Éléments de définition : opérations intercompagnies directes

Les transactions intercompagnies directes constituent une structure de comptabilité générale qui permet les transactions entre les différentes entités d'une organisation.

La fonctionnalité Transaction intercompagnies directe génère automatiquement les éléments suivants :

Factures fournisseurs émises à l'attention de clients.
Encaissements intercompagnies pour régler des factures clients lorsque vous réglez des factures fournisseurs.

Lorsque vous définissez votre environnement client pour enregistrer des activités intercompagnies directes, votre organisation peut générer automatiquement les activités suivantes avec une autre entité :

Cessions et saisies sur salaire
Comptes fournisseurs
Comptes clients

Utilisez des transactions intercompagnies directes lorsque les documents source doivent satisfaire aux exigences légales [legal or]. Exemples : vous saisissez des transactions pour une unité légale basée dans un autre pays ou lorsqu'il existe une obligation en matière de déclaration fiscale.

Utilisez une transaction intercompagnies directe pour :

Enregistrer les transactions comptables entre au moins deux filiales ou unités légales internationales au sein de votre organisation.
Acheter des biens ou des services auprès d'une autre unité légale de votre organisation.

Utilisez une transaction intercompagnies directe pour enregistrer des transactions pour des opérations telles que :

Factures clients.
Ajustements de facture client.
Factures fournisseurs.
Ajustements de facture fournisseur.
Paiements intercompagnies.

Questions	Éléments à prendre en compte
Comment voulez-vous gérer les filiales ou les unités légales multinationales ?	Si vous avez des filiales ou des agences multinationales qui effectuent des transactions entre elles, veillez à configurer des profils intercompagnies. Les profils intercompagnies vous permettent d'enregistrer et de traiter ces transactions intercompagnies.
Avez-vous besoin de fournir des documents source à des fins d'obligation légale ?	Les transactions pour le compte d'une autre unité légale ne génèrent pas de documents source. Avant de configurer les transactions intercompagnies, déterminez si vous avez besoin de définir des transactions intercompagnies directes.
Quels types de transactions vos filiales effectuent-elles normalement entre elles ?	Les transactions effectuées entre plusieurs unités légales d'une même organisation déterminent si vous devez configurer Workday pour une transaction intercompagnies directe ou pour le compte d'autrui. Lorsque vous devez représenter des transactions dans lesquelles les unités légales exercent leurs activités en tant que fournisseur et client, configurez une transaction intercompagnies directe. Lorsqu'une unité légale traite les paiements et les factures à la place de l'unité légale qui fournit les biens et services aux clients, configurez une transaction intercompagnies pour le compte d'autrui. Lorsque les deux relations intercompagnies s'appliquent à votre cas, configurez les deux.
Comment vos unités légales utilisent-elles vos plans de comptes ?	Vous pouvez créer une relation intercompagnies entre deux unités légales uniquement lorsque ces unités légales utilisent le même plan de comptes. Avant de configurer vos profils intercompagnies, assurez-vous que les unités légales utilisent les plans de comptes appropriés.
Comment traitez-vous et réglez-vous vos transactions intercompagnies ?	Pour régler vos transactions intercompagnies, vous devez configurer les options suivantes dans la tâche Modifier le profil intercompagnies d'une unité légale  : Type de paiement par défaut Initiation de transactions intercompagnies autorisée Types de paiement Si vous voulez enregistrer automatiquement des encaissements intercompagnies, cochez la case Enregistrer un encaissement intercompagnies . Lorsque vous n'enregistrez pas automatiquement les encaissements, vous devez créer des encaissements manuels à utiliser dans vos lots de règlements à l'aide de la tâche Enregistrer un encaissement intercompagnies .
Comment configurez-vous vos affectations de rôles de sécurité ?	Workday utilise la configuration de sécurité de l'unité légale à l'origine de la transaction pour déterminer qui peut consulter la transaction intercompagnies. Exemple : l'unité légale qui crée la facture client détermine les conditions de sécurité relatives à l'accès et au traitement de la transaction intercompagnies. Lorsque votre unité légale opère en tant que fournisseur, Workday utilise la configuration de sécurité du client sur la transaction d'origine pour déterminer les personnes autorisées à consulter la transaction intercompagnies. Pensez à définir les affectations de rôles de votre hiérarchie d'unités légales pour répondre à vos besoins de sécurité si des utilisateurs doivent accéder aux deux côtés de la transaction intercompagnies.
Avez-vous activé le partitionnement par unité légale ou par centre de coûts ?	Vérifiez qu'il n'y a pas de problème avec les combinaisons lorsque vous saisissez des transactions entre les unités légales. Assurez-vous également que les worktags se transmettent d'une unité légale à l'autre. Si certains centres de coûts existent côté client, mais pas côté fournisseur, vous pouvez activer l'étape Réviser sur la facture fournisseur pour identifier et résoudre le problème.
Combien d'articles d'achat et de vente allez-vous utiliser pour mapper les catégories de produit et de dépense ?	Tenez compte des points suivants : La maintenance nécessaire lorsque vous utilisez des articles de vente et d'achat. Comment le mappage des articles dans différentes combinaisons utilisant différents worktags par défaut sur les factures fournisseurs et clients affectera-t-il la performance ?
Avez-vous plusieurs catégories de dépense intercompagnies mappées à une seule catégorie de produit intercompagnies, ou plusieurs catégories de produit mappées à une seule catégorie de dépense ?	Effectuez l'une des actions suivantes : Augmentez le nombre de catégories de produit ou de dépense intercompagnies pour créer une relation de un à un. Créez plusieurs articles de vente qui sont mappés à la seule catégorie de produit intercompagnies. Mappez ensuite chacun des articles de vente à un article d'achat dans une relation de 1 à 1. Chaque article d'achat est ensuite mappé à la catégorie de dépense appropriée.

