Éléments à prendre en compte pour la définition : rapports personnalisés
Cette sujet peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des rapports personnalisés. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Vous pouvez créer des rapports personnalisés pour répondre aux exigences de production de rapports et d’analyse propres aux besoins de votre entreprise.
Tout comme les rapports standard, les rapports personnalisés vous permettent de faire ce qui suit :
- Accédez à des données pertinentes en temps réel.
- Effectuer une action sur les données directement à partir des résultats du rapport.
- Utilisez la sécurité configurable pour limiter l’accès aux données de rapport.
Avantages pour l’entreprise
Les rapports personnalisés vous permettent d’effectuer les tâches suivantes :
- Créez des rapports répondant aux besoins précis de votre entreprise.
- Activer un rapport en tant que worklet.
- Maintenir un meilleur contrôle sur vos rapports, car ils restent inchangés lorsque Workday met à jour les rapports standard.
- Planifier la production de rapports et action les résultats avec différents groupes dans divers formats.
- Transférer des données dans ou en dehors de Workday en activant la production de rapports en tant que services Web.
- Sert à traduire un rapport dans une autre langue.
Cas d’utilisation
- Copiez un rapport standard existant et modifiez-le pour votre société.
- Créez un nouveau rapport personnalisé.
- Créez ou modifier des tableaux de bord pour afficher plusieurs rapports connexes.
- Extraire des données de Workday au moyen d’une intégration de Créateur d’interfaces Entreprise ( Créateur d'interfaces Entreprise (EIB) ).
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quel rapport standard pouvez-vous utiliser pour fournir les résultats dont vous avez besoin? | Vous pouvez exécuter le rapport Workday Standard Reports pour afficher les deux types de rapports standard fournis par Workday :
Si aucun des rapports standard ne répond à vos besoins, vous pouvez copier, modifier un rapport existant ou créer un rapport personnalisé. |
Voulez-vous délégué la gestion des rapports à un rôle dans votre organisation ou dans votre locataire? | Vous pouvez désigner un administrateur de rapport pour gérer tous les rapports de votre locataire. |
Quelle source de données de rapport (source de données de rapport) devez-vous sélectionner? | Les données auxquelles vous avez accès dans un rapport dépendent de la source de données de rapport que vous sélectionnez. Chaque source de données de rapport contient des instances d'un objet de gestion, qui sert d' objet de gestion principal. Plusieurs sources de données de rapport peuvent avoir le même objet de gestion principal.
Pensez à sélectionner une source de données de rapport avec un objet de gestion principal qui inclut la plupart des champs dont vous avez besoin. Dans la mesure du possible, sélectionnez une source de données de rapport indexées. Les sources de données de rapport indexées permettent à votre rapport de s’exécuter plus rapidement que les sources de données de rapport standard. Si votre rapport doit avoir une date d’effet, utilisez une source de données de rapport standard. |
Comment utiliser plusieurs sources de données de rapport dans un seul rapport? | Vous pouvez combiner les données de plusieurs sources de données de rapport dans des rapports composites. Les rapports composites accèdent aux données par l’intermédiaire des sources de données de rapport des sous-rapports. Vous pouvez référencer les types de rapports suivants comme sous-rapports :
|
Comment inclure des champs qui ne sont pas dans la source de données de rapport? | Vous pouvez créer des champs calculés qui utilisent des données existantes dans Workday pour :
Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés aux objets de gestion lorsque vous créez un objet personnalisé. |
D'autres utilisateurs ont-ils besoin d'accéder aux données de ce rapport? | Si les utilisateurs ont accès aux domaines de sécurité appropriés, ils peuvent exécuter le rapport et modifier la définition du rapport.
Vous pouvez également exporter les résultats du rapport sous forme de feuille de calcul ou de PDF et action le fichier avec d’autres utilisateurs. Les feuilles de calcul et les fichiers PDF ne conservent aucune restriction de sécurité. |
Voulez-vous activer votre rapport en tant que service Web? | Vous pouvez activer les rapports avancés et de recherche en tant que services Web, qui permettent d’accéder aux résultats du rapport par le biais d’adresses URL. Vous pouvez utiliser ces services Web dans :
|
Avez-vous besoin de rapports qui s’exécutent à des heures précises ou à intervalles réguliers? | Vous pouvez planifier quand et à quelle fréquence les rapports s’exécutent. Les rapports planifiés s’exécutent en arrière-plan, et vous pouvez téléchargement les fichiers de sortie du rapport . |
Voulez-vous exécuter plusieurs rapports en même temps? | Vous pouvez créer des groupes de rapports connexes et planifier leur exécution en même temps. Exemple : rapports financiers de fin d’exercice.
