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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-09-19
Concept : comptes d’étudiants en temps réel

Concept : comptes d’étudiants en temps réel

Workday permet aux étudiants, aux administrateurs et aux mandataires tiers d'afficher en temps réel des informations précises sur les comptes d'étudiants, ce qui permet aux utilisateurs de prendre des décisions financières éclairées et ponctuelles.
Lorsque vous activez l’évaluation en temps réel, toute réaction financière d’un étudiant déclenche une mise à jour immédiate des éléments suivants :
  • Frais étudiants
  • Exonérations de paiements d'étudiants
  • Soldes des comptes
  • Bloquer les retraits
Exceptions de temps réel
Workday reporte l’évaluation en temps réel dans tous les établissements lorsque :
  • L'activité a lieu pendant la période d'inscription de pointe de 10 minutes (5 minutes avant et après les heures de début des rendez-vous d'inscription). Une fois qu’une activité de facturation s’est produite pour un étudiant après la période d’inscription de pointe, Workday reprend l’évaluation en temps réel et désactive tous les indicateurs de réaction à la gestion financière étudiante actifs.
    Les administrateurs peuvent configurer le bouton
    Actualiser le compte
     pour qu’il s’affiche lors de l’inscription aux heures de pointe à l’aide de la tâche
    Maintain Institutional Student Financial Options
     .
  • Les tâches suivantes sont déjà en cours d'exécution :
    • Imputation automatique de paiements d'étudiants
    • Créer des dossiers de période de gestion financière étudiante
    • Affecter des frais étudiants au moyen de SFPR
    • Tâche de classement chronologique des frais et des versements pour affecter des blocages et une désinscription provisoire
    • Blocages, désinscription souple, retrait d’un groupe de classement chronologique
    Workday évalue les étudiants ayant de nouvelles inscriptions une fois ces emplois terminés. Les mises à jour en temps réel peuvent être retardées lorsque vous utilisez des traitements en arrière-plan de gestion des opérations en masse ou des services Web qui déclenchent ces tâches.
  • Un étudiant s’inscrit à un cours qui commencera après sa date de fin prévue. Lorsque l’orchestration de nuit s’exécute, la tâche Refresh Student Financials Period Records établit la SFPR après le Créateur d’interfaces Entreprise, puis affecte des frais.
Lorsque l'évaluation en temps réel est activée et que les calculs de paiements de frais ou d'exonérations utilisent des champs de rapport qui ne sont pas mis à jour en temps réel (exemple : champs de rapport en dehors de l'objet de gestion Financial Aid Period Records), les frais et les paiements d'exonération peuvent ne pas être associés correctement, car le calcul L'information est désuète.
Les comptes d’étudiants ne sont pas mis à jour en temps réel lorsque des indicateurs de réaction financière d’étudiants sont créés pour les emplois suivants :
  • Traiter les cohortes d'étudiants dynamiques
  • Actualiser le plan de présence
Les comptes d’étudiants ne sont pas mis à jour en temps réel lorsque des indicateurs de réaction financière d’étudiants sont créés par les services Web suivants :
  • Importer le statut de résidence des étudiants
  • Importer les renseignements personnels des étudiants
  • Importer des instantanés d'affectations d'emplacements pour étudiants
Les comptes d'étudiants seront mis à jour au moyen de l'orchestration de nuit ou la prochaine fois que la tâche d'affectation de frais étudiants au moyen de SFPR sera exécutée.
Exemple 1 : enregistrement hors période de pointe
Le 15 décembre 2025 a lieu pendant une planification d’évaluation des frais active pour le trimestre du été, soit une période d’inscription autre que les heures de pointe.
  1. Un étudiant s’inscrit pour le printemps 2026. Workday affecte automatiquement les frais et les paiements de dérogation, puis exécute la tâche Imputation automatique de paiements d’étudiants.
  2. Lorsque l’étudiant consulte son compte le même jour, celui-ci est à jour.
Exemple 2 : enregistrement en dehors de la période de pointe pendant l’enregistrement par lot
Le 1er août 2025 se produit pendant un calendrier d’évaluation des frais actif pour le trimestre d’automne 2025, aux fins de l’inscription aux heures autres que de pointe.
  1. Le bureau du registre charge un lot important de 1 000 inscriptions pour les nouveaux employés. Workday affecte automatiquement les frais et les paiements de dérogation, puis exécute la tâche Imputation automatique de paiements d’étudiants pour tous les étudiants chargés.
  2. Immédiatement après, un étudiant s’inscrit à l’automne 2025. La tâche Affecter des frais étudiants au moyen de SFPR est mise en file d'attente pour être exécutée pour cet étudiant une fois le processus terminé pour des étudiants précédents.
  3. Lorsque le sourcé affiche son compte le même jour et à la même heure que la tâche Affecter des frais étudiants au moyen de SFPR est en cours d’exécution, il voit le statut « Mise à jour du compte » et ne peut pas cliquer sur le bouton
    Actualiser le compte
     jusqu’à ce que le processus soit terminé.
Exemple 3 : période d’inscription Peak
Le 17 décembre 2025 a lieu pendant une planification d’évaluation des frais active pour le trimestre du printemps 2026 pendant l’inscription aux heures de pointe. L’heure de début du rendez-vous d’inscription est 10 h.
  1. À 10 h, Brian s’inscrit pour le printemps 2026. En arrière-plan, Workday n’affecte pas de frais et d’exonérations, et n’exécute pas la tâche Student Payment Auto-Attribuable.
  2. À 10:03, Brian affiche son compte, qui n’est pas à jour, car il est encore dans la période d’inscription de pointe. Brian clique sur le bouton
    Actualiser le compte
     , ce qui met à jour son compte.
  3. À 10:07 AM, Edith est la première étudiante à s’inscrire pour le printemps 2026 en dehors de la période d’inscription de pointe, ce qui oblige Workday à reprendre l’évaluation des frais en temps réel. Patrick et tous les autres étudiants peuvent maintenant voir les données sur leur compte qui ont été mises à jour.