Éléments à prendre en compte pour la définition : nominations d’étudiants
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des rendez-vous d’étudiants. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
La fonctionnalité Rendez-vous d’étudiants permet à vos étudiants de planifier des rendez-vous avec leurs conseillers à l’aide de Workday. Les membres du personnel, tels que les conseillers et les conseillers, peuvent créer et mettre à jour leur horaire et leur disponibilité dans Workday. Les superviseurs ou le personnel de bureau peuvent afficher les données actuelles et historiques liées aux nominations dans des rapports fournis par Workday, ainsi que dans des rapports personnalisés.
Avantages pour l’entreprise
La réussite des étudiants dépend des interactions régulières avec leurs conseillers et de leur connaissance du conseiller approprié à contacter. Les établissements qui utilisent Workday Student peuvent utiliser d’autres applications de nomination. Par conséquent :
- Les étudiants doivent travailler avec différents processus de nomination adoptés par différents établissements. Il n’y a pas d’utilisation uniforme pour la planification des horaires et l’utilisation de nominations. Ils ne sont pas toujours certains de la personne à rencontrer pour leur besoin précis.
- Les membres du personnel (enseignants et conseillers) obtiennent des données provenant de plusieurs sources, ce qui entraîne un travail administratif manuel.
- Les institutions ont peu, voire aucune capacité de production de rapports.
- Fournit une tâche pratique aux étudiants pour demander des rendez-vous avec des conseillers. Ils peuvent sélectionner le meilleur conseiller en fonction de leurs besoins et de leurs préférences en matière d’horaires.
- Fournit une tâche permettant aux conseillers de demander des rendez-vous avec des étudiants, s’il y a lieu.
- Permet l'utilisation d'un questionnaire pour recueillir plus d'information auprès des étudiants sur l'objet de la nomination. Les questionnaires peuvent également fournir un contexte aux conseillers afin qu’ils puissent se préparer.
- Intère et stocke les données sur les nominations avec le profil d'étudiant et d'autres informations sur les étudiants dans Workday.
- Récupère les jours fériés institutionnels, les congés et les horaires d’enseignement des conseillers.
- Permet aux conseillers et au personnel d’afficher les rapports générés par Workday ou de créer leurs propres rapports personnalisés à l’aide des données sur les nominations. Ces données historiques peuvent fournir des enseignements précieux sur les tendances en matière de nomination. Certaines tendances peuvent inclure la fréquence à laquelle les étudiants rencontreront des conseillers, les catégories de nominations pour lesquelles les étudiants ont le plus besoin d’aide, la disponibilité des conseillers, etc.
Cas d’utilisation
Les étudiants peuvent utiliser la tâche et les rapports sur les nominations pour :
- Planifier ou annuler des nominations.
- Trouver des conseillers appropriés en fonction de leurs besoins.
- Afficher la disponibilité des conseillers.
- Afficher leurs nominations passées, à venir et annulées.
Les conseillers peuvent utiliser les tâches et les rapports dans Workday pour :
- Demander des nominations au nom d’un étudiant.
- Définir les calendriers des différents établissements auxquels ils appartiennent et mettre à jour leur disponibilité.
- Gérer et afficher leurs nominations actuelles et à venir.
- Bloquer les heures non disponibles, y compris les jours fériés, les congés et les horaires de cours.
- Sélectionnez un étudiant comme cas de défaut de se présenter.
- Résoudre les blocages liés aux étudiants si la résolution du blocage concerne une réunion avec le conseiller.
Les gestionnaires de réception peuvent :
- Créez et affichez des rapports pour faire le suivi des temps d’attente, des motifs de nomination, des rendez-vous manqués et d’autres analyses.
- Afficher et gérer les horaires de leur personnel, individuellement ou les afficher tous dans un rapport personnalisé.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Qui pourra demander des nominations? | Les étudiants peuvent demander des nominations pour eux-mêmes. Pour que les étudiants demandent des nominations pour eux-mêmes, assurez-vous que le groupe Étudiant pour lui-même peut lancer le processus de gestion.
