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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-03-14
Créer des ajustements de facture client

Créer des ajustements de facture client

  • Vous devez avoir une facture client active.
  • Configurez le processus de gestion
    Événement de facture client
     et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
  • Sécurité :
    domaine Process: Customer Invoice - Core
     dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
  • (Facultatif) Définir la numérotation unique des factures pour une unité légale. Un code de facture unique vous permet de vous conformer aux exigences comptables internationales. Si vous activez les codes de facture uniques pour les crédits, les débits et les refacturations dans votre environnement client, Workday crée l'ajustement avec un code de facture unique.
Vous pouvez créer un ajustement de facture client pour diminuer ou augmenter le montant dû par un client. Un ajustement est une nouvelle transaction avec son propre numéro de document, qui est distincte de la facture d'origine mais reste associée à celle-ci.
Vous pouvez créer un ajustement et le lettrer sur plusieurs factures à l'aide de la tâche Mettre
à jour des factures clients
 , tant que vous ne sélectionnez pas
l'option Lettrer immédiatement l'ajustement
.
Vous pouvez également copier un ajustement de facture existant en respectant les conditions suivantes :
  • Il n'est associé à aucune attribution.
  • Le client est actif.
Vous pouvez continuer à apporter des modifications au nouvel ajustement de facture tant que vous ne l'avez pas lettré. Vous pouvez copier les champs dans un nouvel ajustement à l'exception des champs suivants :
  • Date d'ajustement
  • Lettrer immédiatement l'ajustement
     (si vous laissez ce champ vide dans l'ajustement initial).
  • Pièces jointes
  • Échéance de facturation
  • Échéancier de facturation
  • Valeurs de remplacement de devise
  • Remarques
  • Factures associées
Si vous ajustez une facture de transaction facturable, vous pouvez uniquement créer un crédit intégral. Vous ne pouvez pas créer d'ajustement de débit ou de crédit partiel.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un ajustement de facture client
     .
    • Si le motif d'ajustement souhaité n'est pas disponible dans l'invite, créez des motifs d'ajustement de facture avec la tâche
      Mettre à jour les motifs d'ajustement des factures
       .
    • Vous pouvez également accéder à la tâche
      Copier un ajustement de facture client
       à partir du menu des actions associées d'un ajustement de facture client existant.
  2. Pour la section
    Informations sur l'ajustement de facture
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Adresse de facturation
    Adresse d'expédition
    Workday affiche ces invites uniquement si vous avez activé les options de facturation et d'expédition dans la tâche
    Modifier les options des comptes clients
     pour l'unité légale de l'ajustement de facture.
    Workday renseigne automatiquement les éléments suivants :
    • L'adresse de facturation lorsque l'adresse principale de l'unité légale est actuellement utilisée pour la facturation.
    • L'adresse d'expédition, lorsque l'adresse principale de l'unité légale est actuellement utilisée pour l'expédition.
    Lorsque vous :
    • Supprimez l'unité légale, Workday masque les invites.
    • Changez l'unité légale, Workday renseigne à nouveau les invites en fonction des nouvelles configurations d'unité légale.
    • Modifiez l'adresse qui s'affiche dans l'invite de l'adresse de facturation ou d'expédition du profil de l'unité légale, Workday renseigne les invites à nouveau en fonction de la nouvelle adresse.
    Client facturé et Client acheteur
    Les valeurs que vous sélectionnez dans ces champs fournissent d'autres informations sur l'ajustement en fonction de la définition du client, comme le code de taxe, les conditions de paiement et le type de paiement.
    Date d'ajustement
    Workday utilise cette date pour imputer l'ajustement à la première période du livre ouverte. Si Workday ne trouve pas de période du livre ouverte, le statut de l'ajustement est défini sur
    Erreur
    .
    Type de facture légale
    Sélectionnez un type de facture réglementaire propre à un pays si vous utilisez des types de facture pour classer vos factures conformément aux exigences des administrations locales.
    Le champ s'affiche uniquement si vous avez configuré une facture légale pour l'unité légale dans un pays spécifique.
    Adresse de facturation
    S'affiche lorsque vous saisissez un client. L'adresse principale définie dans l'onglet
    Adresses et contacts
    Coordonnées
     du profil client est automatiquement renseignée. Si vous ne définissez pas d'adresse principale, ce champ reste vide. Vous pouvez remplacer la valeur par défaut par d'autres options de l'invite, si elles sont disponibles.
