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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-05-30
Définir des notifications de workflow pour les e-mails de factures clients

Définir des notifications de workflow pour les e-mails de factures clients

Configurez les processus de gestion suivants et les règles de sécurité associées dans le domaine fonctionnel Customer Accounts :
  • Événement d'envoi de factures clients par e-mail
  • Événement d'envoi de facture consolidée par e-mail
Voir :
Pour consulter, approuver et envoyer des factures par e-mail aux clients, vous pouvez configurer les notifications de workflow dans le processus de gestion. Vous pouvez également créer des groupes de sécurité par segment afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent créer ou modifier des modèles.
Les notifications de workflow vous permettent de définir :
  • Modèles d'e-mail.
  • Nombre de jours pour déclencher l'événement d'e-mail.
  • Des conditions et des règles d'envoi par e-mail adaptées aux besoins de votre entreprise.
  • Les groupes de sécurité autorisés à accéder à cette tâche.
  • Des options d'envoi par e-mail et des destinataires.
  • Les e-mails ou SMS.
  • Comportements liés aux pièces jointes.
  1. Accédez au rapport
    Définition de processus de gestion pour un objet de gestion
     .
  2. Dans l'invite
    Objet de gestion
     , sélectionnez votre organisation.
  3. Cliquez sur
    OK
     .
  4. Dans la colonne
    Définition de processus de gestion
     , sélectionnez
    Événement d'envoi de factures clients par e-mail
     .
  5. Dans l'onglet
    Notifications
     , sélectionnez
    Processus de gestion
    Modifier une notification
     dans le menu des action associées de la colonne
    Notification
     de la grille
    Notifications personnalisées
     .
    Si vous ne voyez pas cette option, créez une nouvelle notification personnalisée en sélectionnant
    Processus de gestion
    Ajouter une notification
     dans le menu des actions associées de la définition du processus de gestion.
  6. Cliquez sur
    OK
     .
  7. Exécutez la tâche
    Modifier une notification de workflow
     :
    Option Description
    Remplacer le modèle d'e-mail
    Sélectionnez le modèle d'e-mail de facture personnalisé qui définit l'apparence et le contenu de votre e-mail.
    Déclenchement
    Sélectionnez le statut du processus de gestion ou l'heure de lancement de l'événement.
    Conditions et règles
    Vous pouvez configurer des règles pour déterminer si et à quel moment Workday doit envoyer la notification.
    Répéter pour
    Workday définit automatiquement cette invite sur
    Customer Invoices to Be Emailed
     .
    Dans certains cas, Workday vous empêche d'envoyer vos factures par e-mail dans les cas suivants :
    • Plusieurs clients dans le lot d'impressions.
    • Une configuration de récurrence non valide.
    Conditions et règles de "Répéter pour"
    Vous pouvez configurer des conditions pour filtrer les instances associées pour les champs externes, en envoyant des notifications uniquement pour les instances filtrées.
    Exemple : vous imprimez des factures clients pour une hiérarchie unité légale pour Global Modern Service (GMS) North America. Vous devez utiliser plusieurs configurations d'e-mail personnalisées pour les unités légales de la hiérarchie, telles que GMS US East, GMS US West, GMS Canada et GMS Mexique. Vous modifiez la définition du processus de gestion
    Événement d'envoi de factures clients par e-mail
     pour la hiérarchie unité légale North America afin de créer des notifications personnalisées avec la règle de condition de répétition en fonction d'une unité légale du lot d'impressions et de la configuration d'e-mail en fonction des préférences d'e-mail de l' unité légale . Vous utilisez ensuite une configuration d'e-mail appropriée pour les champs
    De la boîte aux lettres
     ,
    Du nom d'affichage
     et
    Répondre à
     dans l'impression.
    Destinataires
    Sélectionnez un ou plusieurs
    destinataires
     auxquels envoyer les e-mails. Vous pouvez indiquer d'autres e-mails dans la section
    Adresses e-mail
     .
