Traiter les renouvellements automatiques de contrats de fournisseurs
- Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - Notificationset sélectionnez le type de notificationRenouvellements de contrats de fournisseurs.Workday envoie ensuite des notifications par courriel aux spécialistes en contrats de fournisseurs une fois le traitement du renouvellement terminé.
- Le calendrier lié à un contrat de fournisseur pour le contrat initial doit :
- Approuvé.
- Être défini avec la méthodeÉtalement égal.
- Avoir la fréquenceMensuelleouAnnuelle définie.
- Sécurité : domaineProcess: Supplier Contractsdans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.
Définissez les critères de planification relatifs aux contrats de fournisseurs venant à échéance pour le traitement des renouvellements automatiques.
- Accédez à la tâchePlanifier le renouvellement de contrats de fournisseurs.
- Sélectionnez lafréquence d’exécutionpour contrôler l’ongletPlanifier, puis définissez la fréquence à laquelle les spécialistes en contrats de fournisseurs reçoivent les notifications.
- Pour les champs de l’ongletCritères de renouvellement automatique des contrats de fournisseurs, tenez compte des éléments suivants :
Option Description SociétéSélectionnez les sociétés qui font l’objet de cette tâche de renouvellements de contrats afin de déterminer si elles ont des contrats venant à échéance.Type de contratSélectionnez un ou plusieurs types de contrats à l’aide de l’optionRenouvellements de contrats.FournisseurSélectionnez des fournisseurs pour déterminer s’ils ont des contrats venant à échéance comportant des modalités de renouvellement.Délai de création des modifications (en jours)Indiquez le nombre de jours avant ladate limite de non-renouvellementpour créer la modification de renouvellement.Prévoyez suffisamment de temps pour obtenir les approbations avant l’échéance du contrat. Le planificateur se sert de la valeurDélai de création des modifications (en jours)pour calculer le nombre de jours avant ladate limite de non-renouvellementet générer la modification de renouvellement.Soumettre automatiquement les modifications de contrat de fournisseurSélectionnez cette option pour soumettre automatiquement les modifications de contrats de fournisseurs au processus de gestionModification de contrat de fournisseur. Si vous ne sélectionnez pas cette option, Workday crée la modification de contrat de fournisseur austatut Brouillon.Soumettre automatiquement les calendriers liés à un contrat de fournisseurSélectionnez cette option pour soumettre automatiquement de nouveaux calendriers pour le contrat à renouveler dans le processus de gestionModification de contrat de fournisseur. Si vous ne sélectionnez pas cette option, Workday crée le calendrier austatut Brouillon.AperçuSélectionnez cette option pour afficher un aperçu des contrats inclus dans la première exécution de cette tâche de notification. - Ouvrez l’ongletPlanificationpuis remplissez les champsCritères de récurrenceetIntervalle de récurrence,le cas échéant.
Workday crée automatiquement :
- Les modifications de contrats de fournisseurs.
- Les bons de commande ou les calendriers de factures de fournisseurs en fonction de votre calendrier de contrat initial.
- De nouveaux versements correspondant au calendrier de renouvellement.Une fois le traitement terminé, les spécialistes en contrats de fournisseurs reçoivent une notification répertoriant leurs contrats de fournisseurs et leurs calendriers renouvelés. La notification répertorie également tous les contrats de fournisseurs en cours de modification.