Éléments de définition : rapprochement des comptes dans la comptabilité fournisseurs et la comptabilité fournisseurs
Cette thème peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation du rapprochement des comptes dans Adaptive Planning et Consolidation. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Le rapprochement de comptes est une solution complète de bout en bout qui compare deux ensembles d'enregistrements financiers afin de s'assurer qu'ils sont précis et cohérents. Le rapprochement de comptes contribue à multidevise, ce qui vous permet de convertir les montants en plusieurs devises de transaction ou de livre dans une devise spécifiée pour le rapprochement.
Avantages pour l'entreprise
Cette fonctionnalité vous permet d'identifier et de résoudre rapidement et facilement les écarts dans les enregistrements financiers lors de la clôture mensuelle, ce qui vous permet de garantir que vos données financières sont correctes et fiables.
Vous pouvez :
- Simplifier les opérations en surveillant l'avancement et en hiérarchisant le travail de manière efficace.
- Gagnez du temps en accédant à toutes les informations et actions obligatoire depuis un seul et même site.
- Réduire les tâches manuelles grâce à une vérification de la couverture du rapprochement qui vérifie que tous les comptes sont inclus.
- Gérez facilement les pièces à rapprocher, notamment le rapprochement automatique des pièces en attente sur la période suivante et le suivi de l'ancienneté des pièces.
- Comprendre rapidement le contexte des rapprochements grâce à l'historique des commentaires et à une piste d'audit complète.
- Donnez à vos équipes la option de certifier les rapprochements manuellement ou automatiquement.
- Gérer les risques et mettre à jour le processus de rapprochement de vos comptes via des rapports détaillés.
Cas d'utilisation
Les administrateurs système peuvent :
- Contrôlez l'accès aux tâches et rapports de rapprochement des comptes.
- Définissez des groupes de préparation et approbateur .
- Définissez des définitions de rapprochement de comptes et affectez des utilisateurs à des rôles dans ces définitions.
- Définir la certification automatique pour les rapprochements qui ne sont pas démarrés, n'ont aucune activité dans la période en cours de rapproché et n'ont aucune pièce à rapprocher ni aucun solde de référence.
Les comptables peuvent :
- Afficher les rapprochements de comptes auxquels ils ont été affectés par un administrateur système.
- S'affecter aux rapprochements en tant que préparateur.
- Préparez les rapprochements en ajoutant des soldes de référence et des pièces à rapprocher.
- Envoyer les rapprochements pour la attestation/certificat.
Les responsables et les contrôleurs comptables peuvent :
- Afficher les rapprochements de comptes auxquels ils ont été affectés par un administrateur système.
- Certifier ou renvoyer des rapprochements.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels critères voulez-vous utiliser pour définir vos définitions de rapprochement de comptes ? | Une définition de rapprochement de comptes indique les soldes à rapprocher.
Vous pouvez définir des définitions de rapprochement des comptes par unité légale livre ou hiérarchie, comptes et regroupements de compte , journal, worktag, note du risque et fréquence. Dans chaque définition de rapprochement de comptes, vous affectez également des utilisateurs aux rôles de préparateur et approbateur pour les rapprochements créés à partir de la définition. |
Dans quelle devise voulez-vous effectuer le rapprochement? | Vous pouvez effectuer des rapprochements dans la devise de transaction, la devise du livre et la devise de rapprochement de votre choix. Vous sélectionnez une devise de rapprochement dans chaque définition de rapprochement de comptes.
Vous ne pouvez pas effectuer le rapprochement dans une devise du livre secondaire. |
Qui sera responsable du rapprochement des comptes ? | Workday recommande aux administrateurs système de finaliser la configuration initiale.
Vous pouvez permettre à d'autres utilisateurs, tels que les responsables comptables, de gérer affectation de rôle sur les rapprochements pour les unités légales et les hiérarchies auxquelles ils ont accès. Pour ce faire, accordez-leur un accès uniquement en mode Afficher au domaine Set Up: Account Reconciliation dans le domaine fonctionnel Financial Accounting via des rôles dans les unités légales ou les hiérarchies, puis ajoutez-les à la colonne Affecté/révisé par les groupes de sécurité pour le rôle dans la tâche Mettre à jour les rôles affectables. tâche.Ils pourront affecter des utilisateurs à des rôles dans les définitions de rapprochement de comptes pour les unités légales ou les hiérarchies auxquelles ces utilisateurs ont accès. |
Qui sera responsable de la préparation et de l'approbation des rapprochements de comptes ? | Vous pouvez définir et affecter des utilisateurs aux rôles suivants :
Les utilisateurs que vous affectez à ces rôles peuvent être responsables de la préparation et de l'approbation des rapprochements de comptes créés à partir d'une définition de rapprochement de comptes particulière. Ces rôles sont associés à des définitions de rapprochement de comptes individuelles plutôt qu'à des unités légales ou des hiérarchies unité légale . Par résultat, les utilisateurs affectés à ces rôles peuvent afficher les informations de rapprochement provenant des unités légales auxquelles ils n'ont pas accès lorsque ces unités légales sont indiquées dans la définition du rapprochement des comptes. |
De quel droit d'accès aux rapports vos préparateurs et approbateurs prévus disposent-ils ? | Dans la section Synthèse du rapprochement d'un rapprochement de comptes, les préparateurs et les approbateurs peuvent afficher les écritures sous-jacentes en explorant le solde du livre pour accéder au rapport Balance de chaque unité légale légale sur le rapprochement.
