    Sélectionnez :
    • Règles de calcul quotidien
       pour traiter les frais du mois en cours.
    • Règles de calcul mensuel
       pour traiter les frais du mois précédent.
    Workday inclut uniquement les règles dont l'
    Option de calcul
     est définie sur
    Mensuel
     indépendamment de la fréquence de traitement. En fonction de la règle de traitement que vous sélectionnez, Workday affiche des champs supplémentaires pour définir plus en détail les dates de traitement.
    Mois du traitement
    Workday affiche cette option uniquement lorsque l'invite
    Traitement
     est définie sur
    Règles de calcul mensuel
    . Workday la définit automatiquement sur le mois en cours.
    Vous pouvez modifier le mois, mais Workday définit la
    Date du traitement
     sur la dernière date du mois indiqué. La dernière date génère une nouvelle facture de frais financiers chaque mois, si vous avez défini le
    Nombre de jours avant de générer le document des intérêts
     sur
    0
     dans la règle de frais de retard associée.
    Lorsque vous utilisez la tâche
    Planifier le traitement des intérêts et des frais de retard
    , Workday affiche l'invite
    Option de mois de traitement
     à la place. Vous pouvez indiquer le mois actuel, le mois qui précède ou le mois qui suit les options de date de calendrier pour définir à quel moment le planificateur doit être exécuté.
    Exemple : vous définissez le champ
    Mois du traitement
     sur
    Mois avant la date planifiée
    . Lorsque vous planifiez l'exécution du processus le 2 juillet, Workday calcule les frais financiers au 30 juin, c'est-à-dire le dernier jour du mois précédent.
    Date du traitement
    Workday affiche cette option uniquement lorsque l'invite
    Traitement
     est définie sur
    Règles de calcul quotidien
     et la définit automatiquement sur la date du jour.
    Lorsque vous utilisez la tâche
    Planifier le traitement des intérêts et des frais de retard
    , Workday affiche l'invite
    Option de date de traitement
     à la place et vous permet d'indiquer la date du jour, le premier jour du mois en cours ou précédent, le dernier jour du mois en cours ou précédent, ou le nombre de jours avant ou après la date planifiée.
    Lorsque vous traitez les frais financiers, l'exécution du calcul des intérêts et des frais de retard examine toutes les factures non soldées et détermine l'éligibilité des factures en fonction de la date de traitement indiquée. Workday vérifie également si les factures éligibles comportent des intérêts et des frais de retard antérieurs. Le cas échéant, Workday récupère uniquement les factures dont le calcul a été exécuté avant la date de traitement indiquée.
    Prochaine date de traitement
    Lorsque vous traitez les intérêts et les frais de retard selon un calendrier, Workday renseigne automatiquement ce champ pour vous informer de la date à laquelle les frais financiers seront traités.
    Inclure uniquement les factures éligibles à la date d'exécution
    Workday affiche cette option uniquement lorsque l'invite
    Traitement
     est définie sur
    Règles de calcul mensuel
    .
    Cochez cette case lorsque vous voulez exécuter le traitement des frais financiers tous les jours alors que l'invite
    Traitement
     est définie sur l'option
    Règles de calcul mensuel
    . Si vous traitez les intérêts et les frais de retard en milieu de mois, Workday inclut uniquement les factures éligibles à la date d'exécution, délai de grâce compris. Workday exclut toute facture dont la date d'échéance est postérieure à la date d'exécution, même si celle-ci se situe dans le mois en cours.
    Lorsque vous traitez à nouveau les intérêts et les frais de retard un autre jour au cours du même mois, Workday ignore les factures qui comportent déjà des frais financiers.
    Options de sortie
    Sélectionnez une option :
    • Reporting uniquement
       : génère uniquement un calcul que vous pouvez utiliser dans des rapports personnalisés, ce qui vous permet de voir les frais financiers avant de les traiter.
    • Créer une nouvelle facture pour les frais financiers
       : traite les frais financiers sur les factures clients avec la même unité légale, le même client et la même devise, puis les regroupe sur des lignes pour générer une facture. Génère une seule facture de frais financiers pour un mois donné. Une fois que vous avez généré une deuxième facture de frais financiers, vous ne pouvez plus modifier la première facture.
    • Créer un nouvel ajustement de facture pour les frais financiers
       : crée un ajustement avec deux lignes, une pour les intérêts et une pour les frais de retard.
    • Créer un ajustement de facture distinct pour les frais financiers
       : crée deux ajustements, un pour les intérêts uniquement et un pour les frais de retard.
    Vous pouvez payer les frais financiers ou les passer en pertes. Une fois que Workday a généré la facture de frais financiers ou un ajustement, vous ne pouvez plus modifier la facture d'origine.
    Workday exclut les factures des organismes de financement, les factures des étudiants et les factures faisant partie de paiements en cours, de passages en pertes, d'ajustements ou de refacturations de crédit.
    Date de la facture de frais financiers
    Workday affiche ce champ uniquement lorsque vous définissez l'option de sortie de manière à générer un document de frais financiers. Par défaut, Workday définit la date de la facture de frais financiers sur la
    Date du traitement
     et génère un document lorsque vous exécutez le processus.
    Lorsque vos règles financières utilisent une option de calcul mensuel, Workday définit cette date de facture sur le dernier jour du mois du traitement. Vous pouvez saisir une date différente pour répondre aux besoins de votre entreprise.
    Lorsque vous planifiez le traitement, vous pouvez également indiquer des jours avant ou après la date planifiée pour générer la facture de frais financiers. Vous pouvez afficher la date exacte qui s'affiche sur la facture dans le champ
    Prochaine date de facture de frais financiers
    .
    Critères de date de facture
    Vous pouvez filtrer davantage la sortie du calcul en spécifiant des plages de dates de facture et de dates d'échéance de facture qui correspondent à la date d'exécution du traitement ou à une date antérieure ou postérieure.
Workday génère un rapport, une facture de frais financiers ou un document d'ajustement de facture en fonction de l'option de sortie indiquée. Chaque fois que vous exécutez ce processus, Workday fournit un instantané de la règle et des configurations de calcul.
Affichez le détail des frais financiers d'une facture sur le rapport
Rechercher des exécutions du calcul des intérêts et des frais de retard
. Lorsque vous facturez à la fois un taux d'intérêt et des frais de retard, Workday affiche une ligne distincte pour chaque frais.