Les autres groupes de sécurité peuvent demander une nomination au nom des étudiants. Assurez-vous que tous les groupes de sécurité qui agissent en tant que conseillers, conseillers et instructeurs peuvent lancer le processus de gestion. |
Quels groupes pourront gérer les nominations? | Les groupes occupant les rôles de conseiller, de conseiller et d’instructeur peuvent créer leurs calendriers de nomination et les gérer en conséquence. |
Quelles catégories et quels motifs de nominations l’établissement propose-t-il?
Quels groupes peuvent créer et mettre à jour des catégories et des motifs de nominations? | Vous configurez la tâche des catégories de nominations pour les différents services fournis par votre établissement. Exemple :
Les catégories sont propres à votre établissement. Vous pouvez créer autant de catégories que vous le souhaitez. Vous pouvez également créer des catégories propres au niveau universitaire de votre établissement. |
Pour quelles catégories de nominations les différents conseillers seront-ils disponibles?
Quels motifs chaque catégorie comprendra-t-elle? | Pour s’assurer que les étudiants prennent des rendez-vous avec le conseiller approprié, les conseillers peuvent configurer les heures de nomination pour des catégories et des motifs spécifiques. Lorsque l’étudiant demande une nomination précise, seuls les conseillers qui offrent cette catégorie de nomination s’affichent.
Vous pouvez créer des motifs pour chaque catégorie. Vous pouvez créer des motifs pour un établissement relevant de l’établissement universitaire supérieur. Vous pouvez également créer des motifs propres à un niveau universitaire. |
Quelle est la durée de chaque catégorie de nominations? | Lorsque vous créez la catégorie de nomination, vous pouvez entrer une durée.
Les conseillers ont la possibilité de mettre à jour la durée. |
Voulez-vous utiliser des questionnaires?
Voulez-vous permettre au personnel de consulter les réponses au questionnaire? | Vous pouvez inclure des questionnaires comme étape d’action pour obtenir plus d’information avant la rencontre des étudiants avec les conseillers. Vous pouvez également utiliser des questionnaires comme sondage de rétroaction après une nomination.
Vous pouvez configurer des questionnaires dans le processus de gestion comme condition pour une catégorie ou un motif. Exemple : une catégorie de conseil en matière d’études à l’étranger peut avoir un motif qui obligerait l’étudiant à remplir un questionnaire avant la nomination. |
Quelles nominations devront être approuvées? | Vous pouvez configurer une étape d’approbation facultative pour l’ensemble du processus de gestion à acheminer vers le membre du personnel ou l’étudiant.
Vous avez également la possibilité de créer des règles de conditions sur le processus de gestion des nominations. Exemple : une nomination de conseiller en matière de carrière nécessitera une approbation. Si vous voulez que le conseiller puisse annuler, refuser ou renvoyer des demandes de nomination, assurez-vous qu’il est autorisé à le faire. Sinon, ces options ne s’afficheront pas dans la demande de nomination. |
Voulez-vous que les étudiants et les conseillers puissent annuler des nominations? | Assurez-vous que les étudiants et tous les groupes de sécurité qui agissent en tant que conseillers, conseillers et instructeurs peuvent lancer le processus de gestion Annuler une nomination d’étudiant . |
Voulez-vous un temps tampon entre les nominations? Voulez-vous un délai d’approvisionnement pour une demande de nomination? | Les conseillers peuvent gérer leurs propres calendriers. Ils peuvent créer autant de calendriers que nécessaire. Ils peuvent créer des calendriers granulaires et des calendriers génériques. Exemple : Workday peut créer un horaire du lundi au jeudi pour rencontrer les étudiants pour des catégories et des motifs précis. Ils peuvent créer un autre horaire pour les vendredis de 8:00 AM à 10:00 AM à des fins générales.
