Concept : comptabilisation des locations
La comptabilisation des locations vous permet de constater les dettes liées à la location et les immobilisations de type droit d'utilisation de vos contrats de location. Vous devez enregistrer ces dettes et ces immobilisations dans les états financiers lorsque vous opérez dans les pays ou secteurs suivants :
- Pays qui appliquent les normes comptables U.S. GAAP ou IFRS.
- Secteurs publics qui respectent les normes créées par le GASB (Governmental Accounting Standards Board).
Types de contrat et méthodes de comptabilisation
Workday vous permet de créer des types de contrat de location que vous pouvez utiliser dans un contrat fournisseur pour représenter vos contrats de location. Workday traite les contrats fournisseurs de type location différemment des contrats fournisseurs en générant une écriture de constatation initiale et un calendrier de constatation des charges. Les contrats fournisseurs de type location génèrent également automatiquement une facture fournisseur. La création manuelle des factures est donc supprimée.
Vous pouvez créer trois types de contrat fournisseur de type location :
- Locations financières.
- Locations simples.
- Locations simples à court terme.
Vous pouvez uniquement configurer des contrats d'une durée d'un an ou moins comme contrats de location simple. Les contrats de location à court terme diffèrent des contrats de location classiques en ce sens que vous ne pouvez pas effectuer les opérations suivantes :
- Créer une variante de contrat.
- Générer une écriture de constatation initiale.
- Suivre la location en tant qu'immobilisation.
Lorsque vous créez une location simple, vous devez également sélectionner une méthode de comptabilisation :
Méthode de comptabilisation | Utilisation |
|---|---|
Dotation aux amortissements de l'immobilisation de type droit d'utilisation
| Permet de représenter votre contrat de location simple comme une immobilisation de type droit d'utilisation en cours d'amortissement. Workday traite cette méthode de comptabilisation comme une location financière, ce qui vous oblige à effectuer un suivi et à enregistrer la location en tant qu'immobilisation. Vous pouvez utiliser cette option lorsque votre organisation doit générer des rapports conformes aux normes comptables IFRS ou U.S. GASB. |
Charges d'exploitation de l'immobilisation de type droit d'utilisation
| Permet de représenter les conditions de votre contrat de location simple en tant que charges d'exploitation. Vous pouvez utiliser cette option lorsque votre organisation doit générer des rapports conformes aux normes U.S. GAAP. |
Charges liées à l'amortissement linéaire
| Permet de représenter les conditions de votre contrat de location simple selon les anciennes normes comptables. Ne génère pas d'écriture de constatation initiale. Vous pouvez utiliser cette option lorsque votre organisation a besoin de fournir des rapports rétrospectifs. |
Comptabilisation de la constatation des charges
Après avoir approuvé un contrat fournisseur de type location, vous devez créer une comptabilisation de la constatation des charges pour générer des écritures. Vous pouvez créer une comptabilisation de la constatation des charges à partir des éléments suivants :
- Action associéeCréer la comptabilisation de la constatation des chargessur une échéance de constatation des charges.
- TâcheCréer la comptabilisation de la constatation des charges.
- TâchePlanifier la comptabilisation de la constatation des charges.
Variantes de contrat fournisseur de type location
Vous pouvez créer ce type de contrat à partir de vos contrats de location simple afin de générer des états financiers conformes aux normes comptables actuelles et précédentes des contrats de location.
Vous ne pouvez pas modifier directement les variantes de contrat fournisseur de type location. Toutefois, lorsque vous modifiez un contrat fournisseur de type location d'origine, vous pouvez mettre à jour le taux d'intérêt d'une variante de contrat. Vous pouvez mettre à jour le taux d'intérêt uniquement lorsque la variante de contrat n'utilise pas la méthode de comptabilisation des charges liées à l'amortissement linéaire.
Avenants
Vous pouvez créer des avenants aux contrats fournisseurs de type location financière ou simple pour en modifier les conditions. Vous ne pouvez pas créer d'avenant pour les contrats fournisseurs de type location simple à court terme. Vous devez alors indiquer l'un des types d'avenant suivants :
- Prolongation du contrat de location
- Modification de paiement non liée à l'IPC
- Modification du worktag
Avant de pouvoir créer un avenant, vous devez remplir les conditions suivantes sur votre contrat :
- Approuver le contrat initial et les variantes de contrat associées.
- Recevoir toutes les lignes de contrat avec des immobilisations en cours d'amortissement.
- Enregistrer toutes les lignes de contrat avec des immobilisations en cours d'amortissement.
- Vérifier que l'écriture de constatation initiale a le statutImputé.