Fonctionnalité	Éléments à prendre en compte
Règles d'imputation comptable	Configurez des règles d'imputation comptable distinctes Comptes fournisseurs intercompagnies et Comptes clients intercompagnies si vous voulez régler des transactions intercompagnies. Des règles d'imputation distinctes permettent à Workday de créer les comptes fournisseurs et les comptes clients nécessaires pour exécuter le processus de règlement. Si vous configurez à la fois les transactions intercompagnies directes et pour le compte d'une autre unité légale, pensez à configurer une dimension Transaction intercompagnies directe dans les règles d'imputation comptable Comptes fournisseurs intercompagnies et Comptes clients intercompagnies . L'ajout de la dimension vous permet de répartir les règles d'imputation comptable que vous utilisez pour les transactions intercompagnies directes ou pour le compte d'une autre unité légale. Selon les types de transaction que vous utilisez, il vous faut peut-être également configurer des règles d'imputation comptable supplémentaires. Les règles d'imputation courantes incluent : Trésorerie Dépenses Produits Taxe sur les transactions Si vous ne voulez pas imputer de transactions intercompagnies à Trésorerie , vous pouvez configurer un compte bancaire temporaire pour enregistrer les coûts. Pensez à configurer le compte bancaire temporaire si vous souhaitez réacheminer les transactions de règlement du pseudo compte vers un autre compte.
Calendriers comptables	Utilisez un calendrier comptable partagé pour les unités légales configurées pour les transactions intercompagnies. Le calendrier comptable partagé peut être un calendrier secondaire ou principal. Le partage d'un calendrier comptable réduit le risque de création de transactions erronées à éliminer à l'aide d'une consolidation.
Worktags d'unité légale affiliée intercompagnies	Activez les worktags d'unité légale affiliée intercompagnies sur les factures clients et fournisseurs pour faciliter l'identification des unités légales débitrices et créancières dans les transactions intercompagnies. L'identification de ces worktags permet à Workday d'éliminer les écritures dans les états financiers consolidés. Workday vous recommande également de configurer vos règles d'imputation comptable pour utiliser les worktags d'unité légale affiliée intercompagnies appropriés comme worktags obtenus. Vérifiez qu'avec votre configuration une unité légale ne crée pas de transactions intercompagnies avec elle-même.
Automatiser les transactions intercompagnies directes	Automatiser certaines parties du traitement des factures pour les transactions intercompagnies directes. Vous pouvez configurer le processus de gestion Événement de facture client pour générer automatiquement des factures fournisseurs à partir des factures clients lors de l'approbation du processus de gestion. Vous pouvez également activer l'ajout automatique de ces éléments de facture lorsque vous configurez vos relations avec le client et le fournisseur dans la tâche Mettre à jour les unités légales opérant comme clients ou fournisseurs . L'ajout automatique d'éléments de facture limite la saisie manuelle et améliore la documentation. Lorsque vous automatisez certaines parties du traitement des factures, ajoutez une étape Réviser une facture fournisseur à votre processus de gestion Événement lié aux factures fournisseurs . L'étape de révision vous permet de garantir l'exactitude du traitement automatique.
Validations personnalisées	Créer des validations personnalisées pour guider la création et le traitement des transactions intercompagnies directes. Certaines validations que nous recommandons : Exiger que les worktags soient inclus à la fois sur les factures clients et fournisseurs. Vérifiez que l'utilisateur a ajouté des unités légales affiliées intercompagnies sur les lignes de facture pour les règles d'élimination. Confirmez que l'unité légale affiliée intercompagnies est renseignée suivant que l'unité légale est le client ou le fournisseur de la transaction. Exiger l'assujettissement aux taxes, les codes de taxe et les options de taxe sur les factures clients et fournisseurs. Ajoutez des restrictions sur les transactions intercompagnies en fonction des paramètres du profil intercompagnies.