Vous pouvez également fractionner les rapports à l’aide d’un groupe de rapports pour exécuter un seul rapport avec différentes valeurs d’invite en relève rapide. |
Comment voulez-vous que les résultats du rapport s’affichent? | Vous pouvez afficher les résultats du rapport dans un graphique, un tableau ou les deux. Les subordonnés d’organisations matricielles sont le meilleur type de rapport pour afficher la plupart des types de graphiques.
Vous pouvez également afficher des rapports sous forme de worklets dans un tableau de bord pour donner aux parties prenantes un aperçu des données importantes. Exemples : les tableaux de bord Rémunération, Avantages sociaux et Diversité prédéfinis par Workday. |
Comment organisez-vous et gérez-vous tous les rapports dans votre locataire? | Vous pouvez marqueur des rapports pour les organiser et faciliter la recherche.
Workday vous recommande de réviser régulièrement vos rapports personnalisés et de supprimer les rapports inutilisés. |
Recommandations
Utilisez le rapport
Rapports standard de Workday
pour rechercher des rapports standard existants qui peuvent répondre à vos exigences avant de créer un nouveau rapport personnalisé.Créez des rapports personnalisés dans les locataires de mise en œuvre ou de type bac à sable avant de les migrer vers votre locataire de production, puis validez les rapports au cas où il y aura une incidence en aval sur les alertes et d'autres processus.
Avant de migrer des rapports, tenez compte de l’incidence en aval qui s’appliquera aux rapports modifiés dans les locataires de niveau inférieur afin d’éviter la migration des problèmes potentiel .
Pour une performance optimale:
- Utilisez les sources de données de rapport indexées.
- Sélectionnez la plus petite source de données de rapport qui inclut toutes les instances objet de gestion dont vous avez besoin.
- Au lieu de créer votre propre filtre dans la définition du rapport, utilisez les filtres source de données de rapport intégrés plus rapides chaque fois que possible. Exemple : utilisez le filtreTravailleurs par rôledans les source de données de rapportde rapport Workers for HCM Reporting. Le rapportSources de donnéescomporte une colonne qui indique les filtres de source de données de rapport .
- Sélectionnez une source de données de rapport qui inclut des invites intégrées au lieu de créer vos propres invites. Le rapportSources de donnéescomporte une colonne qui indique si une source de données de rapport inclut des invites intégrées.
- Créez des rapports personnalisés avec des valeurs d’invite lorsque vous utilisez le rapport dans les sources de données de rapport à volume élevé. Cela permet d’éviter toute incidence potentiel sur la performance du locataire . Exemple : pour les rapports qui utilisent la source de données de rapportBusiness Process Transactions, utilisez les données d’invite suivantes comme obligatoires dans le rapport pour aider à améliorer la performance des rapports:Processus de gestion,Statut de la transactionet intervalle de dates (Intervalle de dates de lancementouIntervalle de dates terminés).
- Limitez le nombre de champs calculés dans votre rapport.
