Configurer des comptes de sites externes d'étudiants

Contexte

Lorsqu’ils utilisent Workday Student pour le recrutement et les admissions, les candidats potentiels utilisent votre site externe hébergé par Workday pour créer leurs comptes avant de soumettre des candidatures et d’effectuer d’autres actions.

Lorsque vous utilisez une application tierce pour le recrutement, vous pouvez configurer Workday pour créer des comptes de sites externes :

À quel moment les candidats potentiels soumettent leurs candidatures.

Plus tard, une fois qu’une décision sur l’admission est publiée, une certaine condition est remplie ou une période s’est écoulée.

Jamais pour des populations ou des conditions précises.

Lorsque vous utilisez une application de tierce partie pour les admissions, vous devrez tout de même créer des comptes de sites externes si vous utilisez Workday pour :

La révision du statut de résidence, afin que les postulants puissent soumettre leurs questionnaires de révision du statut de résidence.

L’aide financière, afin que les postulants puissent finaliser les actions à effectuer.

Lorsqu’une politique de création de comptes différée est en vigueur, Workday ne crée pas de comptes tant que l’étape de service Créer un compte externe pour les candidatures d’étudiants
n’est pas exécutée dans le processus de gestion Publier un événement de regroupement de demandes d’admission
. Cela se produit une fois qu’un administrateur a rendu une décision sur les demandes d’admission, que toutes les conditions de gestion sont remplies et que les délais d’étape expirent.

Workday ne prend pas en charge l’utilisation de la politique de report de création de comptes pour les programmes d’études communs.

Étapes

Configurez la façon dont vous souhaitez créer des comptes de site externe lorsque vous utilisez une application de recrutement ou d’admission tierce :

Option	Description	Étapes
Création de compte instantanée	Créez des comptes de sites externes dès que les candidats potentiels soumettent leurs candidatures. Le service Create External Student Site Account crée des comptes pour toutes les applications non affectées par une politique qui retarde la création de comptes.	À partir de son menu des actions connexes, modifiez la définition du processus de gestion Événement de création d’un compte externe de demande d’admission d’un étudiant . Ajoutez l’étape de service Create External Student Site Account . Cliquez sur OK , puis sur Terminé .
Création de compte différée	Différez la création de comptes de sites externes : Jusqu’à ce qu’un administrateur rende une décision sur les demandes d’admission. En fonction de calendriers prédéterminés ou de conditions précises. Exemples : Vous souhaitez retarder la création d’un compte pour les majors de la gestion financière afin de disposer de temps pour un traitement particulier. Vous vous préparez à accueillir des étudiants pour l’automne 2025 tout en continuant à accueillir des étudiants pour l’été 2025. Vous souhaitez créer des comptes immédiatement pour les candidats potentiels été, tout en reportant la création d’un compte pour les candidats potentiels à l’automne jusqu’à ce que leurs attributions d’aide financière soient disponibles.	Accédez à la tâche Maintain Delay Student External Account Creation Policy . Choisissez un programme d'études ou une entité universitaire et un niveau pour lesquels Workday retardera la création de comptes de sites externes. Choisissez une politique et une définition de politique pour le report de la création du compte. (Sécurité : domaine Manage: Admissions Foundation dans le domaine fonctionnel Admissions) (Facultatif) Ajoutez des règles de conditions à la définition de processus de gestion Créer un compte externe d’étudiant pour empêcher certaines populations de postulants de créer des comptes externes. Vous pouvez utiliser des champs de rapport dans l’objet de gestion Student Application dans vos règles. À partir de son menu d’actions connexes, modifiez la définition du processus de gestion Publier un événement de regroupement de demandes d’admission . Ajoutez l’étape de service Create External Account for Student Applications , puis modifiez son ordre d’exécution après l’étape Publier des décisions de regroupement de demandes d’admission . (Facultatif) Ajoutez un délai d’étape qui reporte le service Create External Account for Student Applications ou toute autre étape en fonction des champs de rapport dans l’objet de gestion Regroupement d’applications. Voir : Mettre à jour un délai pour une étape. Cliquez sur OK , puis sur Terminé .
Accès rapide à l'évaluation	Révisez les candidatures aux programmes d’études de voie rapide pour empêcher l’immatriculation automatique des candidats étrangers ou de ceux qui ont des condamnations au criminel ou des mesures disciplinaires universitaires. Lorsqu’une demande d’admission est marquée pour la révision du chemin d’accès à la vente, Workday annule le processus de gestion Événement lié à un chemin rapide pour une demande d’admission d’un étudiant . Après avoir examiné la candidature, vous pouvez : Rendre une décision liée aux admissions. L’annuler. Le retirer.	Accédez à la tâche Maintain Delay Student External Account Creation Policy . Choisissez un programme d’études de voie rapide ou une entité universitaire et un niveau qui offre des programmes d’études de chemin rapide. Choisissez une politique et une définition de politique pour retarder la création de comptes de sites externes. (Sécurité : domaine Manage: Admissions Foundation dans le domaine fonctionnel Admissions) À partir de son menu des actions connexes, modifiez la définition du processus de gestion Événement lié à un chemin rapide pour une demande d’admission d’un étudiant . Ajoutez l’étape de service Marquer pour la révision de demandes d’admission à un accès rapide , puis changez son ordre pour qu’il s’exécute après l’étape Rapprocher les postulants étudiants . Cliquez sur OK , puis sur Terminé .
Aucune création de compte pour certaines populations	Empêchent la création de comptes de sites externes pour un groupe de candidats précis. Exemple : ne créez pas de compte pour les candidats non finalisés.	À partir de son menu des actions connexes, modifiez la définition du processus de gestion Créer un compte externe d’étudiant . Ajoutez des règles de conditions qui utilisent des champs de rapport dans l’objet de gestion Demande d’admission d’étudiants pour empêcher certains candidats de créer des comptes de sites externes. Exemple : Utilisez une condition d’exclusion lorsque le programme d’études principal est un programme non menant à un diplôme. Cliquez sur OK , puis sur Terminé .
Aucune création de compte pour les populations	Pour les établissements qui n’ont pas besoin de comptes de sites externes, empêchez la création de comptes pour tous les groupes de postulants.	Si le processus de gestion Événement de création d’un compte externe de demande d’admission d’un étudiant et la politique de sécurité rattachée sont activés, retirez l’étape de service pour la création d’un compte.