Étapes : définir les frais de récupération d’un remboursement
Les attributions d’aide financière ou les contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants peuvent réduire pour diverses raisons. Ces changements peuvent inclure un changement prévu de la cotisation de la famille ou des changements d’admissibilité à l’aide financière. Lorsque les attributions ou les contrats diminuent après l’émission d’un remboursement, Workday récupère les fonds trop-perçus au moyen des frais existants et, si nécessaire, des frais de récupération des remboursements. Vous pouvez configurer des frais de récupération des remboursements pour permettre à Workday de récupérer les fonds excédentaires lorsque le montant du recouvrement dépasse les frais existants.
Lorsque vous utilisez le regroupement d’écritures, Workday crée des groupes de transactions pour les frais étudiants pour les frais de récupération des remboursements.
- Créez un élément de frais étudiants avec untypederecouvrement de remboursementet associez-le à une entité universitaire. Tous les établissements doivent avoir des éléments de frais pour le recouvrement d’un remboursement.
- Ajoutez les frais de récupération d’un remboursement à un groupe de priorité.
- De configurer les règles d’inscription comptable et les dimensions pour les transactions de récupération de remboursement.
Lorsque vous réduisez les montants de l’aide financière ou des contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants, Workday tente de récupérer le montant réduit (différence) dans l’ordre suivant :
- À partir de la partie non imputée de la source de paiement.
- De la part de la source de paiement imputée aux frais.
- À partir de la part de la source de paiement émise en tant que remboursement. Dans ce cas, Workday inscrit des frais de récupération pour le remboursement du montant récupéré.
Workday détaille les frais de récupération d’un remboursement dans l’ajustement de paiement, et non séparément. Vous pouvez les consulter dans les onglets
Paiement
, Ajustement
ou Frais non réglés et paiements
.Exemple 1 : remboursement complet, aucuns frais existants
Scénario : Erin reçoit une attribution d’aide financière de 1 500 USD. Tous ses frais trimestriels sont déjà payés avec d’autres fonds, de sorte que la totalité du montant de 1 500 USD lui est remboursée directement.
Réduction d’attribution : après le remboursement, l’attribution est réduite à 0 USD.
Récupération d’un remboursement : puisqu’il n’y a aucun frais existants sur son compte, Workday inscrit des frais de récupération d’un remboursement de 1 500 USD pour récupérer le montant.
Exemple 2 : remboursement partiel, frais existants suffisants pour le recouvrement
Scénario : Benny reçoit une bourse de 1 500 USD, qui paie ses frais de scolarité de 1 000 USD. Il reste un excédent de 500 USD qui lui est remboursé.
Réduction d’attribution : après le remboursement, la bourse est réduite à 800 USD, ce qui crée une différence de 700 USD.
Récupération de remboursement : pour récupérer 700 USD, Workday inscrit un ajustement des frais de scolarité. Étant donné que les frais existants couvrent une partie du montant, Workday n’inscrit pas de frais de récupération des remboursements.
Exemple 3 : remboursement partiel, frais existants insuffisants pour un recouvrement complet
Scénario : Sonny reçoit une subvention de 1 500 USD, qui paie ses frais de scolarité de 1 000 USD. Les 500 USD restants lui sont remboursés.
Réduction d’attribution : après le remboursement, la subvention est réduite à 250 USD, ce qui crée une différence de 1 250 USD.
Récupération de remboursement : Workday inscrit un ajustement des frais de scolarité de 1 000 USD et des frais de récupération des remboursements de 250 USD pour récupérer le montant total.
Exemple 4 : attributions multiples, remboursement partiel, frais existants insuffisants pour un recouvrement complet
Scénario : Amanda reçoit deux attributions totalisant 1 500 USD (subvention de 600 USD et bourse de 900 USD). Ces attributions lui versent 1 000 USD (600 USD de la subvention et 400 USD de la bourse), ce qui lui laisse 500 USD remboursés.
Réduction d’attribution : après le remboursement, la bourse est réduite à 300 USD, ce qui crée une différence de 600 USD.
Récupération d’un remboursement : étant donné que ses frais existants ne couvrent que 400 USD, Workday inscrit un ajustement des frais de scolarité de 400 USD et des frais de récupération du remboursement de 200 USD pour récupérer la totalité des 600 USD.