    Workday envoie des e-mails aux contacts à facturer que vous définissez dans le profil client, ainsi qu'à toutes les adresses e-mail que vous saisissez ici.
    Groupes
    Sélectionnez un ou plusieurs groupes de sécurité autorisés à exécuter cette tâche.
    Option d'envoi par e-mail
    Sélectionner :
    • Par défaut,
       pour envoyer des e-mails aux adresses personnelle et professionnelle pour un contact de facturation.
    • Premier lieu de travail, puis domicile
       pour envoyer d'abord une notification à l'adresse e-mail professionnelle. Si vous n'avez pas défini d'adresse e-mail professionnelle mais que vous avez au moins une adresse e-mail personnelle, Workday envoie la notification à cette adresse e-mail personnelle.
    • Domicile uniquement
       pour envoyer une notification uniquement à l'adresse e-mail personnelle. Si vous n'avez pas défini d'adresse e-mail personnelle, Workday n'envoie pas la notification. Si vous avez plusieurs adresses e-mail personnelles, Workday envoie l'e-mail à l'adresse e-mail personnelle principale.
    • Lieu de travail uniquement
       pour envoyer une notification uniquement à l'adresse e-mail professionnelle. Si vous n'avez pas défini d'adresse e-mail professionnelle, Workday n'envoie pas la notification. Si vous avez plusieurs adresses e-mail professionnelles, Workday envoie l'e-mail à l'adresse e-mail professionnelle principale.
  8. Renseignez la section
    Pièce(s) jointe(s)
     de la tâche :
    Option de pièce jointe
    Indicateur de pièce jointe spécifié sur une facture
    Résultat
    Pièces jointes liées à la facture
    S/O
    Workday inclut toutes les pièces jointes associées à la facture client dans l'e-mail et ignore l'indicateur de pièce jointe que vous avez indiqué sur la facture.
    Sélectionnez cette option si vous générez vos factures à l'aide d'un logiciel tiers.
    Pièces jointes non fournies aux clients
    S/O
    Workday ne fournit aucune pièce jointe directe ou référencée aux clients.
    PDF pour les notifications du processus de gestion d'impression
    • Fournir au client
       est
      défini sur Vrai
    • Imprimer avec facture
       est
      défini sur Vrai
    Inclut toutes les pièces jointes dans le fichier PDF lorsque vous imprimez la facture.
    Pièces jointes fournies aux clients mais non incluses dans l'impression
    et
    PDF pour les notifications du processus de gestion d'impression
    • Fournir au client
       est
      défini sur Vrai
    • Imprimer avec facture
       est
      défini sur Faux
    Imprime toutes les factures dans un fichier PDF et inclut toutes les pièces jointes séparément dans la notification par e-mail pour chaque facture.
    Pièces jointes non fournies aux clients
    et
    PDF pour les notifications du processus de gestion d'impression
    • Fournir au client
       est
      défini sur Vrai
    • Imprimer avec facture
       est
      défini sur Vrai
    • Imprimer avec facture
       est
      défini sur Faux
    Imprime une facture et n'inclut que les pièces jointes dans le fichier PDF obtenu pour lesquelles l'option
    Imprimer avec facture
     est activée.
    Workday envoie les pièces jointes qui n'ont pas l'indicateur séparément dans la notification par e-mail.
    Pièces jointes non fournies aux clients
    et
    PDF pour les notifications du processus de gestion d'impression
    • Fournir au client
       est
      défini sur Faux
    • Imprimer avec facture
       est
      défini sur Faux
    Imprime toutes les factures dans un fichier PDF et inclut les pièces jointes marquées à des fins internes séparément dans la notification par e-mail.
    La sortie de la pièce jointe dépend de l'indicateur que vous spécifiez lors de l'ajout d'une pièce jointe à une facture.
  9. Cliquez sur
    OK
     .