    Contact facturation
    Ce champ est renseigné à partir des valeurs par défaut définies dans l'onglet
    Adresses et
    contactsContacts chez le client
     du profil client. Si vous ne définissez pas de contact facturation par défaut, ce champ reste vide. Ces contacts sont les destinataires des e-mails pour les factures clients. Vous pouvez remplacer les valeurs par défaut par d'autres options de l'invite, si elles sont disponibles.
    Client destinataire
    Adresse d'expédition
    S'affiche uniquement si le client facturé a
    des Associations d'adresses de destination
     définies dans l'
    onglet Associations d'adresses
     du profil client.
    Une fois que vous avez sélectionné un client destinataire, l'
    invite Adresse d'expédition
     affiche toutes les adresses d'expédition définies dans le rapport
    Coordonnées
     avec une date d'effet identique ou antérieure à la date du jour.
    Workday utilise l'
    Adresse d'expédition
     avec la règle de taxe du pays de destination pour renseigner automatiquement les informations sur les taxes. Si aucune adresse n'est définie pour l'expédition, l'invite affiche l'adresse principale.
    Cette fonctionnalité ne s'applique pas aux organismes de financement.
    Factures associées
    Sélectionnez la facture client associée à cet ajustement. Pour créditer ou refacturer une facture, Workday affiche à la fois la facture initiale et la facture de refacturation. Utilisez l'aperçu de la facture pour accéder à la facture d'origine et à la facture de refacturation.
    Lettrer immédiatement l'ajustement
    Pour lettrer votre ajustement en bloc sur plusieurs factures, laissez cette option vide.
    À sélectionner si :
    • L'ajustement réduit les montants dus.
    • La facture d'origine utilise la même devise que l'ajustement.
    • Vous utilisez la mise en équilibre par worktag.
    • L'ajustement fait référence à la facture client d'origine.
    Workday applique les montants de crédit de l'ajustement de facture aux lignes correspondantes sur la facture d'origine. Le montant du crédit s'applique uniquement jusqu'au montant de la créance ouverte pour chaque ligne, en faisant correspondre les valeurs de mise en équilibre des worktags dans les deux documents.
  3. Dans la section
    Informations supplémentaires
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Projet facturable
    (Facultatif) Sélectionnez un projet facturable associé à l'unité légale ou au client. Workday renseigne également automatiquement le champ
    Projet facturable
     sur la ligne de facture.
    Si vous laissez ce champ vide, vous pouvez associer une facture à plusieurs projets au niveau des lignes de facture.
    Type de référence
    Sélectionnez un type de référence en fonction des exigences du pays dans lequel vous exercez vos activités.
    Workday affiche ce champ de manière dynamique lorsque l'adresse de l'unité légale et l'adresse de facturation du client se trouvent toutes les deux dans l'un des pays suivants :
    • Boleto Bancário (Brésil)
    • BPPay (Australie)
    • ESR (Suisse)
    • FIK-nummer (Danemark)
    • KID-nummer (Norvège)
    • OCR-nummer (Suède)
    • OGM-VCS (Belgique)
    • Viitenumber (Estonie)
    • Viitenumero (Finlande)
    Numéro de référence
    Lorsque vous sélectionnez un type de référence international, vous devez saisir un
    Numéro de référence
    correspondant.
    Date d'échéance
    Workday calcule automatiquement cette date en fonction de la date de la facture et des conditions de paiement. Vous pouvez remplacer la date en saisissant une nouvelle date dans le champ
    Remplacement de la date d'échéance
     .
    Lien vers le document
    Si vous stockez des pièces justificatives ou des images dans un répertoire externe, saisissez l'URL de cet emplacement. Une fois que vous enregistrez la transaction, Workday affiche l'URL sous la forme d'un hyperlien qui pointe vers l'image. Les approbateurs peuvent référencer ce document avant d'approuver la transaction.
    Workday valide le lien pour garantir qu'il est associé à un schéma d'URI tel que défini par l'administrateur de la sécurité. Ce processus propose une sécurité supplémentaire pour vous aider à éviter les contenus malveillants dans les liens externes.