Pour accéder à ce rapport, les utilisateurs doivent avoir accès aux éléments suivants :
Si un utilisateur ne dispose pas de cet accès, il peut explorer (en détail) les soldes du livre pour afficher une détail par unité légale, mais Workday n'affiche pas de associer vers le rapport Balance . |
Quelles actions les approbateurs peuvent-ils effectuer sur les rapprochements de comptes ? | Les approbateurs peuvent renvoyer, commenter et certifier les rapprochements.
Les domaines Process: Account Reconciliation - Reconciliation Items et Process: Account Reconciliation - Supporting Balances contrôlent si les utilisateurs peuvent afficher ou modifier les pièces à rapprocher et les soldes justificatifs. Assurez-vous que votre rôle Approbateur du rapprochement des comptes dispose d'un accès Afficher uniquement aux rapports et aux tâches dans ces domaines. Cela empêche les approbateurs de modifier les rapprochements et conserve les contrôles internes. |
Quels calendriers comptables sont utilisés par les unités légales de vos hiérarchies unité légale ? | Le rapprochement de comptes ne prend pas en charge les hiérarchies unité légale qui contiennent des unités légales avec des calendriers comptables principaux différents. Vous ne pouvez pas sélectionner ces hiérarchies unité légale lorsque vous définissez une définition de rapprochement des comptes.
Lorsque vous utilisez une hiérarchie d'unités légales dans une définition de rapprochement de comptes, assurez-vous de ne pas ajouter ultérieurement une unité légale à la hiérarchie qui utilise un autre calendrier comptable principal . |
À quelle fréquence voulez-vous modifier/changer les définitions du rapprochement des comptes ? | Après avoir créé des rapprochements pour une période à l'aide d'une définition, les seuls paramètres que vous pouvez modifier/changer dans la définition sont les affectations de rôle et la règle de certification automatique. Pour modifier/changer d'autres paramètres, vous pouvez :
|
Comment suivre l'ancienneté des pièces à rapprocher ? | Workday affiche l'ancienneté des pièces à rapprocher dans une fourchette de dates, par exemple entre 1 et 30 jours, ou entre 30 et 60 jours.
Workday calcule l'âge comme le nombre de jours entre la date de la pièce à rapprocher et la première des dates suivantes :
|
Recommandations
Si vous migrez partiellement vers le rapprochement des comptes et que vous n'avez pas inclus tous les comptes dans vos définitions de rapprochement , nous vous recommandons de faire une copie du rapport standard
Vérification de la couverture des définitions de rapprochement
et d'ajouter un filtre pour exclure les comptes.Lorsque vous exécutez le rapport personnalisé, utilisez ce filtre pour exclure les comptes que vous ne souhaitez pas rapprocher à l'aide de la fonctionnalité de rapprochement de comptes.
Si vous utilisez actuellement la certification des comptes de base , pour profiter au maximum de vos avantages et pour simplifier votre reporting financier, nous vous recommandons de ne pas utiliser simultanément la certification des comptes et le rapprochement de base.
Si vous choisissez d'adopter une approche par étapes tout en continuant d'utiliser la certification des comptes, notez que vous ne recevrez pas d'aperçu global de votre statut de rapprochement de fin de mois dans le
hub Rapprochement des comptes
.Lorsque vous accédez pour la première fois aux tâches de rapprochement des comptes, nous vous recommandons de figer, de redimensionner, de réorganiser et de masquer les colonnes dans les différentes grilles pour afficher les informations les plus importantes pour vous, de la manière qui correspond à vos préférences.
Vous pouvez personnaliser les éléments suivants :
- La grilleRapprochementsdans l'ongletAperçuduHub Rapprochement des comptes.
- GrillesPièces à rapprocheretSoldes de référencedans le rapportVue de l'espace de travail de rapprochement.