Limites
Limites | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Copie des rapports | Votre rapport doit comporter le type de générateur de rapports dans le rapport de rapports standard Workday . |
Temps de traitement du tableau de bord | Les tableaux de bord expirent après 30 secondes, de sorte que les rapports que vous déployez en tant que worklets dans les tableaux de bord doivent terminer leur exécution pendant ce temps. |
Filtrage | Workday ne prend pas en charge le filtrage des champs qui retournent des instances dérivées, tels que les champs calculés de consultation de regroupement de dates. |
Figation de colonnes | Vous ne pouvez pas figer des colonnes à l’aide de l’ option Préférences de la grille dans la barre d’outils du tableau :
|
Temps de traitement du rapport | Les rapports ont des limites de temps de traitement différentes selon l’endroit où vous les exécutez :
Après 20 secondes, Workday vous permet de planifier l’exécution du rapport en tant que traitement en arrière-plan. Si le traitement du rapport dépasse 30 minutes, Workday affiche le erreur: . |
Sécurité
Les domaines de sécurité suivants se trouvent dans le domaine fonctionnel System :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Possibilité de créer uniquement des rapports temporaires
| Vous permet de restreindre les utilisateurs à créer des rapports temporaires uniquement. |
Custom Report Administration
| Vous permet d’effectuer les actions suivantes dans les rapports personnalisés :
|
Custom Report Creation
| Permet de créer et de modifier des rapports personnalisés. |
Traduction des données
| Vous permet de traduire les rapports personnalisés. |
Manage : All Custom Reports
| Vous permet d’effectuer les actions suivantes dans les rapports personnalisés :
|
Partage de définition de rapport - Tous les utilisateurs autorisés
| Permet de action des définitions de rapport avec tous les utilisateurs autorisés à accéder à la source de données de rapport de rapport de la définition de rapport. |
Partage de définition de rapport - Groupes précis
| Vous permet de action des définitions de rapport avec d'autres utilisateurs dans un groupe de sécurité. |
Partage de définition de rapport - Utilisateurs précis
| Permet de déterminer quels utilisateurs peuvent action des définitions de rapport avec des utilisateurs précis nommés. |
Report Tag Management
| Permet aux utilisateurs d’accéder à la gestion des marqueurs de rapport. |
Processus de gestion
Vous pouvez exécuter un rapport personnalisé comme étape du processus de gestion en ajoutant une étape de type
Rapport
. Exemple : dans le processus de gestionEmbauche
, Workday envoie un rapport des subordonnés au gestionnaire, y compris la nouvelle embauche. Vous pouvez également automatiser l’actualisation des données en ajoutant une tâche de changement de données Prism comme étape de service dans un processus de gestion. Cela garantit que les données Prism utilisées dans les étapes de rapport en aval sont renouvelées et exactes avant la génération du rapport. Workday ne vous permet pas de planifier ou d'exécuter directement des tâches de changement de données comme étapes de processus de gestion automatisées si elles utilisent un téléverser de fichier direct comme source. Toutefois, vous pouvez planifier des tâches de changement de données qui utilisent une connexion SFTP comme source. Pour éviter que les processus de gestion n’échouent lors de l’exécution des tâches de changement de données, vérifiez que :
- L'utilisateur ou le délégué a autorisation d'accéder à la tâche de changement de données et à toutes les sources associées, telles que les rapports ou les sites SFTP.
- La configuration de tâche de changement de données est toujours valide. Étant donné que les configurations, y compris les sources de données sous-jacentes et les pipelines, peuvent changer avec le temps, des définitions non valide peuvent entraîner des échecs au cours de l’exécution.
Lorsque le processus de gestion s’exécute, Workday applique la sécurité associée au rapport. Le rapport affiche uniquement les renseignements auxquels le destinataire est autorisation à accéder.
Production de rapports
Vous pouvez utiliser les rapports et tableaux de bord prédéfinis par Workday suivants pour suivre l’utilisation des rapports dans votre locataire :
- RapportTous les rapports personnalisés en arrière-plan: affiche tous les rapports personnalisés activés comme arrière-plan seulement dans votre locataire en plus du propriétaire du rapport, de la zone utilisée, etc.
- RapportHistorique d’exécution du tableau de bord: affiche les statistiques d’utilisation des tableau de bord des six mois précédents et comprend des détails tels que l’auteur du rapport qui a exécuté le rapport et l’heure d’exécution.
- RapportSources de données: affiche les détails de la source de données de rapport suivants :
- Invites intégrées.
- Les filtres de source de source de source de données de rapport .
- Groupes de sécurité autorisés.
- objet de gestion principal .
- tableau de bordAdministrateur de rapports: affiche des rapports et des tâches qui vous aident à gérer les rapports dans votre locataire.
- Rapport Historique d’exécution de rapports: affiche le nombre d’exécutions d’un rapport et inclut des détails tels que l’auteur de l’exécution du rapport et l’heure d’exécution.
- RapportWorkday Standard Reports: affiche les rapports prédéfinis par Workday.
Vous pouvez créer des rapports personnalisés et effectuer le suivi d’information, comme le propriétaire du rapport et l’heure de la dernière mise à jour, en fonction des sources de données de rapport suivantes :
- Tous les rapports personnalisés
- Tous les rapports standard
- Historique d'exécution du tableau de bord indexé
- Historique d'exécution de rapports indexés
Intégrations
Vous pouvez activer les rapports personnalisés avancés et de recherche en tant que services Web et les utiliser dans les intégrations entre Workday et les services de gestion externes.
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la Workday Touchpoints Kit, visitez le Workday Community.