    Vous pouvez ajouter un URI (Uniform Resource Identifier) valide en sélectionnant
    Customer Invoice Document Link Type
     dans la tâche
    Maintain External Link Validation
     . Si l'emplacement du contenu externe change, vous devez mettre à jour l'URL dans Workday.
  4. Pour la section
    Informations sur les montants
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Devise
    Devise dans laquelle les factures d'ajustement et le paiement sont dus.
    Si vous en avez indiqué une, la valeur par défaut provient de la devise du client. sinon, il s'agit de la devise de l'unité légale. Vous pouvez remplacer la devise par l'une des devises acceptées définies pour le client.
    Code de taxe par défaut
    S'affiche lorsque vous ne configurez pas d'intégration de services fiscaux tiers pour l'unité légale indiquée sur la facture.
    Vous pouvez sélectionner un code de taxe que Workday va renseigner sur les lignes de facture. Vous pouvez également remplacer le code de taxe par défaut que Workday renseigne à partir de votre configuration de taxes et des informations de votre facture.
    Sur les factures sans client destinataire, Workday renseigne automatiquement le code de taxe à partir du client facturé.
    Lorsque vous sélectionnez un client destinataire et une adresse d'expédition, Workday applique le code de taxe de la règle de taxe sur les transactions par défaut pour le pays de destination.
    Vous pouvez configurer des règles d'exception pour remplacer la sélection par défaut pour les unités légales et les clients sur les factures clients.
    Montant de la taxe
    Montant total de la taxe pour la facture client, calculé par Workday ou importé d'une intégration de services fiscaux tiers.
    Nom du fournisseur de services fiscaux
    S'affiche lorsque vous configurez une intégration de services fiscaux tiers avec l'option sans déclaration pour l'unité légale indiquée sur la facture. Voir Concept : intégrations de services fiscaux tiers.
    Montant hors retenue
    Calculé lorsque le
    Code de la taxe retenue à
     la source a pour
    Point de réalisation
    Facture
    .
  5. Pour la grille
    Lignes d'ajustement
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Unité légale
    Si vous activez les transactions intercompagnies, vous pouvez sélectionner plusieurs options.
    Article de vente
    La valeur que vous sélectionnez alimente d'autres données de la ligne à partir de la définition de l'article de vente, telles que le prix unitaire et l'assujettissement aux taxes.
    Workday renseigne automatiquement jusqu'à 5 recommandations d'articles de vente dans le filtre d'invite
    Recommandé
     lorsque vous activez les recommandations de Machine Learning pour
    Article de vente
     dans la tâche
    Mettre à jour les recommandations d'invites de Machine Learning
     .
    Code marchandise
    Pour afficher les options dans cette invite, configurez d'abord les types de code marchandise et ajoutez des codes marchandises. Voir Étapes : créer des codes marchandises.
    Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul code actif par type de code marchandise.
    Prix unitaire
    Si la devise de l'article de vente et de l'ajustement est différente, Workday convertit automatiquement cette valeur dans la devise de l'ajustement.
    Workday utilise le taux de change actuel tel que défini pour le type de taux de change par défaut, qui fait partie de la configuration de l'environnement client.
    Montant total
    Saisissez un nombre positif.
    Pour les articles de vente qui autorisent une tarification en gros, Workday calcule le montant total comme suit : (Prix unitaire x Quantité)/UdM Tarif par quantités de.
    Adresse d'expédition
    Workday affiche cette invite lorsque vous avez activé les options de facturation et d'expédition dans la tâche
    Modifier les options des comptes clients
     pour l'unité légale indiquée sur l'ajustement de facture.
    Workday renseigne automatiquement l'adresse d'expédition lorsque l'adresse principale de l'unité légale indiquée sur la ligne d'ajustement est actuellement utilisée pour l'expédition.
    Lorsque vous :
    • Sélectionnez la même unité légale dans la section
      Informations sur l'ajustement de facture
       et dans
      Lignes d'ajustement
      , Workday renseigne la même adresse d'expédition.
    • Supprimez l'adresse d'expédition de la section
      Informations sur l'ajustement de facture
       , Workday renseigne une invite
      d'Adresse d'expédition
      vide pour chaque nouvelle ligne d'ajustement que vous ajoutez.
    • Retirez l'unité légale de
      la ligne d'ajustement
      , Workday masque l'invite.
    • Changez l'unité légale de la ligne d'ajustement, Workday renseigne à nouveau l'invite en fonction des nouvelles configurations de l'unité légale.