Pour garantir une performance continue, nous vous recommandons de ne pas dépasser 5 000 pièces à rapprocher ou soldes de référence pour chaque rapprochement.
Actions requises
Aucun impact.
Limites
Le rapprochement de comptes n'est pas pris en charge pour la devise du livre secondaire. Workday contribue à le rapprochement pour le livre principal uniquement.
Actuellement, Workday ne fournit aucune piste d'audit pour le processus de gestion
Événement lié à une période de rapprochement
dans le rapport View Reconciliation Workspace
. À la place, vous pouvez consulter la piste d'audit via le rapport Rechercher des événements
(sécurisé via le domaine Business Process Administration
dans le domaine fonctionnel System).Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaine | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Account Reconciliation dans le domaine fonctionnel Financial Accounting. | Permet aux utilisateurs d'accéder aux tâches de définition des définitions de rapprochement des comptes. Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent afficher toutes les définitions de rapprochement des comptes.
Vous pouvez ajouter les types de groupe de sécurité suivants au domaine:
|
Process: Account Reconciliation - Run Period dans le domaine fonctionnel Financial Accounting. | Permet aux utilisateurs d'accéder aux tâches de création de rapprochements de comptes. |
Process: Account Reconciliation dans le domaine fonctionnel Financial Accounting. | Permet aux utilisateurs d'accéder aux tâches et aux rapports d'affichage et de gestion des rapprochements de comptes.
Ce domaine comporte 5 sous-domaines :
|
Process: Automatic Certification for Account Reconciliation dans le domaine fonctionnel Financial Accounting. | Permet aux utilisateurs de configurer Workday pour certifier automatiquement les rapprochements de comptes sans mouvements dans la période en cours de rapproché. |
Domaine Reports: Financial Accounting dans le domaine fonctionnel Financial Accounting. | Permet aux utilisateurs d'accéder au rapport Balance .
Les préparateurs et les approbateurs de rapprochement de comptes ayant accès à ce domaine peuvent explorer (en détail) les soldes des rapprochements et afficher les écritures sous-jacentes des unités légales et des comptes auxquels ils ont accès. |
Processus de gestion
Vous définissez le processus de gestion
Événement lié à une période de rapprochement
pour gérer les approbations des rapprochements. Lorsque les approbateurs recevoir un rapprochement, ils peuvent l'approuver ou le renvoyer au préparateur. Le processus de gestion contribue à le routage avancé et la délégation. Voir :
Pour ajouter plusieurs approbations, ajoutez au moins deux étapes
d'approbation
dans l'ordre obligatoire .Lorsque plusieurs approbateur sont affectés au rapprochement, vous ne pouvez pas affecter un approbateur particulier à des étapes
d'approbation
spécifiques, mais vous pouvez configurer le processus de gestion de manière à nécessiter un autre approbateur pour les approbations suivantes.Ce processus de gestion ne prend actuellement pas en charge l'approbation conditionnelle.
Nous vous recommandons de définir le processus de gestion pour afficher les tâches de rapprochement de comptes via le
hub Rapprochement des comptes
uniquement.Si vous choisissez de conserver les notifications de la boîte de réception , Workday fournit un associer entre l' élément de la boîte de réception et l'espace de travail de rapprochement afin de faciliter la navigation.
Reporting
Objet de reporting | Nom | Description |
|---|---|---|
Rapport avancé | Vérification de la couverture des définitions de rapprochement
| Ce rapport avancé permet aux administrateurs financiers et aux responsables comptables de déterminer si les lignes d'écritures de l'exercice en cours sont couvertes par une définition de rapprochement des comptes. Ce rapport utilise la source de données du rapport Vérification de la couverture des définitions de rapprochement .
Invites obligatoires : Plan de comptes , Unité légale/Hiérarchie d'unités légales , Période . |
Rapport de recherche | Rechercher des événements
| Ce rapport de recherche permet aux utilisateurs d'accéder aux pistes d'audit du processus de gestion Événement lié à une période de rapprochement . |
source de données de la vue d'entreprise | Vue d'entreprise pour le rapprochement des comptes - pièces à rapprocher
| Fournit une vision complète du rapprochement des pièces et des définitions de rapprochement de comptes.
