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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Créer des demandes pour les fournisseurs

Créer des demandes pour les fournisseurs

  • Indiquez le numéro d’identification fiscale, le numéro DUNS et les coordonnées du fournisseur.
  • Configurez les étapes d’action suivantes dans le processus de gestion
    Événement lié à un fournisseur
     :
    • Créer un compte bancaire de règlement
    • Créer un compte Workday pour un contact chez le fournisseur
    • Gérer les pièces jointes pour une demande de fournisseur
    • Mettre à jour les coordonnées d’un fournisseur
  • Configurez le processus de gestion
    Demande de fournisseur
     et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Suppliers.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Supplier Administration
     dans le domaine fonctionnel Suppliers.
Créez des demandes pour les fournisseurs que vous souhaitez définir dans Workday. Si vous n’avez pas d’information sur le fournisseur, vous pouvez acheminer des demandes d’information directement à vos fournisseurs au moyen du portail fournisseur.
  1. Accédez à la tâche
    Créer une demande de fournisseur
    .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Numéro DUNS
    Si celui-ci est connu, entrez le numéro DUNS du fournisseur.
    Lorsque votre organisation utilise des cartes d’approvisionnement, l’intégration utilise des numéros DUNS pour chercher des fournisseurs dans les fichiers de transaction.
    Limité aux sociétés
    Sélectionnez une société, une hiérarchie de sociétés en particulier ou les deux pour acheminer des factures aux approbateurs des différentes régions. Workday achemine le processus de gestion
    Demande de fournisseur
     aux travailleurs associés au groupe de sécurité fondé sur des rôles défini pour la société ou la hiérarchie de sociétés.
    Type de formulaire d’administration fiscale
    Sélectionnez le type d’administration fiscale du fournisseur :
    • 1042-S pour un étranger non résident assujetti aux retenues sur le revenu des É.-U.
    • 1099 MISC pour déclarer les revenus divers à l’IRS.
    • TDS pour déterminer les impôts déduits à la source.
    Type de numéro d’identification du contribuable (TIN)
    Le cas échéant, sélectionnez le type de retenue, de déclaration fiscale ou les deux pour le fournisseur :
    • SSN ou ITIN (numéro de sécurité sociale ou numéro d’identification fiscale du contribuable)
    • EIN (numéro d’identification de l’employeur)
    Nº d’identification fiscale
    Pour déclarer et déposer les formulaires fiscaux pour le fournisseur auprès de l’IRS, entrez le numéro d’identification fiscale du fournisseur.
    Lien vers le document
    Ce champ s’affiche lorsque vous définissez un modèle Uniform Resource Identifier (URI) valide, notamment :
    • Une adresse URL.
    • Une ligne vide pour permettre aux utilisateurs d’entrer des valeurs sans restrictions dans ce champ.
    Pour définir un URI valide, sélectionnez le
    lien vers le document du fournisseur
     dans l’invite
    Type de lien URI du fournisseur externe
     de la tâche
    Maintain External Link Validation
    .
    Workday valide le lien pour garantir qu’il comporte un URI valide défini par votre administrateur de la sécurité. Ce processus offre une protection supplémentaire pour éviter le contenu malveillant dans les liens externes.
    Si vous stockez des pièces justificatives ou des images dans un répertoire externe, saisissez l'adresse URL de cet emplacement. Une fois la transaction incluse, Workday affiche l'URL sous la forme d'un lien hypertexte vers l'image. Les approbateurs peuvent référencer ce document avant d’approuver la transaction.
    FATCA
    Quand cette case est cochée, la case
    FATCA filing requirement
     est automatiquement cochée dans le formulaire 1099 MISC pour prendre en charge les exigences de déclaration FATCA de certaines institutions financières étrangères.
    Justification
    Justifiez votre demande de fournisseur.
  3. Pour ces onglets, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Coordonnées
    Fournissez des coordonnées pour ce fournisseur, comme le compte de
    courriel
     principal pour délivrer des bons de commande par courriel. Pour la déclaration 1099 MISC, sélectionnez le type d’adresse d’utilisation
    Déclaration fiscale
     pour inclure l’adresse dans la déclaration 1099 MISC. Si vous n’incluez pas d’adresse dans la déclaration fiscale, Workday utilise l’adresse principale du fournisseur.
    Classifications
    Incluez les éléments suivants :
    • Détails de certification relatifs à une entreprise MBE ou à une entreprise à propriété féminine.
    • Catégories de dépenses et hiérarchie de catégories de dépenses pour associer cette entreprise aux codes de classification de l’approvisionnement.
    Pièces jointes
    Joignez les documents du fournisseur en :
    • Cliquant sur le trombone pour téléverser des fichiers à partir de votre ordinateur ou d’un autre système de fichiers.
    • Glissant et déposant des fichiers dans la boîte
      Déposer les fichiers ici
      .
    Vous pouvez joindre des documents dans les types de fichiers indiqués dans la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Système
    .
    Contact chez le fournisseur
    Ajoutez les coordonnées. Après avoir été approuvés, les contacts chez le fournisseur reçoivent des courriels contenant leur nom d’utilisateur et leur mot de passe. Le contact chez le fournisseur peut ouvrir une session dans le portail fournisseur pour remplir les éléments suivants :
    • Pièces jointes.
    • Coordonnées.
    • Détails du compte bancaire de règlement.
Lorsque vous soumettez les données, Workday achemine le fournisseur aux fins d’approbation.
À l’étape de révision du processus de gestion
Demande de fournisseur
, les responsables de la révision peuvent charger plus de détails sur le fournisseur dans des champs supplémentaires qui ne sont pas disponibles dans la tâche
Créer une demande de fournisseur
. Pour en savoir plus sur les champs de fournisseur, voir : Créer des fournisseurs.