    Client destinataire
    Adresse d'expédition
    Vous pouvez remplacer le client et l'adresse d'expédition par n'importe quelle association d'adresses pour les expéditions que vous configurez dans les
    Associations d'adresses
    pour ce profil client. Si vous configurez la sécurité segmentée, seuls les utilisateurs ayant accès au domaine client peuvent afficher les clients et les adresses d'expédition.
    Si vous faites référence à une
    Ligne de contrat
     sur la ligne de facture, Workday efface le client destinataire et l'adresse de cette ligne.
    Cette fonctionnalité ne s'applique pas aux organismes de financement.
    Assujettissement aux taxes
    Indique si la ligne de facture est taxable ou non. Lorsque vous configurez l'assujettissement aux taxes dans le cadre d'une règle de taxe pour un article de vente, Workday renseigne automatiquement ce champ. Lorsqu'aucun assujettissement aux taxes n'est associé à l'article, Workday applique la règle de taxe pour le pays de destination. Si vous n'avez pas configuré les règles de taxe pour un article de vente et un pays, Workday renseigne automatiquement l'assujettissement aux taxes à partir de l'article de vente ou de la catégorie de produit.
    Lorsque vous activez le fournisseur de services fiscaux tiers pour l'unité légale indiquée sur la facture, Workday renseigne l'assujettissement aux taxes lors de l'exécution de l'intégration.
    Code de taxe
    Workday renseigne la valeur du code de taxe à partir d'un en-tête de facture. Vous pouvez remplacer une valeur manuellement ou en sélectionnant l'un des éléments suivants :
    • Article de vente
       associé à un code de taxe.
    • Client destinataire
       et
      Adresse d'expédition
       sur la ligne de facture. Ces champs s'affichent uniquement si le client à facturer a
      des Associations d'adresses de destination
       configurées dans les
      Associations d'adresses
       du profil client.
    Si vous n'avez pas configuré les
    Associations d'adresses
     ou les règles de taxe sur les transactions pour le pays, Workday renseigne automatiquement le code de taxe à partir du
    champ Client facturé
    .
    Lorsque vous activez le fournisseur de services fiscaux tiers pour l'unité légale indiquée sur la facture, Workday renseigne le code de taxe lors de l'exécution de l'intégration.
    Code de la taxe retenue à la source
    Vous pouvez sélectionner l'un des codes de taxe dont les points de réalisation sont
    Facture
     ou
    Retenue autoliquidée sur facture client
    . Workday renseigne automatiquement ce champ lorsque vous configurez des codes de taxe retenue à la source sur les règles suivantes :
    • Règle de taxe du pays
    • Règle de taxe sur les articles/éléments de frais
    Lorsque vous activez un fournisseur de services fiscaux tiers pour l'unité légale indiquée sur la facture, Workday renseigne le code de la taxe retenue à la source lors de l'exécution de l'intégration.
    Vous ne pouvez pas sélectionner un code de taxe retenue à la source lorsque vous configurez une intégration de services fiscaux tiers avec l'option de non-déclaration pour l'unité légale indiquée sur la facture. Voir Concept : intégrations de services fiscaux tiers.
    Type de date d'exigibilité de la taxe
    Sélectionnez le type de date d'exigibilité de la taxe pour la ligne de facture. Workday a besoin du type de date d'exigibilité de la taxe lorsque vous indiquez un
    Code de taxe sur les transactions
     sur une ligne de facture.
    • Ce champ s'affiche uniquement si vous avez coché la case
      Activer la configuration de la date d'exigibilité des taxes sur les transactions
       dans la tâche
      Modifier la définition de l'environnement client - Finances
       de votre environnement client.
    • Workday renseigne automatiquement le type de date d'exigibilité de la taxe avec
      la valeur du champ Date de la facture/l'ajustement
       et utilise la taxe sur les transactions standard.
    • Lorsque vous cochez la case
      TVA sur les encaissements
       dans la
      tâche Modifier le détail des taxes de l'unité légale
      , Workday :
      • Définit le type de date d'exigibilité de la taxe sur
        Date de paiement
        .
      • Utilise la taxe sur les transactions dans les paiements.
    Date d'exigibilité de la taxe
    Saisissez une date d'exigibilité de la taxe pour déterminer la période fiscale de la transaction.