Permet aux utilisateurs d'afficher des informations sur les pièces à rapprocher dans les rapprochements de comptes et la définition de rapprochement de comptes à partir de laquelle chaque rapprochement a été créé. Renvoie uniquement les données auxquelles l'utilisateur a accès. Inclut unité légale compte, le type d'élément, les montants, l'ancienneté de l'élément et d'autres données telles que les commentaires et les pièces jointes. La granularité la plus basse pour chaque ligne de données est une pièce à rapprocher dans un rapprochement. Lorsque vous créez des rapports personnalisés à l'aide de cette source de données de vue d'entreprise , nous vous recommandons de désélectionner la case à cocher Optimisé pour les performances de manière à pouvoir filtre et invite tous les champs de rapport de la vue d'entreprise.Pour plus d'informations, voir :
|
source de données de la vue d'entreprise | Vue d'entreprise des soldes de référence pour le rapprochement des comptes
| Fournit une vision complète des soldes justificatifs et des définitions de rapprochement des comptes.
Permet aux utilisateurs d'afficher des informations sur les soldes de prise en charge dans les rapprochements de comptes et la définition de rapprochement de comptes à partir de laquelle chaque rapprochement a été créé. Renvoie uniquement les données auxquelles l'utilisateur a accès. Inclut unité légale compte, le montant, la date du solde et d'autres données telles que les commentaires et les pièces jointes. La granularité la plus basse pour chaque ligne de données est un solde de référence dans un rapprochement. |
source de données du rapport | Vérification de la couverture des définitions de rapprochement
| Accède à la vérification de la couverture des définitions de rapprochement en tant objet de gestion principal et renvoie 1 ligne pour chaque combinaison incluant unité légale compte, code norme et worktags sur les lignes d'écriture qui ne correspondent pas à la combinaison d'une définition de rapprochement des comptes. Évalue uniquement les lignes d'écritures depuis le début de l'exercice jusqu'à la fin de la période indiquée. Vous invite à indiquer une Période pour filtre les résultats du rapport. |
Vous pouvez accéder aux champs de rapport suivants via la source de données de vue
d'entreprise Business View for Account Reconciliation Reconciliation Items
(sécurisé via le domaineProcess: Account Reconciliation - Reporting
) :Pour les définitions de rapprochement :
- Inactif
- Nom de la définition de rapprochement
- Évaluation du risque
Pour les pièces à rapprocher :
- Ajouté par
- Âge (jours)
- Âge (jours) à la date du rapport
- Pièces jointes
- Code norme
- Commentaires
- Unité légale
- Date d'ajout
- Description
- Compte
- Montant comptable
- Devise du livre
- Définition de rapprochement
- Pièce à rapprocher
- Date de la pièce à rapprocher
- Statut de la pièce à rapprocher
- Statut de la pièce à rapprocher à la date du rapport
- Type de pièce à rapprocher
- Remarque sur la référence
- Date de la résolution
- Montant de la transaction
- Devise de la transaction
- Worktags
Vous pouvez accéder aux champs de rapport suivants via la source de données de vue d'entreprise Business
View for Account Reconciliation Supporting Balances
(sécurisé via le domaineProcess: Account Reconciliation - Reporting
) :Pour les définitions de rapprochement :
- Inactif
- Nom de la définition de rapprochement
- Évaluation du risque
Pour les soldes de référence :
- Pièces jointes
- Date du solde
- Code norme
- Commentaires
- Unité légale
- Description
- Compte
- Définition de rapprochement
- Remarque sur la référence
- Source
- Solde de référence
- Montant de la transaction
- Devise de la transaction
- Worktags
Vous pouvez également utiliser les champs de rapport suivants de l' objet de gestion Vérification de la couverture des définitions de rapprochement (dérivé) (sécurisé via le domaine
Public Reporting Items
) dans vos rapports personnalisés :
- Worktag de comptabilité
- Code norme
- Unité légale
- Compte
Intégrations
Intégration ou service web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Opération de service web Get Account Reconciliation Definitions
Opération de service web Put Account Reconciliation Definition | Vous pouvez utiliser ces opérations de service web pour créer, mettre à jour et récupérer des définitions de rapprochement de comptes. |
Opération de service web Get Reconciliation Items
Opération de service web Put Reconciliaing Item | Vous pouvez utiliser ces opérations de service web pour créer, mettre à jour et récupérer les pièces à rapprocher dans les rapprochements de comptes. Pour utiliser l'opération de service web Get Reconciliation Items , vous devez :
Pour utiliser l'opération de service web Put Reconciliation Item , vous devez :
|
Opération du service web Get Supporting Balances
Opérations de service web Put Supporting Balance | Vous pouvez utiliser ces opérations de service web pour créer, mettre à jour et récupérer les soldes de référence dans les rapprochements de comptes.
Pour utiliser l'opération de service web Get Supporting Balances , vous devez :
Pour utiliser l'opération de service web Put Supporting Balance , vous devez :
|
Opération du service web Affecter des rôles
| Vous pouvez utiliser cette opération de service web pour affecter des utilisateurs à des rôles dans les définitions de rapprochement de comptes. |
Relations et interactions
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.