Référence : champs 1098-T et calculs des cases du formulaire

Workday détermine la valeur de la Case 1 en calculant le total des paiements admissibles et le total des frais admissibles (y compris tout report de l’année précédente) et en déclarant la valeur inférieure.

Calcul du total des paiements: Workday additionne les paiements et les ajustements de paiement qui :
Ont un statut Approuvé.
Sont associés à des événements de processus de gestion Événement de paiement d’étudiant
ou Événement d’ajustement de paiement d’étudiant
dont la date de fin est comprise dans l’année civile.

Pour l’année civile, Workday :
Totalise ces types de paiements, y compris les ajustements pour :
Les décaissements pour les attributions à un étudiant, pour lesquels la valeur
du champ 1098-T Incidence
sur l’élément d’attribution à un étudiant est définie à la case 1 Incidence seulement
ou à la case 1 et à la case 5 Incidence
.
Des décaissements pour les contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants.
Les paiements de bourses privées aux étudiants, lorsque vous utilisez la tâche
Record Student Private Housing Payments
.
Les paiements d’exonération de frais étudiants, lorsque la valeur du
formulaire 1098-T Incidence
sur l’élément d’exonération de frais étudiants est définie à la case 1 - Incidence seulement
ou à la case 1 Impact et à la case 5 Impact
.

Pour les ajustements de paiement à la baisse, Workday réduit le montant de paiement initial. Pour les ajustements de paiements à la hausse, Workday enregistre un nouveau paiement.
Exclut les paiements annulés et les paiements retournés finalisés.
Soustrait les remboursements non retournés ou annulés.
Soustrait les notes de crédit aux étudiants, où la valeur pour le formulaire
1098-T Incidence
dans la tâche
Enregistrer une note de crédit à un étudiant
correspond à la case 1 Incidence seulement
et l’étudiant reçoit un remboursement.
Calcul du total des frais: Workday additionne les frais et les ajustements de frais qui :
Ont un statut Approuvé.
Ont une classification de 1098-T
.
Sont associés à un événement de processus de gestion Événement lié aux frais étudiants
dont la date de fin est comprise dans l’année civile.

également :
Inclut les ajustements de frais avec des dates de transaction dans l’année civile.
Inclut les frais reportés de l’année précédente.
Exclut les frais annulés.
Soustrait les paiements d'exonération de frais étudiants lorsque l'
incidence du formulaire 1098-T
est Réduire le TRQ
.
Calcul reporté: Lorsque le total des frais d’un étudiant et le report de l’année précédente sont supérieurs au total des paiements, Workday enregistre la différence comme montant reporté pour l’année suivante. Lorsque vous traitez des formulaires 1098-T l’année suivante, Workday recalcule le report pour tenir compte de tous les ajustements qui ont pu avoir lieu depuis l’année précédente. Si vous remplacez le montant reporté, Workday l’utilise dans le traitement du formulaire 1098-T pour l’année suivante. L’année suivante, Workday recommence à calculer le report en fonction des frais et des paiements, sauf si vous remplacez de nouveau le montant.

Exemple :
2019 : Workday calcule le montant reporté à 5 000. Vous remplacez cette valeur par 1 500.
2020 : Workday utilise 1 500 comme montant reporté de l’exercice précédent dans le traitement du formulaire 1098-T.
2021 : Workday calcule le montant reporté de l’exercice précédent en ignorant tout montant reporté remplacé en 2019.

Lorsque le total partiel de la case 1 moins la case 4 est supérieur au total partiel du total des frais moins le trimestre total réduit, le montant reporté est égal à zéro. Workday ne reporte pas les montants de paiements excédentaires à l’année suivante.

Case 4 : Ajustements effectués pour une année antérieure

Pour chaque année civile antérieure applicable, Workday :

Calcule la valeur de la case 1 pour l’année civile précédente au 31 décembre de l’année civile en cours. (Valeur A)

Calcule la valeur de la case 1 pour l’année civile précédente au 1er janvier de l’année civile en cours. (Value B)

Soustrait la valeur B de la valeur A.

Lorsque la différence est négative, Workday ajoute la valeur absolue de la différence au montant de la case 4.

Workday :

Considére les frais annulés, les paiements annulés et les retours de paiement finalisés comme des ajustements négatifs et les inclut dans ce calcul.

Totaux partiels de chaque exercice précédent où un ajustement a eu lieu au cours de l'exercice actuel pour une transaction provenant d'un exercice précédent. Ce total partiel ne peut pas être supérieur au montant déclaré à la case 1 pour cette année précédente. Ensuite, nous additionnons tous les totaux partiels pour calculer la valeur totale de la case 4 pour l’année en cours.

Case 5 : Bourses d'études ou subventions

Workday additionne les types de paiements suivants inscrits au cours de l’année civile en cours :

Les décaissements d’attributions à des étudiants, lorsque la valeur

du champ 1098-T Incidence

sur l’élément d’attribution à un étudiant est Case 1 et Case 5 Incidence
ou Case 5 Incidence seulement
.