    Ce champ s'affiche lorsque vous sélectionnez
    la Date de la livraison de biens/prestation de services
     comme type de date d'exigibilité de la taxe.
    Worktags
    Ajoutez des worktags à la ligne de facture pour :
    • Faciliter la recherche.
    • Expliquer clairement son motif.
    • Contribuer au reporting multidimensionnel.
    Les worktags associés sont automatiquement renseignés à partir des données sélectionnées sur la facture. Lorsque des worktags associés de même type existent à la fois sur les articles de vente et les catégories de produit, celui de l'article de vente prévaut car il est plus spécifique. La dernière valeur par défaut d'un type de worktag remplace toute valeur précédente.
  6. (Facultatif) Vérifiez les informations de l'onglet
    Taxe
     .
    L'onglet affiche une grille de taxe sur les transactions qui contient des informations sur les codes de taxe ainsi que les taux de taxe associés. Une grille de taxe retenue à la source s'affiche également si vous avez saisi un code de la taxe retenue à la source dans la ligne d'ajustement. Les champs
    Identification fiscale de l'unité légale
     et
    Identifiant fiscal du client
     s'affichent également dans cet onglet s'ils ont été définis lors de la configuration du client.
  7. (Facultatif) Accédez à l'onglet
    Taux de change
     . Tenez compte des éléments suivants :
    Pour les factures en devises, vous pouvez effectuer des ajustements pour obtenir le taux de change souhaité. Toutes les modifications que vous apportez aux paramètres de l'onglet
    Taux de change
     sont répercutées dans le champ
    Taux de change en vigueur
     . La valeur de ce champ correspond au taux historique utilisé par la comptabilisation de la constatation des revenus pour convertir les montants des échéances dans la devise du livre. Tout remplacement déclenche la sélection de la case
    Modification du taux
     .
    Option Description
    Remplacement du type de taux de change
    Remplacez le type de taux utilisé pour rechercher le taux de change.
    Remplacement de la date du taux de change
    Remplacez la date utilisée pour rechercher le taux de change.
    Remplacement manuel du taux de change
    Saisissez un taux de change pour remplacer le taux de change, ou indiquez un taux lorsqu'un taux par défaut n'est pas disponible.
    Valeurs par défaut
    Cette section affiche le taux de change par défaut défini dans votre environnement client. Sa valeur dépend de la date de la facture.
Workday lance le processus de gestion
Événement de facture client
 .
Si cet ajustement de facture client est une transaction intercompagnies
de type Pour le compte de
 , Workday lance également le processus de gestion
Événement intercompagnies lié à une facture client
 .
Si vous avez créé un avoir, vous pouvez lettrer le montant sur plusieurs factures, y compris sur les factures d'autres clients, dans la tâche
Mettre à jour des factures clients
 . Ne cochez pas la case Lettrer
automatiquement l'ajustement avec la facture
 . Workday empêche les lettrages excessifs d'avoirs.
Une fois l'ajustement de facture terminé :
  • Workday crée des écritures opérationnelles dans la devise de l'unité légale pour les transactions approuvées. Si les devises de la transaction et de l'unité légale sont différentes, Workday convertit les montants.
  • Vous pouvez annuler un ajustement de facture client lorsque :
    • Vous n'avez pas lettré le règlement.
    • Vous avez annulé le règlement lettré.
    • L'ajustement n'est pas inclus dans un remboursement client avec le statut
      Brouillon
       .
  • Lorsqu'un ajustement
    de facture client est associé à un calendrier de constatation des revenus, vous ne pouvez pas accéder à la tâche Annuler un ajustement
     de facture client à partir du menu des actions associées. Pour ce faire, vous devez d'abord annuler le calendrier de constatation de revenus et le calendrier doit avoir le statut
    Brouillon
     .
  • Vous pouvez régler les ajustements de factures impayées par carte de crédit et par prélèvement automatique. Le processus de règlement crée et règle les ajustements facturés. Lorsque le processus est terminé, Workday met à jour les écritures comptables pour chaque paiement.
  • Vous pouvez accéder à la tâche
    Modifier la règle de présentation des factures clients
     et cocher la case Supprimer
    le préfixe d'ajustement
     pour retirer le préfixe codé en dur dans le nom de fichier de l'ajustement de facture imprimé.