Les conseillers peuvent utiliser les remplacements de calendrier pour créer un délai d’approvisionnement pour les demandes de nomination. Ils peuvent également bloquer des heures qui ne seront pas affichées pour l’étudiant qui fait la nomination. |
Voulez-vous bloquer des heures? | Les conseillers peuvent définir leurs calendriers d’enseignement et leurs congés. En outre, ils peuvent bloquer des heures qui ne leur sont pas disponibles. |
Voulez-vous que vos nominations aient un emplacement et un format précis? | Les conseillers peuvent préciser l’emplacement de chaque nomination disponible, comme un campus spécifique, et le format de la nomination, par exemple en personne, par téléphone ou virtuel. Exemple : disponibilité en personne à l’emplacement A le MW, en personne à l’emplacement B le vendredi et nominations virtuelles le Tth. |
Utiliserez-vous les nominations pour résoudre certains types de blocages liés aux étudiants? | Vous pouvez appliquer des blocages liés aux étudiants s’ils ne répondent pas à leurs exigences ou s’ils ont des soldes restants dus. Vous pouvez appliquer un blocage à un étudiant, car il doit rencontrer un conseiller. Vous pouvez configurer le processus de gestion pour retirer le blocage lié à l’étudiant après la nomination. Workday offre la possibilité d’ajouter une étape d’action de retrait de blocage lié aux étudiants au processus de gestion des nominations. |
Comment les étudiants, les conseillers et le personnel consulteront-ils les nominations? | Workday comporte des rapports et des champs de rapport intégrés pour les nominations. Nous fournissons des rapports aux étudiants, aux conseillers et aux superviseurs du personnel.
Vous pouvez également créer des tableaux de bord de nominations personnalisés :
|
Recommandations
- Créez des catégories de nominations qui sont générales et disponibles pour tous les étudiants. Cela n’empêche pas les étudiants de rencontrer les conseillers des autres services. Exemple : un étudiant qui souhaite changer de major demande une réunion avec un conseiller d’un autre département pour du conseil en matière d’études.
- Configurez les groupes de sécurité suivants pour fournir aux membres du personnel et aux étudiants l’autorisation d’approuver, d’annuler et de retirer des nominations :
- Employé pour lui-même
- Travailleur auxiliaire pour lui-même
- Étudiant pour lui-même
- Configurez les calendriers de jours fériés du personnel et des établissements.
- Configurez les calendriers d’enseignement de Workday.
- Utilisez des règles de conditions pour gérer le routage.
- Envisagez de créer des groupes de sécurité pour certaines catégories de nominations. Exemple : un étudiant qui souhaite discuter d’un problème d’immigration.
Exigences
Aucune incidence.
Limites
Aucune incidence.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Student Appointments
| Permet aux conseillers de gérer et d’afficher leurs calendriers de nominations et leurs disponibilités. Cela leur permet également de déterminer si un étudiant s’est présenté pour la nomination. Les conseillers peuvent également afficher les catégories et les motifs de nominations. |
Manage: Student Appointment Staff
| Permet aux gestionnaires de bureau et aux superviseurs de personnel de gérer et d’afficher les nominations planifiées par leur personnel. |
Reports: Student Appointments
| Permet aux conseillers d'afficher leurs nominations passées et futures. |
Reports: Student Appointment Staff
| Permet aux gestionnaires de bureau et aux superviseurs de personnel de consulter les données sur les nominations de leurs employés. Ils peuvent également créer des rapports personnalisés pour afficher les activités du personnel liées aux nominations d’étudiants. |
Self Service: Student Appointments
| Permet aux étudiants de demander et de consulter leurs propres nominations. |
Domaine Set Up: Student Appointments
| Permet de configurer les catégories et les motifs de nominations pour votre établissement. Elle vous permet également d’utiliser les services Web pour récupérer et créer des catégories et des motifs de nominations. |
(Facultatif) Création et distribution de questionnaires et résultats de questionnaire
| Permet de créer et de mettre à jour des questionnaires.
