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Dernière mise à jour : 2025-09-19
Étapes : automatiser les changements des accusés de réception de bons de commande

Étapes : automatiser les changements des accusés de réception de bons de commande

  • Activez les accusés de réception de bons de commande dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière.
  • Définissez des articles de remplacement valides pour vos articles d’achat dans l’onglet
    Articles de remplacement
    de la tâche
    Créer un article d’achat ou Modifier un article d’achat
     .
  • Sécurité : domaine
    Process: Purchase Order - Mass Action
     dans le domaine fonctionnel Procurement.
Vous pouvez automatiser les mises à jour des bons de commande pour tenir compte des changements approuvés à partir de l’accusé de réception de bon de commande. Ce processus comprend la prise en charge des substitutions d'articles proposées par les fournisseurs pour les fournisseurs activés. Vous pouvez également automatiser la fermeture des lignes de bon de commande rejetées lorsque les fournisseurs rejettent les bons de commande dans le processus d’accusé de réception de bon de commande. Lorsque vous mettez à jour des bons de commande avec des ordres de modification, vous pouvez également afficher les changements apportés par vos fournisseurs aux bons de commande.
  1. Accédez à l’action connexe Créer un changement lié à un fournisseur à partir d’un fournisseur et cochez la case Activer
    la substituation d’articles en
    cas d’accusé de réception de bon de commande dans la section
    Définition de l’approvisionnement
    pour chaque fournisseur que vous souhaitez activer pour cette fonction.
  2. Configurez l’étape de service
    Autoriser les mises à jour automatiques à partir de l’accusé de réception de bon de commande
     dans le processus de gestion
    Événement lié à un accusé de réception de bon de commande
     .
    Vous pouvez ajouter cette étape de service uniquement après l’étape d’achèvement du processus de gestion. Workday indique la ligne de l’accusé de réception de bon de commande avec les changements approuvés de prix, de quantité ou d’unité de mesure.
    Vous pouvez sélectionner l’action
    Fermer la ligne de bon de commande au moment du rejet
     lors de la configuration de l’étape de service pour permettre à Workday de fermer automatiquement les lignes de bon de commande rejetées.
  3. Pour prendre en charge la substituation d’articles au moyen d’une intégration EDI 855, accédez à la tâche
    Mettre à jour des types d’identifiants d’articles
     et assurez-vous que le
    numéro de catalogue de fournisseur
     est configuré pour le mappage d’intégration (généralement VC, VN ou VP).
  4. Pour prendre en charge la substituation d’articles au moyen d’une intégration EDI 855, accédez à l’
    intégration du système pour accusé de réception de bon de commande
     et assurez-vous que le
    numéro de catalogue de fournisseur
     est configuré pour le mappage d’intégration (généralement VC, VN ou VP).
  5. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour des règles de conditions propres à l’approvisionnement
     . Configurez la règle
    Empêcher l’ordre de modification de l’accusé de réception de bon de commande
     pour ajouter des validations personnalisées aux substitutions.
  6. (Facultatif) Accédez au rapport
    Lignes de bon de commande avec accusé de réception et changements
    .
    Vous pouvez consulter les changements apportés par vos fournisseurs aux lignes de bon de commande. Vous pouvez également vérifier l’admissibilité des lignes aux mises à jour automatiques.
    Vous pouvez copier et créer un rapport personnalisé à partir de ce rapport pour filtrer certains types de changements et utiliser ce rapport comme données entrantes pour la tâche
    Planifier des mises à jour automatiques à partir d’accusés de réception de bons de commande
    . Exemple : Vous souhaitez créer des ordres de modification automatiquement lorsque la ligne Il y a quantité ou unité de mesure, mais pas de prix. Créez un rapport personnalisé pour filtrer les changements du coût unitaire et sélectionnez le rapport comme donnée entrante pour planifier la tâche visant à automatiser des changements de quantité et d’unité de mesure.
  7. (Facultatif) Accédez au rapport
    Mettre à jour des validations personnalisées
    .
    Vous pouvez ajouter des conditions dans vos validations personnalisées de bons de commande pour exclure les ordres de modification créés automatiquement par la tâche
    Planifier des mises à jour automatiques à partir d’accusés de réception de bons de commande
    . Par défaut, toute validation personnalisée de vos bons de commande s’applique également à l’ordre de modification lorsque vous autorisez Workday à créer automatiquement des ordres de modification à partir des mises à jour de vos bons de commande.
    Exemple : vous voulez exiger que tous les ordres de modification comportent un commentaire sur le
    Motif de l’ordre de modification
    , mais vous ne voulez pas que ces commentaires soient obligatoires dans les ordres de modification créés automatiquement par Workday. Vous créez une validation personnalisée pour les bons de commande afin d’exiger des
    Commentaires sur le motif de l’ordre de modification
    et indiquez une condition dans la validation personnalisée pour exclure les ordres de modification créés automatiquement.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Custom Validations
     dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
  8. Accédez à la tâche
    Planifier des mises à jour automatiques à partir d’accusés de réception de bons de commande
     .
    Vous pouvez planifier une tâche pour automatiser une des actions suivantes ou les deux en même temps :
    • Créer et délivrer des ordres de modification.
      Les ordres de modification intègrent toutes les mises à jour des lignes de bon de commande effectuées par les fournisseurs.
    • Fermer les lignes de bon de commande une fois que le bon de commande a été rejeté dans le processus d’accusé de réception de bon de commande.
    Vous pouvez également :
    • Traiter automatiquement les mises à jour des lignes de bon de commande.
    • Utiliser des filtres pour exclure les ordres de modification que vous ne souhaitez pas mettre à jour automatiquement.
Workday crée les ordres de modification à partir de l’accusé de réception de bon de commande pour approbation. Workday ferme également automatiquement les lignes de bon de commande provenant de bons de commande rejetés pendant le processus d’accusé de réception de bon de commande.
Vous pouvez configurer les accusés de réception de bons de commande afin d’afficher les articles en rupture de stock pour chaque fournisseur pour lequel il existe des quantités en rupture de stock. Si vous approuvez les changements avec de nouvelles quantités, vous pouvez créer automatiquement les ordres de modification. Vous pouvez également définir des règles de conditions pour approuver les changements automatiques de quantité, de prix ou d’unité de mesure.
Vous pouvez créer un rapport personnalisé contenant les champs de rapport suivants afin d’afficher l’information sur l’accusé de réception de bon de commande avec les changements et de réviser les erreurs dans les ordres de modification :
  • Automatic Update has Errors
  • Change Order from POA
  • Message d’erreur
  • Ligne de bon de commande