Vérifier des transactions par carte d’approvisionnement
- Configurez le processus de gestionÉvénement de vérification de transactions par carte d’approvisionnementet la politique de sécurité connexe.
- Incluez l’étape d’actionLancer un événement intersociétés de vérification de transactions par carte d’approvisionnementdans le processus de gestionÉvénement de vérification de transactions par carte d’approvisionnement.
- Pour exécuter une vérification budgétaire tout au long du processus de gestionÉvénement de vérification de transactions par carte d’approvisionnement, configurez l’étape d’actionVérification budgétaire.
- Afin d’autoriser la vérification de transactions par carte d’approvisionnement pour d’autres travailleurs :
- Procédez à l’affectation auxtypes d’organisationset auxtypes de groupes de sécuritéappropriés.
- Définissez l’accès de sécurité au domaineProcess: Procurement Card Transaction Verification.
- Affectez les groupes de sécurité pour déléguer l’étape de lancement du processus de gestionÉvénement de vérification de transactions par carte d’approvisionnement.
- Afin d’activer les vérifications liées aux cartes d’approvisionnement pour les entités affiliées intersociétés :
- Configurez le processus de gestionÉvénement intersociétés de vérification de transactions par carte d’approvisionnementet la politique de sécurité connexe.
- Incluez l’étape d’actionLancer un événement intersociétés de vérification de transactions par carte d’approvisionnementdans le processus de gestionÉvénement de vérification de transactions par carte d’approvisionnement.
- Accédez à la tâcheModifier le profil intersociétés d’une sociétéet sélectionnez des sociétés supplémentaires pour la disponibilité de transactions par carte d’approvisionnement intersociétés lors des vérifications.
Vous pouvez vérifier les transactions par carte d’approvisionnement chargées dans Workday pour vous-même ou au nom d’un autre travailleur.
- Accédez à la tâcheVérifier des transactions par carte d’approvisionnementouVérifier des transactions par carte d’approvisionnement d’un travailleur.
- Sélectionnez les transactions à vérifier.
- Pour l’ongletDétails de la transaction, tenez compte des éléments suivants :
Option Description AjouterSélectionnez cette option pour inclure des transactions supplémentaires dans la vérification.Transaction par carte de créditSélectionnez une transaction disponible à partir de l’invite.FournisseurSélectionnez un fournisseur dans l’invite pour filtrer les résultats sousBon de commandeetContrat de fournisseur. Si la transaction par carte de crédit comprend un fournisseur, Workday alimente la valeur de fournisseur.Bon de commandePour inclure des lignes de bon de commande dans la vérification, sélectionnez un bon de commande dont le statut actuel estDélivré.Contrat de fournisseurPour inclure des lignes de contrat dans la vérification, sélectionnez un contrat de fournisseur approuvé.Le type de contrat de fournisseur ne peut pas inclure les attributsManuelouPrévupour les bons de commande.Taxe de vente perçueCe champ indique que la taxe de vente est perçue sur la transaction par carte d’approvisionnement pour prendre en charge la production de rapports et le routage du processus de gestion.Option relative aux taxes par défautVous pouvez autocotiser la taxe sur les transactions par carte d’entreprise si vous sélectionnez l’optionCalculer la taxe autocotisée.Code de taxe/impôt par défautSélectionnez cette option pour alimenter les données dans la ligne des détails de la transaction.Montant des taxesSomme des taxes calculées à partir de la ligne des détails de votre transaction. - Révisez les détails de la transaction de la ligne et modifiez-les au besoin
Option Description SociétéWorkday indique la société en fonction de l’information contenue dans l’en-tête de la vérification.Dans le cas des transactions intersociétés, vous pouvez sélectionner une société dans votre profil intersociétés.Article/élément et Description de l’article/l’élémentSi vous sélectionnez un bon de commande ou un contrat de fournisseur pour la transaction, Workday alimente (et verrouille) l’inviteArticle/élément.Vous pouvez également sélectionner un article dans l’invite ou créer un article d’achat.Catégorie de dépensesSi vous sélectionnez une valeur dans l’inviteArticle/élément, Workday alimente automatiquement la catégorie de dépenses.Workday verrouille le champ si la transaction est liée à un bon de commande ou à un contrat de fournisseur. - (Facultatif) Pour ajouter des pièces jointes à une transaction dans la sectionPièces jointes, téléversez ou glissez-déposez les fichiers à l’appui de la transaction, comme les reçus.Workday prend en charge les types de fichiers de regroupement dans la tâcheModifier la configuration du locataire - Systèmepour les documents commerciaux joints.
- (Facultatif) Dans le menu des actions connexes, sélectionnez l’optionVérification budgétairepour afficher ou modifier la date de budget dans un fractionnement ou une ligne de transaction. Vous pouvez déterminer quelles transactions sont soumises à la vérification budgétaire au cours d’une période contrôlée donnée.Vous pouvez :
- Cocher la caseSélectionner toutpour faire apparaître le champDate de budgetet mettre à jour toutes les lignes dans une transaction.
- Sélectionner des transactions en particulier et mettre à jour la colonneDate de budget.
Workday synchronise la date de budget dans les lignes de transaction de dépenses et les lignes de dépenses admissibles au remboursement des coûts pour prendre en charge le contrôle budgétaire et la gestion des dépenses liées aux subventions.
- Une fois les vérifications liées à des cartes d’approvisionnement approuvées, vous ne pouvez plus facturer ou réceptionner des transactions par rapport aux lignes de contrat de fournisseur ou de bon de commande connexes.
- Dans le cas de transactions par carte d’approvisionnement liées à un bon de commande ou à un contrat de fournisseur, Workday crée une écriture de liquidation pour l’obligation associée correspondant au montant de la transaction.
- Afin d’offrir plus de visibilité sur les détails d’approvisionnement, Workday traite les lignes fractionnées au niveau du fractionnement, et non au niveau de la ligne.
- Vous pourriez constater une différence résiduelle entre les débits et les crédits en raison des conversions de devises lorsque :
- La devise de votre transaction par carte de crédit est différente de votre devise de facturation, et votre devise de facturation est la même que celle de votre grand livre.
- La devise de votre transaction par carte de crédit est la même que la devise de votre grand livre, mais elle diffère de votre devise de facturation.
Effectuez le règlement des transactions par carte d’approvisionnement approuvées. Le processus de règlement crée et règle les transactions. Une fois le processus terminé, Workday met à jour les écritures comptables pour chaque paiement.