Le domaine Questionnaire Results vous permet d’afficher les réponses et les résultats d’enquête.Vous pouvez utiliser la sécurité fondée sur des segments pour limiter l’accès aux questionnaires et aux réponses. |
Processus de gestion
Les processus de gestion suivants vous permettent de configurer la fonction :
- Demander une nomination d'étudiant
- Annuler une nomination d'étudiant
Vous configurez les groupes de sécurité qui peuvent le lancer, gérer les approbations, gérer les annulations, etc. Vous pouvez ajouter des conditions pour gérer les nominations de routage. Vous pouvez configurer des questionnaires dans le processus de gestion comme condition ou pour des sondages.
Production de rapports
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Afficher mes nominations d'étudiants
| Permet aux étudiants d'afficher leurs nominations passées, annulées et à venir. |
Afficher des rendez-vous d'étudiants
| Permet aux conseillers et aux conseillers d'afficher leurs nominations passées, annulées et à venir. |
Afficher la disponibilité d'étudiants pour des rendez-vous
| Permet aux administrateurs d'étudiants et aux gestionnaires de personnel d'afficher les nominations d'étudiants par personnel. |
Nous fournissons la source de données
Student Appointments
(rattachée au domaine Reports: Student Appointments aux fins de sécurité
) et incluons les filtres suivants :
- Toutes les nominations futures
- Toutes les nominations antérieures
- Toutes les nominations annulées
Nous incluons un certain nombre de champs de rapport dans l’objet de gestion
Student Appointment
(rattaché aux fins de sécurité au domaine Public Reporting Items
). Certains de ces champs incluent :
- Niveau universitaire pour le motif principal de nomination d'étudiants
- Entité universitaire du motif principal de nomination d'étudiants
- Marqué comme cas de défaut de se présenter
- Motif principal de nomination d'étudiant
- Catégorie de rendez-vous d'étudiants
- Personnel chargé des nominations d'étudiants
Nous fournissons également les champs de rapport suivants dans l’objet de gestion
Étudiant
(rattaché au domaine Reports: Student Appointments aux fins de sécurité
) :
- Nombre de nominations d'étudiants
- Rendez-vous d'étudiants
Pour les gestionnaires de personnel, nous fournissons les sources de données suivantes (rattachées au domaine
Reports: Student Appointment Staff aux fins de
sécurité) :
- Définition du personnel pour les nominations d'étudiants
- Tout le personnel chargé des nominations d'étudiants
Les gestionnaires de personnel peuvent créer des rapports personnalisés pour afficher les activités du personnel liées aux nominations d’étudiants.
Intégrations
Service Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Demander des nominations d'étudiants
| Récupère toutes les nominations d'étudiants (passées, à venir et annulées). |
Permet d'obtenir les heures de travail utilises pour des rendez-vous d'étudiants
| Récupère toutes les heures d'occupation associées à des rendez-vous d'étudiants. |
Catégories et motifs de nominations d'étudiants pour l'obtention
| Récupère toutes les catégories de nominations d’étudiants et les motifs connexes. |
Importer les heures de travail pour des rendez-vous d'étudiants
| Importe les heures d'occupation pour les rendez-vous d'étudiants. |
Charger les heures de travail pour des rendez-vous d'étudiants
| Met à jour ou ajoute des heures d’occupation pour les rendez-vous d’étudiants. |
Catégorie et motifs de chargement de nominations d'étudiants
| Met à jour ou ajoute une catégorie de nominations d’étudiants et les motifs connexes. |
Soumettre l'annulation d'une nomination d'étudiant
| Annule un événement de nomination d'étudiant unique pour une nomination à venir existante. |
Soumettre une demande de nomination d'étudiant
| Crée un nouvel événement de demande de nomination d’étudiant. |
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.