Les paiements de bourses privées aux étudiants, lorsque vous utilisez la tâche

Record Student Private Housing Payments

Les décaissements pour les contrats d’organisme subventionnaire pour étudiants, lorsque vous cochez la case

Incidence sur le formulaire 1098-T

dans le contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants.

Les paiements d’exonération de frais étudiants, lorsque la valeur du

formulaire 1098-T Incidence

sur l’élément d’exonération de frais étudiants est définie à Case 1 et Case 5 Incidence
ou Case 5 Incidence seulement
.

Workday exclut les frais de récupération des remboursements de la somme.

Case 6 : Ajustements de bourses ou de subventions pour une année antérieure

Somme des ajustements à la baisse nets au cours de l'année civile sélectionnée aux décaissements d'aide financière au cours d'une année civile précédente. Workday prend en compte les nouveaux décaissements pour ajustements à la hausse nets et les inclut dans les calculs de la case 5.

Exemple :

Décaissement d’aide financière pour l’exercice précédent	Montant de l'exercice précédent	Ajustements de l'exercice actuel	Montant inclus dans la case 6
Paiement d'attribution à un étudiant	1 000	-500 +250	250
Paiement d'exonération de frais étudiants	1 000	-500 +1500	0 Workday inclut l’ajustement à la hausse de 1 000 dans la case 5.
Décaissements pour le contrat d'organisme subventionnaire pour étudiants	1 000	-400	400

Dans cet exemple, la valeur de la case 6 pour l’année civile en cours est 650.

Case 7 : Cochée si le montant de la case 1 inclut des montants pour une période universitaire commençant le mois de janvier au mois de mars de l'année civile suivante

Workday coche cette case lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :

Il existe au moins un élément de frais Trimestre pour une période universitaire dont la date de début standard commence entre janvier et mars de l’année civile suivante.

Le total des frais trimestriels (à l’exclusion des frais d’un fournisseur de services dont la date de début standard commence entre janvier et mars de l’année civile suivante) est inférieur au total des paiements.

Case 8 : Coché s'il s'agit au moins d'un étudiant à temps partiel

Workday coche cette case lorsque le statut de chargement

Période universitaire (tout)

du plan de présence de l’étudiant inclut l’une des valeurs suivantes pour une ou plusieurs périodes universitaires au cours de l’année civile :

demi-heures

trois quarts

Temps plein

Lorsque vous modifiez rétroactivement un statut de chargement :

Pour une année civile antérieure, Workday ne met pas à jour la valeur de la case 8 pour le formulaire 1098-T de l’année antérieure correspondante. Vous pouvez remplacer manuellement la valeur de la case 8 du formulaire 1098-T de l’année précédente.

Dans l’année civile en cours, Workday en tient compte lors du calcul de la valeur de la case 8 pour l’année en cours.

Case 9 : coché s’il s’agit d’un étudiant de deuxième cycle

Workday coche cette case dans les cas suivants :

L’étudiant correspond à l’un des niveaux universitaires que vous désignez dans la tâche

Créer une exécution 1098-T

Vous cochez la case

Étudiant de deuxième cycle

dans la tâche

Générer le formulaire 1098-T pour étudiants

Workday détermine le niveau universitaire (AL) d’un étudiant en fonction des éléments suivants :

Leur inscription, telle que définie par des programmes d’études ayant un AA de Diplôme dans l’année civile.

Le niveau de rémunération fédérale pour l’aide financière aux étudiants enregistré dans leur plan de présence pour l’aide financière, avec l’un des niveaux suivants pour l’année civile :

1re année d’études supérieure/dans le cadre professionnel

Diplôme/ titre professionnel continu

Lorsque l’étudiant a plusieurs dossiers universitaires pour l’année civile en cours, Workday coche la case lorsqu’il est un étudiant diplômé dans l’un des dossiers.

Case 10 : Remboursements de contrat d’assurance ou remboursements

Workday ne calcule rien pour cette case. Vous pouvez entrer manuellement une valeur à l’aide de la tâche

Edit Student 1098-T

Données existantes

Pour le calcul des valeurs de l’année de conversion 1098-T, Workday inclut les deux éléments suivants :

Les transactions existantes pour l’année de conversion.

Les transactions de Workday pour cet exercice.

Vous pouvez afficher, ajouter et mettre à jour les transactions existantes dans la tâche

Maintain 1098-T Conversion Year for Student

Case	Détails du calcul
Case 1	Lorsque l’ incidence de la case 1 d’une transaction existante est : Les frais , Workday les ajoute au calcul des frais totaux. Le paiement , Workday l’ajoute au calcul du total des paiements. Le remboursement , Workday le soustrait du calcul du total des paiements.
Case 4	Workday additionne toutes les transactions existantes lorsque vous cochez la case Incidence sur la case 4 . Les années de conversion n’ont pas de transactions Workday avec une incidence sur la case 4.
Case 5	Workday additionne à la fois : Les transactions existantes lorsque vous cochez la case Incidence sur la case 5 . Transactions Workday ayant une incidence sur la case 5.
Case 6	Workday additionne toutes les transactions existantes lorsque vous cochez la case Incidence sur la case 6 . Les années de conversion n’ont pas de transactions Workday avec une incidence sur la case 6.