Étapes : définir la distribution de documents pour les étudiants
Workday vous offre la possibilité d’envoyer des documents aux étudiants pour révision lorsque cela est nécessaire. En règle générale, les étudiants passent en revue les documents au cours de
l'étape d'accueil et intégration des étudiants
ou lors de l'inscription continue des étudiants
. Toutefois, vous devrez peut-être envoyer des documents aux étudiants qu’ils doivent accuser réception en dehors du processus de gestion.Configurez le processus de gestion
Événement de distribution à des étudiants
pour distribuer des documents aux étudiants ad hoc. Vous pouvez distribuer des documents à un étudiant ou à une population d’étudiants que vous définissez à l’aide de recherches enregistrées, de rapports personnalisés ou de cohortes d’étudiants. Configurez le processus de gestion pour créer, modifier et réviser une distribution.Workday fournit également des champs de rapport Distribution de documents, que vous pouvez utiliser dans des règles de conditions et des rapports personnalisés.
Vous avez la possibilité de configurer les étapes d’application des blocages et de retrait des blocages dans le processus de gestion. Workday applique le blocage aux étudiants et l’annule uniquement lorsque l’étudiant passe en revue le document distribué.
- Configurez le processus de gestionÉvénement de distribution d’étudiantset la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Action Items and Hold.
- Assurez-vous que les utilisateurs ou les groupes appropriés ont les autorisations pour créer et afficher des distributions et des documents de révision dans le processus de gestion.
- Seuls les utilisateurs du groupe de sécurité pour les actions de lancement peuvent lancer le processus de distribution des documents.
- Configurer les approbations. Voir Concept : étape d’approbation.
- Sélectionnez dans le processus de gestionÉvénement de distribution à un étudiant.
- Assurez-vous que la tâcheDocuments à passer en revueest une étape du processus de gestion.Pour affecter l'étape à un étudiant, configurez le groupe de sécuritéÉtudiant pour lui-mêmepour la politique de sécurité.
- (Facultatif) Configurez les étapes de serviceAppliquer un blocage lié aux étudiantsetRetirer un blocage lié aux étudiantsdans le processus de gestion.Assurez-vous que l'étapeRetirer un blocage lié aux étudiantsest postérieure à l'étapeDocuments à passer en revue.Workday fournit les champs de rapport suivants dans l’objet de gestionÉvénement de distribution (abstrait):
- Tout document passé en revue comporte une pièce jointe
- Catégories de documents
- Documents à passer en revue
Utilisez ces champs de rapport pour créer des règles de conditions sur le processus de gestion pour appliquer des blocages liés aux documents à passer en revue. - Configurez le domaineManage: Student Document Distributiondans le domaine fonctionnel Action Items and Holds. Le domaine sécurise :
- Tâches Create Student DistributionetEdit Student Distribution.
- RapportView Student Distribution.
- (Facultatif) Configurez les documents des étudiants.Une fois que l’étudiant a passé en revue un document, il se trouve dans le rapportDocuments passésen revue du profil de l’étudiant. Assurez-vous que l’étudiant peut afficher le document passé en revue.
- (Facultatif) Créez des rapports personnalisés.Sécurité : domaineCustom Report Creationdans le domaine fonctionnel System.Workday fournit les sources de données suivantes pour créer des populations d’étudiants pour les recherches enregistrées et les rapports personnalisés :
- Dossiers universitaires
- Dossiers de périodes d'aide financière
- Étudiants
Workday fournit également les champs de rapport suivants dans l’objet de gestionDossier universitaire:- Pourcentage des événements d'accueil et d'intégration d'étudiants
- Événements d'accueil et d'intégration d'étudiants
Utilisez ces champs de rapport pour créer des rapports personnalisés et des règles de conditions.