Créer une règle de lettrage des règlements clients
- Sécurité :Set Up: Customer Accountsdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- Sécurité :Set Up: Sponsor Accountsdans le domaine fonctionnel Grants Management.
- Créez des motifs de lettrage de règlements.
- Créez des règles de condition pour définir les critères d'identification des factures admissibles au lettrage automatique.
Vous pouvez créer des règles personnalisées en configurant le motif de lettrage du règlement, les règles de condition et d'autres paramètres pour récupérer des factures spécifiques.
- Accédez à la tâcheCréer une règle de lettrage des règlements clients.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Motif de lettrage du règlementSélectionnez le motif que vous avez configuré pour identifier la règle utilisée par Workday pour le lettrage de règlements.Vous pouvez utiliser le rapportLettrage automatique de règlements clients par motifpour afficher vos lettrages de règlements par motif.Lorsque le même motif de lettrage est commun à plusieurs règles de lettrage de règlements, Workday regroupe les différents lettrages sous ce motif.Type de lettrageSélectionnez un type de lettrage avec cette règle.- Avoir sur facture: lettre des ajustements de crédit aux factures.
- Règlement en compte: lettre les règlements avec les factures dont le statut de lettrage de règlement estLettré avec montant placé en compte.
- Trop-perçu: enregistre automatiquement les trop-perçus client dans le processus de lettrage automatique.
- Règlement non lettré: lettre les règlements avec les factures dont le statut de lettrage de règlement estNon lettré.
- Passage en pertes: crée un passage en pertes en créance douteuse .
Workday détermine les transactions à traiter en associant unType de lettrageet uneRègle de condition.Lorsque vous sélectionnez le type de applicationTrop-perçu, configurez une règle de condition contenant un champ de rapport pour :- Montant restant placé en compte
- Montant restant placé en compte en devise de base
Motif du trop-perçuSélectionnez un motif qui décrit l'objet du trop-perçu.Cette invite est uniquement disponible lorsque vous sélectionnez le type de applicationTrop-perçu.Appliquer les règles de mappage de worktagsCochez cette case à cocher lorsque vous :- Mise en équilibre par worktag principal activée ou worktags principaux ou supplémentaires dans votre environnement client.
- Règles de mappage des trop-perçu des créances configurées dans la tâcheMettre à jour les règles de mappage des worktags de comptabilité clients.
Autoriser le lettrage pour plusieurs clientsCochez cette case pour permettre à Workday de lettrer un règlement lorsque la valeur deClient payeurne correspond pas à celle deClient facturésur la facture.Autoriser le lettrage des factures de différentes unités légalesCochez cette case pour traiter les règlements pour le compte d'unités légales différentes dans l'en-tête du règlement client et dans l'en-tête de la facture client.Vous pouvez utiliser cette case à cocher uniquement lorsque l'une des options suivantes est activée :- Limiter aux factures référencées.
- Créer un document en compte pour une facture déjà lettrée
- Type d'avis de versement.
- UneRègle de conditionqui contient un champ de rapport utilisé pour le versement du règlement client.
Créer un document en compte pour une facture déjà lettréeCochez cette case à cocher pour créer une règle avancée de lettrage de règlements client afin de traiter les règlements client avec un avis de versement contenant des factures lettrées en trop.Cette case à cocher s'affiche lorsque :- Le type de lettrage est Règlement non lettré
- Au moins l'un des paramètres suivants est vrai :
- La case à cocherLimiter aux factures référencéesest cochée.
- Letype d'avis de versementest défini surNuméro de facture.
- Une invitede règle de conditionest définie surFactures référencées ou Type d'avis de versement de règlement clientavec la valeur de comparaisonNuméro de facture.
Laisser le lettrage au stade d'ébaucheCochez cette case si vous souhaitez réviser les lettrages de règlements effectués par la règle de lettrage avant de les soumettre manuellement.Limiter aux factures référencéesCochez cette case pour que le lettrage automatique ne porte que sur les factures référencées dans l'avis de versement.- Si vous ne sélectionnez pas cette option, le processus de lettrage automatique essaie de rapprocher le règlement avec toutes les factures ouvertes.
- Cette option est disponible uniquement lorsque le type de règle de lettrage estRèglement en compteouRèglement non lettré.
- Lorsque cet indicateur est activé, laRègle de conditiondevient facultative et la sectionConditions de rapprochement du détail de versementest désactivée.
- Lorsque vous cochez cette case à cocher, Workday traite les règlements client faisant référence à une instance de facture consolidée dans la colonneFacturede la grilleAvis de versement.
Placer le solde restant en compteCochez cette case lorsque le montant de règlement que vous lettrez est inférieur au montant total du règlement et que vous souhaitez placer le montant restant en compte.Placer la totalité des règlements non lettrés en compteCochez cette case pour placer en compte l'intégralité du montant du règlement enregistré.Règle de conditionSélectionnez la règle que vous avez créée pour récupérer des factures spécifiques en vue du traitement automatique des règlements.Workday détermine les transactions à traiter en associant uneRègle de conditionet unType de lettrage.Section Conditions de rapprochement du détail du versementCette option est disponible uniquement lorsque leType de lettrageestRèglement en compteouRèglement non lettré.- Type d'avis de versement: utilisez cette option pour rapprocher les paiements avec des factures selon unnuméro de bon de commande, unnuméro de factureou unnuméro de référence, ou bien traiter les paiements faisant référence au numérode facture consolidéesaisi dans la sectionAutres informations sur le versementdans la grilleAvis de versement. En l'absence d'avis de versement, Workday ignore cette règle.
- Rapprocher par montant à payer pour la règle de rapprochement du détail du versement: utilisez cette option pour que le lettrage automatique rapproche un règlement avec une facture lorsque le montant à payer sur la ligne de versement est égal au montant dû sur la facture . Lorsque le montant du règlement n'est pas suffisant pour payer entièrement la facture, Workday paie partiellement la facture . Vous pouvez utiliser cette option avecle Type d'avis de versementou seule.
Workday renvoie les factures qui correspondent aux règles que vous avez créées.
Vous pouvez désormais créer un ensemble de règles pour une unité légale en ajoutant ces règles dans l'ordre souhaité.