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Dernière mise à jour : 2024-03-08
Étapes : gérer les adhésions aux cohortes d’étudiants pour les dossiers universitaires

Étapes : gérer les adhésions aux cohortes d’étudiants pour les dossiers universitaires

  • Créez des cohortes d’étudiants.
  • Confirmez ou demandez l’accès aux dossiers universitaires des étudiants dont vous souhaitez gérer l’adhésion.
Vous pouvez gérer quand et quels étudiants appartiennent à vos cohortes, vous assurant que l’adhésion représente avec précision l’objectif des cohortes au fil du temps. La gestion de l’adhésion à une cohorte vous aide à :
  • Possibilité d’organiser vos populations d’étudiants de manière flexible et précise afin de mieux les prendre en charge.
  • Assurez-vous que Workday applique le traitement en aval aux étudiants appropriés.
Exemple : vous pouvez appliquer des calculs de manière sélective uniquement aux étudiants dont l’enregistrement de déclaration fait partie d’une cohorte d’étudiants à la date de début standard de la période universitaire.
Vous pouvez :
  • Ajoutez un étudiant à une ou à plusieurs cohortes.
  • Ajouter plusieurs étudiants à une cohorte.
  • Retirez un étudiant d'une ou de plusieurs cohortes.
  • Retirer plusieurs étudiants d’une cohorte.
  • Modifiez le statut d’adhésion de l’étudiant à la cohorte.
  • Créer des recouvrements de cohortes en fonction des types de cohortes.
  • Actualisation manuelle des cohortes en fonction de critères afin que l’adhésion ne comprenne que les étudiants qui répondent actuellement aux critères.
  • Appliquez des remplacements temporaires aux adhésions pour les cohortes fondées sur des critères.
Lorsque vous ajoutez ou retirez manuellement des étudiants dans une cohorte fondée sur des critères, Workday applique les changements sous forme de remplacements. Vous pouvez spécifier des remplacements temporaires en sélectionnant une date de début et de fin pour ajouter ou retirer un étudiant. Workday n’évalue plus le dossier universitaire par rapport aux critères d’inclusion ou de retrait de la cohorte après les dates que vous avez précisées.
Un étudiant n’est un membre actif d’une cohorte que si son dossier universitaire appartient actuellement à la cohorte.
  • Ajouter un étudiant à des cohortes
    1. Accédez à la tâche
      Ajouter un étudiant à une cohorte
       .
    2. Sélectionnez cette option à quel moment l’étudiant commence à être membre des cohortes sélectionnées.
    3. Pour préciser un remplacement temporaire, sélectionnez l'option permettant d'ajouter l'étudiant
      à une date précise
      : .
      Workday évalue l’étudiant pour l’adhésion à la cohorte en fonction de critères après la date que vous sélectionnez.
      Pour les étudiants ayant plusieurs dossiers universitaires, sélectionnez uniquement les dossiers universitaires que vous souhaitez ajouter.
      Sécurité : domaine
      Manage: Student Cohort Membership for Academic Records
       dans le domaine fonctionnel Academic Advising.
  • Retirer un étudiant des cohortes
    1. Accédez à la tâche
      Retirer un étudiant de la cohorte
       .
    2. Sélectionnez cette option lorsque l’étudiant n’appartient plus aux cohortes sélectionnées.
    3. Pour préciser un remplacement temporaire, sélectionnez l'option permettant de retirer l'étudiant
      à une date précise
      : .
      Workday évalue l’étudiant afin de le retirer de l’adhésion à la cohorte en fonction de critères après la date que vous sélectionnez.
      Pour les étudiants ayant plusieurs dossiers universitaires, sélectionnez uniquement les dossiers universitaires que vous souhaitez retirer.
      Sécurité : domaine
      Manage: Student Cohort Membership for Academic Records
       dans le domaine fonctionnel Academic Advising.
  • Ajouter plusieurs étudiants à une cohorte ou en retirer
    1. Accédez au rapport
      Rechercher des dossiers universitaires
       .
      Vous pouvez filtrer les résultats par facettes.
      Sécurité : domaine
      Reports: Academic Records
       dans le domaine fonctionnel Student Records.
    2. Sélectionner un étudiant ou tous les étudiants dans les résultats.
    3. Cliquez sur
      Ajouter des dossiers universitaires à la cohorte
       ou
      Retirer des dossiers universitaires de la cohorte
      .
      Sécurité : domaine
      Manage: Student Cohort Membership for Academic Records
       dans le domaine fonctionnel Academic Advising.