Avant de créer des transactions intercompagnies, vous devez :Créer des profils intercompagnies pour toutes les unités légales affiliées intercompagnies dans la tâche

Modifier le profil intercompagnies d'une unité légale

. Configurer des règles d'imputation comptable pour les comptes fournisseurs et les comptes clients intercompagnies. Créer des clients et des fournisseurs en fonction des unités légales de votre organisation. Ces clients et fournisseurs doivent refléter les relations intercompagnies au sein de votre organisation pour le lancement et le traitement des transactions intercompagnies directes. Configurez le mappage 1-à-1 pour :

Articles d'achat et articles de vente.
Catégories de produit et catégories de dépense.

Vous pouvez uniquement sélectionner des configurations mappées (des catégories de produit à des catégories de dépense ou des articles de vente à des articles d'achat) dans une transaction intercompagnies.

Avant de configurer les transactions intercompagnies directes, tenez compte du fait que seuls les ajustements de factures intercompagnies directes peuvent être traités automatiquement.

Vous ne pouvez pas créer manuellement un ajustement de facture fournisseur sur un ajustement de facture client.

Aucun impact. Les configurations intercompagnies de la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

s'appliquent uniquement aux transactions intercompagnies pour le compte d'une autre unité légale.

Pour créer des opérations intercompagnies pour une autre unité légale, vous devez configurer des rôles de sécurité pour les opérations sur l'autre unité légale. Exemple : si vous appartenez à l'unité légale A et que vous voulez créer une opération intercompagnies pour l'unité légale B, vous devez bénéficier d'un rôle de sécurité qui vous permette de créer également l'opération pour l'unité légale B.

Domaines	Éléments à prendre en compte
Set Up: Company Accounting dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Créez des profils intercompagnies. Vous avez besoin de profils intercompagnies pour créer des transactions intercompagnies.
Set Up: Accounting Rules dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Définissez des règles d'imputation comptable. Vous avez besoin de règles d'imputation comptable distinctes pour vos comptes fournisseurs et comptes clients intercompagnies lorsque vous souhaitez régler des soldes intercompagnies.

Lorsque vous devez lancer des transactions intercompagnies directes, configurez les processus de gestion

Événement de facture client

et

Événement lié aux factures fournisseurs

. Celles-ci vous permettent de créer des transactions intercompagnies directes sur les factures clients et fournisseurs. Ajoutez le service

Lancer la création d'une facture fournisseur ou d'un ajustement

au processus de gestion

Événement de facture client

pour créer automatiquement des factures fournisseurs à partir de factures clients.

Si votre unité légale doit traiter et régler des transactions intercompagnies directes, configurez le processus de gestion

Événement de lot de règlements

.

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Rapport sur les écritures intercompagnies non équilibrées	Identifiez et résolvez les problèmes d'écritures intercompagnies non équilibrées.
Rapport sur les éliminations intercompagnies non équilibrées	Utilisez ce rapport pour rapprocher : Les comptes intercompagnies dans une règle d'élimination. Les écarts avec le compte d'attente dans le rapport Balance consolidée. Le rapport est exécuté par défaut pour toutes les règles d'élimination mais vous pouvez choisir de l'exécuter pour une règle spécifique.
Rapprochement des comptes fournisseurs et des comptes clients intercompagnies	Recherchez et révisez les montants non équilibrés des lignes d'écriture imputées dans les livres d'unité légale affiliée intercompagnies qui subsistent à la fin de la période. Cela permet d'identifier et de rapprocher toutes les pièces intercompagnies pour chaque unité légale affiliée intercompagnies, y compris les transactions rapprochées et non rapprochées.
Espace de travail intercompagnies	Passez en revue les opérations intercompagnies, y compris les lignes d'écriture en cours, les encaissements non enregistrés et les lots de règlements. Permet de rechercher les montants non soldés dus à une unité légale affiliée intercompagnies.
Transactions intercompagnies à payer	Recherchez et révisez les informations détaillées sur les transactions intercompagnies à payer.

Services web	Éléments à prendre en compte
Get Account Posting Rule Sets	Récupère des informations détaillées sur les ensembles de règles d'imputation comptable configurés.
Get Intercompany Profiles	Récupère des informations détaillées sur les profils intercompagnies configurés. Permet d'afficher des informations détaillées sur plusieurs profils intercompagnies.
Put Account Posting Rule Set	Crée ou configure des ensembles de règles d'imputation comptable. Permet de définir plusieurs ensembles de règles d'imputation comptable à la fois.
Put Intercompany Profile	Crée des profils intercompagnies. Permet de définir plusieurs profils intercompagnies à la fois.

Vous pouvez utiliser des transactions intercompagnies directes avec les factures clients et fournisseurs dans Workday. Elle étend les fonctionnalités existantes en vous permettant de générer des opérations sur les comptes d'autres unités légales. Le profil intercompagnies que vous configurez autorise de nombreuses opérations intercompagnies dans Workday.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.