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Dernière mise à jour : 2024-12-13
Étapes : passer des créances en pertes

Étapes : passer des créances en pertes

Workday vous permet de passer en pertes des factures clients et des ajustements de factures clients afin de comptabiliser les montants impayés. Pour les imputer au livre approprié, créez des règles d'imputation comptable afin d'identifier les passages en pertes selon le motif indiqué. Vous pouvez :
  • Passer en pertes la totalité ou une partie d'une facture client.
  • Appliquer plusieurs motifs de passage en pertes avec des montants différents pour la même facture.
  • Désactiver un motif de passage en pertes qui n'est pas utilisé.
  • Passer en pertes de petits montants pendant le lettrage de règlements, mais vous ne pouvez pas ajouter de worktags.
  • Utiliser le service web
    Soumettre le passage de créance douteuse en pertes
     pour passer des créances en pertes en bloc.
  • Créer des règles de passage en pertes pour effacer les soldes restants une fois le processus de lettrage automatique des règlements terminé.
Vous ne pouvez pas passer en pertes des factures et des ajustements :
  • Lors des lettrages de règlements pour le compte d'une autre unité légale.
  • Lorsque la TVA a le statut En attente du fait que la déclaration de taxes est en cours.
  1. Accédez à la tâche
    Mettre à jour les motifs de passage en pertes de créances
     .
    • Indiquez le motif et l'utilisation de
      Comptes clients
       ou
      de Finances Étudiants
       pour contrôler la disponibilité du motif dans la zone appropriée.
    • Lorsque vous modifiez le nom d'un motif de passage en pertes en cours d'utilisation, ajustez la règle d'imputation comptable faisant référence à l'ancien nom du motif.
    • Pour empêcher la sélection d’un motif de passage en pertes qui n'est plus valide pour votre organisation, cochez la case
      Inactif
       .
    Sécurité : domaine
    Set Up: Receivable Write-Off Categories
     dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
  2. Accédez à la tâche
    Modifier les options des comptes clients
     .
    • Dans l'invite
      Copier les worktags d'en-tête de facture sur les lignes des passages en pertes
       , sélectionnez les worktags d'en-tête de facture que vous voulez copier sur les lignes de passage en pertes.
    • Pour renseigner les worktags de mise en équilibre dans les lignes de passage en pertes, cochez la case Renseigner
      automatiquement les lignes des passages en pertes et les worktags de mise en équilibre
       si vous avez activé la mise en équilibre par worktag.
  3. Accédez à la tâche
    Passer en pertes
     dans le menu des actions associées d'une facture.
    Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Certains des champs et fonctionnalités répertoriés ne sont pas applicables lorsque vous accédez aux passages en pertes par le biais d'autres tâches.
    Option Description
    Devise
    Workday renseigne automatiquement la devise de la facture pour un client. Si vous n'en indiquez pas, la devise de l'unité légale est utilisée.
    Vous pouvez remplacer la devise par l'une des devises acceptées définies pour le client indiqué. Vous pouvez uniquement sélectionner les factures et les ajustements qui sont libellés dans la même devise que le passage en pertes.
    Montant total du passage en pertes
    Vous pouvez saisir plusieurs montants de passage en pertes par facture selon différents motifs de passage en pertes.
    Pour passer en pertes une partie du montant de la facture, modifiez la valeur du
    champ Montant annulé
     par une valeur inférieure au
    Montant dû
    .
    Montant dû restant
    Lorsque vous modifiez le
    Montant annulé
    , Workday met à jour le montant restant dû.
    Date du passage en pertes
    Sélectionnez une date de transaction identique ou postérieure à la date de la facture.
    Note explicative
    Indiquez toutes les informations pertinentes que vous souhaitez partager avec un approbateur pendant le processus de révision et de rectification. Cette note explicative s'affichera également sur la ligne d'écriture du passage en pertes associé.
    Lignes de passage en pertes
    • (Facultatif) Lorsque le contrôle de la saisie des données de passage en pertes de la facture client est activé dans la tâche
      Modifier la définition de l'environnement client - Finances
       , Workday affiche une alerte pour réviser la valeur saisie dans le champ
      Montant passé en pertes
       lorsque le modèle de Machine Learning détermine que la valeur se situe en dehors de des données historiques.
      Workday a besoin d'au moins 100 passages en pertes avec les dimensions correspondantes appliquées au cours des 12 derniers mois pour que le modèle de Machine Learning puisse analyser les valeurs saisies dans le champ
      Montant annulé
        :
      • Unité légale.
      • Centre de coûts.
      • Devise.
      • Utilisateur actuel.
      • Motif de passage en pertes.
    • Workday affiche les worktags de mise en équilibre et les worktags que vous avez sélectionnés à copier à partir de l'en-tête de la facture. Vous pouvez modifier les worktags si nécessaire.
    Sécurité : domaines
    Process: Customer Writeoff - Core
     et
    Process: Customer Writeoff - Single Invoice
     dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
  4. (Facultatif) Accédez au processus de gestion
    Passage de créance douteuse en pertes
     .
    Configurez les étapes de révision et de rectification afin de faire parvenir les passages en pertes aux responsables appropriés pour approbation.
    Sécurité : domaine fonctionnel Customer Accounts.
  5. (Facultatif) Accédez au rapport
    Rechercher des passages en pertes de factures clients
     et indiquez l'
    Unité légale
     concernée par le cumul des passages en pertes.
    Dans le menu des actions associées de la transaction de passage en pertes :
    • Sélectionnez
      Annuler le passage d'une créance douteuse en pertes
       pour annuler le passage en pertes.
      Vous ne pouvez pas annuler les passages en pertes qui font partie de transactions de mise à jour de factures clients ou de lettrages de règlements clients.
    • Sélectionnez
      Ajouter/changer une pièce jointe
       pour ajouter ou remplacer une pièce jointe.
    Sécurité :
    domaines Process: Customer Writeoff - Cancel
    Process: Customer Writeoff - View
    et
    Process: Customer Write-Off – Add/Change Attachment
     dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
  6. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour des factures clients
     .
    Spécifiez une
    Date de transaction
     antérieure aux dates d'ajustement de facture sélectionnées. Workday la définit automatiquement sur la date du jour.
    Lorsque vous lettrez des ajustements sur des factures, vous pouvez également passer en pertes les petits montants non recouvrables. Toutefois, vous ne pouvez pas effectuer des passages en pertes sur plusieurs motifs et vous ne pouvez pas inclure de worktags.
    Sécurité :
    domaines Process: Customer Invoice - View
     ,
    Process: Customer Writeoff - View
     et
    Process: Cash Sale Payment - View
     dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.