    4. Sélectionnez une
      cohorte d'étudiants
      .
    5. Pour préciser une valeur de remplacement temporaire pour ajouter ou retirer des dossiers universitaires, sélectionnez une option dans le champ
      Par une date précise
      .
    6. Passez en revue la notification dans la page des notifications.
      Explorez les résultats des dossiers universitaires que Workday a ajoutés ou n’a pas ajoutés ou retirés avec succès.
  • Attribuer un rôle de recouvrement pour une cohorte
    Vous pouvez autoriser d’autres administrateurs à créer des cohortes, en fonction des types de cohortes. À cette fin, vous créez un nouveau groupe de sécurité fondé sur des rôles pour le rôle de recouvrement de la cohorte.
    Vous pouvez permettre à un destinataire de l’affectation de rôle dans une collection de cohortes d’effectuer les actions suivantes :
    • Créer et mettre à jour des cohortes dans leurs recouvrements.
    • Mettre à jour l’adhésion des étudiants qui appartiennent actuellement à des cohortes dans leurs recouvrements.
    Vous pouvez également accorder aux destinataires de l’affectation de rôles le même accès que vous avez configuré pour les rôles dans les cohortes en activant le rôle pour les recouvrements de cohortes.
    Vous pouvez ensuite autoriser les administrateurs à ajouter des étudiants auxquels ils n’ont pas encore accès au moyen d’un rôle dans la cohorte ou la collection de cohortes. Exemple : configurez l’accès à un rôle dans le domaine
    Student Data: Student Profile
     pour permettre aux administrateurs d’ajouter des étudiants uniquement aux cohortes qu’ils gèrent.
    Les administrateurs ayant un rôle dans une collection de cohortes peuvent utiliser la tâche
    Create Student Cohort for Collection
     afin de créer des cohortes uniquement pour les types de cohortes de la collection.
    Sécurité : domaine
    Manage: Student Cohorts in Collections
     dans le domaine fonctionnel Academic Advising.
  • (Facultatif) Replanifier les changements apportés à l'adhésion d'un étudiant à une cohorte
    1. Accédez à la tâche
      Edit Student Cohort Membership
       .
    2. Replanifier les changements existants touchant l’adhésion d’un étudiant afin que Workday représente avec précision son statut dans une cohorte au fil du temps.
      Sécurité : domaine
      Manage: Edit Student Cohort Membership for Academic Records
       dans le domaine fonctionnel Academic Advising.
  • (Facultatif) Actualiser l'adhésion à une cohorte en fonction de critères
    1. Sélectionnez
      Cohorte d’étudiantsMettre
      à jour une adhésion à une cohorte
       dans le menu des actions connexes d’une cohorte d’étudiants fondée sur des critères.
    2. Pour les cohortes fondées sur des critères, mettez à jour l’adhésion de façon à ce que seuls les étudiants qui correspondent actuellement aux critères appartiennent à la cohorte.
      Workday :
      • Met à jour immédiatement l’adhésion à la cohorte.
      • Conserve le statut d’adhésion aux dossiers universitaires que vous avez déjà appliqués comme remplacements.
      Sécurité : domaine
      Manage: Edit Student Cohort Membership for Academic Records
       dans le domaine fonctionnel Academic Advising.
Workday applique le traitement que vous configurez pour qu’il se produise en fonction des changements apportés à l’adhésion à une cohorte. Exemple : Workday met à jour les dossiers universitaires auxquels les destinataires de votre affectation de rôles de cohorte ont accès. Les autorisations que vous accordez aux rôles dans les cohortes permettent uniquement d’accéder aux dossiers universitaires actuellement dans la cohorte.
Vous pouvez utiliser les rapports suivants pour vérifier les changements apportés aux membres d’une cohorte :
  • Étudiants actifs dans la cohorte
     dans le profil de la cohorte d’étudiants pour les changements d’adhésion que vous avez planifiés pour qu’ils s’appliquent immédiatement ou dans le passé.
  • Future Cohort Membership Assignments
     sur le profil d’une cohorte d’étudiants manuelle pour les changements d’adhésion que vous avez planifiés dans le futur.
  • Cohort Membership Assignment Overrides
     dans le profil d’une cohorte d’étudiants fondée sur des critères. Afficher les remplacements dans la colonne
    Action
     .
  • View Student Cohort History for Student
     pour des étudiants individuels. Afficher les remplacements dans la colonne
    Action
     .