Étapes : créer des factures pour les transactions d'attribution à coûts remboursables

Créez une attribution avec un échéancier de facturation et des lignes de transaction de coûts remboursables.

Effectuez une dépense en lien avec l'attribution et finalisez les transactions de dépense.

Vous pouvez créer des factures pour facturer à vos organismes de financement les transactions à coûts remboursables relatives à vos attributions. Vous pouvez rechercher les lignes de transaction prêtes à être facturées par unité légale, organisme de financement à facturer, date de transaction ou attribution, puis :

Créer des factures manuellement en sélectionnant des lignes de transaction individuelles et en indiquant une date de facture.

Planifier la création de factures à coûts remboursables pour automatiser le processus de facturation.

Workday crée une facture d'organisme de financement pour chaque échéancier de facturation de l'attribution.

Vous pouvez uniquement créer des factures pour des transactions prêtes à être facturées. Lorsque vous souhaitez créer des factures pour certaines transactions de dépense mais pas toutes pour la même période, vous pouvez d'abord accéder à la tâche

Mettre à jour le statut de facturation des transactions d'attribution à coûts remboursables

pour bloquer les transactions que vous ne voulez pas facturer
avant de créer la tâche Factures. Vous pouvez créer des factures pour les transactions non facturées ultérieurement lorsque vous faites passer leur statut de facturation à Prêt à facturer
.

Configurez les worktags pour les transactions.

Ajoutez une Classe d'objets
comme type de worktag sur les factures clients pour facturer les transactions à coûts remboursables.

Pour créer des factures manuellement, accédez à la tâche

Créer des factures pour des transactions d'attribution à coûts remboursables

Indiquez les critères de recherche.

Cliquez sur

Rechercher

Dans la section

Résultat pour la facture client

, sélectionnez une date de facture ainsi que les dates de début
et de fin
que vous souhaitez imprimer sur l'en-tête de la facture client. Lorsque vous sélectionnez des dates de budget dans les critères de recherche, Workday renseigne ces dates de facture client avec les dates de budget. Exemple : pour imprimer une facture pour le mois de décembre, sélectionnez 1er décembre
dans le champ

Date de facture à partir du

et 31 décembre
dans le champ

Date de facture jusqu'au

Dans la liste des lignes de transaction prêtes à facturer, sélectionnez les factures que vous souhaitez créer.

Sécurité : domaine Process: Billing
dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.

Pour planifier la création des factures, accédez à la tâche

Planifier la création de factures pour des transactions d'attribution à coûts remboursables

Sélectionner les dates sur la facture et les critères de recherche en fonction de la date du jour. Par exemple, si la date du jour est le 28/10/2024 :

Invite	Date
Premier jour de l'année en cours	2024-01-01
Premier jour du cycle annuel précédent	2023-10-01
Premier jour du cycle bimensuel précédent	2024-08-01
Premier jour du cycle trimestriel précédent	2024-07-01
Premier jour du cycle semestriel précédent	2024-04-01
Dernier jour du cycle annuel précédent	2024-09-30
Dernier jour du cycle bimensuel précédent	2024-09-30
Dernier jour du cycle trimestriel précédent	2024-09-30
Dernier jour du cycle semestriel précédent	2024-09-30

Sécurité : domaine Process: Award Billing
dans le domaine fonctionnel Grants Management.

Workday crée les factures et la comptabilisation correspondante pour les lignes de transaction de coûts remboursables.

Pour les attributions multi-entités, Workday regroupe les lignes de transaction de coûts remboursables par worktag et unité légale de la ligne d'attribution sur les factures. Workday génère des écritures intercompagnies entre l'unité légale indiquée dans l'en-tête de l'attribution et l'unité légale de la ligne d'attribution. Les écritures comptables intercompagnies incluent également les écritures Due To
et Due From
.