Concept : envoyer des éléments d’engagement imprimés

À l’aide de Workday Studio, vous pouvez créer des communications imprimées personnalisées, telles que des étiquettes de courrier et des lettres, qui incluent les noms et les adresses des candidats potentiels.

Avec le générateur de rapports, vous créez un rapport personnalisé qui récupère les données sur le candidat potentiel que vous souhaitez inclure. Vous pouvez créer un rapport personnalisé ou copier et modifier le rapport standard de Workday,
Student Prospects for Print Engagement Printing Run
. Utilisez la source de données de rapport
Student Prospect Records for Printing
pour le rapport imprimé sur l’élément de segment. Partager la définition de rapport avec tous les utilisateurs autorisés ou des utilisateurs précis. Le coordonnateur des courriers de l’élément d’engagement imprimé doit avoir accès au rapport pour l’exécuter.
Avec Report Designer, créez la disposition de formulaire commercial pour la communication. Workday utilise la disposition pour générer des fichiers PDF à partir de votre rapport personnalisé. Vous utilisez la tâche
Créer une disposition de formulaire commercial
(rattachée au domaine
Custom Report Creation aux fins
de sécurité) et le rapport personnalisé que vous avez créé.
Vous associez ensuite la disposition de formulaire commercial à un élément d’engagement imprimé à l’aide de la tâche
Créer un élément imprimé de l’étudiant
.

Le coordonnateur des courriers pour un élément d’engagement imprimé est responsable de l’envoi physique des communications imprimées. Lorsque l’exécution de l’article imprimé est planifiée, Workday envoie une liste de jusqu’à 1 000 bénéficiaires admissibles à Mes tâches dans le rapport Mes tâches du coordonnateur de courriels. Vous pouvez imprimer par lots pour chaque tranche de 1 000 étudiants. Le système met à jour la liste si d’autres destinataires sont admissibles à l’élément plus tard. Workday crée ensuite une nouvelle tâche dans Mes tâches si d’autres sont admissibles après l’envoi du courriel.

À partir des tâches dans Mes tâches, le coordonnateur :

Sélectionne les destinataires auxquels envoyer les éléments imprimés.
Sélectionne :
Impression sélectionnée
pour lancer une emploi en arrière-plan qui crée des fichiers PDF pour un élément d’engagement qui utilise une disposition de formulaire commercial. Workday joint une copie du fichier PDF en bloc à l’onglet
Éléments d’impression
. Il crée également un fichier PDF distinct pour chaque candidat potentiel.
Courriers envoyés
après avoir postulé des éléments imprimés (avec ou sans disposition de formulaire commercial). Les destinataires passent à l’onglet
Terminé
.
Offres d’emploi annulées
pour annuler l’envoi. Les destinataires sont déplacés vers l’onglet
Annulé
.

La tâche reste dans Mes tâches jusqu'à ce qu'elles soient toutes marquées comme

Courriers envoyés

ou

Courriers annulés

. Actualisez Mes tâches pour toute mise à jour.

Dans le groupe de profil Historique du profil de l’étudiant, l’élément d’engagement imprimé s’affiche et contient un lien vers le fichier PDF généré.

Workday indique à quel moment un article imprimé est planifié pour envoi postal et quand il est envoyé ou annulé. Vous pouvez voir cette information dans le groupe de profil Historique du profil du candidat potentiel.