Concept : clients

Vous pouvez créer et mettre à jour des clients dans Workday en fonction des besoins de votre entreprise. Les clients peuvent entretenir de multiples relations commerciales avec différentes unités légales. Workday vous permet de définir et de gérer ces relations avec les associations d'adresses pour les expéditions, les clients payeurs ainsi que les hiérarchies et groupes de clients.

Clients simples

Lorsque votre équipe de comptabilité clients est uniquement responsable de la création de profils clients dans votre organisation et qu'elle ne dépend pas de services individuels, vous pouvez créer un profil client complet dans la tâche

Créer un client

et configurer le processus de gestion
Événement client
.

Vous pouvez également créer des clients de base sous forme de worktags et les utiliser dans d'autres transactions opérationnelles. Exemples : factures fournisseurs, notes de frais, projets. Pour convertir un client de base en client avec un profil complet, sélectionnez

Client

Créer un client à partir du worktag client

dans le menu des actions associées d'un profil client.

Si vous ne voulez pas donner accès à la tâche

Créer un client

aux services pour des raisons de sécurité, vous pouvez utiliser l'opération de service web Put Basic Customer
pour créer un profil client de base. Vous devez d'abord configurer le processus de gestion Demande client
pour exécuter le processus d'approbation requis.

Profil client

Dans le profil client, vous pouvez afficher et mettre à jour les informations client de manière centralisée et accéder aux tâches et rapports clients.

Vous pouvez :

Accéder aux transactions récentes et aux rapports associés

Ajouter des coordonnées de contacts chez le client.

Affecter des employés individuels à des rôles pour un client.

Créer et gérer les contrats clients, les factures et les ajustements.

Enregistrer et lettrer des règlements, créer des dépôts et passer des créances en pertes.

Vous pouvez également configurer la façon dont les informations client s'affichent en fonction des besoins de votre entreprise :

Ajoutez des rapports personnalisés qui identifient le Client
comme source de données.

Réorganisez ou supprimez les sous-onglets.

Rôles de l'employé

Pour identifier les employés qui prennent en charge chacun de vos clients, Workday fournit des affectations de rôles. Vous pouvez affecter le rôle client à des postes individuels sur le profil client ou affecter des rôles en masse par poste.

Workday affecte des rôles à des postes, et non à des salariés spécifiques, ce qui est plus pratique pour le processus d'embauche. Lorsque vous mettez fin à l'emploi d'un salarié et que vous embauchez un remplaçant, le nouvel employé hérite automatiquement du rôle défini. Si un client fait partie d'une hiérarchie de clients, l'employé hérite du rôle associé à son poste de la hiérarchie de clients.

Hiérarchies, groupes et catégories de clients

Les hiérarchies de clients vous permettent de créer des relations parent-enfant entre vos clients pour un workflow plus rationalisé. Exemples : vous pouvez lettrer les paiements effectués par une hiérarchie parent sur la facture de l'enfant ou générer un rapport sur tous les clients d'une hiérarchie.

Vous pouvez affecter des clients à des groupes pour simplifier le reporting et la recherche. Vous pouvez ajouter des clients à plusieurs groupes. Exemples : secteur d'activité, régions, commercial ou segment alphabétique, tel que Clients A - L.

Lorsque vous créez des clients, vous leur affectez les catégories appropriées. Vous pouvez utiliser des catégories pour appliquer la comptabilité pour un secteur d'activité donné. Workday utilise à la fois la catégorie de client et la règle d'imputation comptable des créances afin de déterminer le compte approprié pour les transactions. Lorsque vous traitez une transaction, Workday applique la comptabilisation associée à la catégorie de client. Vous ne pouvez pas remplacer les catégories de client pour des transactions individuelles.

Historique des changements du client

Workday consolide une piste d'audit pour les modifications apportées aux enregistrements clients sur une période spécifiée. Vous pouvez accéder au rapport

Historique des changements effectués par un client

pour afficher un journal détaillé des modifications apportées aux dossiers clients, notamment les catégories, les descriptions et les utilisateurs qui ont créé les changements. Les évaluateurs peuvent utiliser ce rapport pour vérifier les modifications et veiller à leur conformité.

Pour accéder au rapport, créez et activez les droits d'accès au domaine Reports: Customer Change History
.