Éléments à prendre en compte pour la configuration : paie sur demande
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la paie sur demande. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
La paie sur demande permet aux travailleurs d’utiliser le libre-service de l’employé pour demander un paiement anticipé d’une partie des salaires cumulés au cours de la période de paie. Pour les travailleurs occupant plusieurs emplois, Workday traite les salaires gagnés pour les emplois supplémentaires qui appartiennent au même groupe de paie et à la même société que leur emploi principal.
Lorsqu’un travailleur soumet une demande, Workday lance le processus de gestion
Paie sur demande
qui inclut le traitement de la paie de bout en bout. Workday prend en charge les événements standards ou le même jour :
- Paiements par transfert électronique de fonds (TEF) pour Payroll for Canada. Lorsque la paie en cycle s’exécute pour la période qui inclut la paie sur demande, Workday déduit du salaire net le total des paiements de la paie sur demande.
- Paiements par carte de crédit automatisés pour la paie aux États-Unis Lorsque la paie en cycle s’exécute pour la période avec paie sur demande, Workday déduit du salaire brut et net le total des paiements sur demande.
Avantages pour l’entreprise
- Éviter les traitements manuels en calculant automatiquement une avance nette et en mettant à jour la comptabilité et le grand livre pour Payroll for Canada.
- Éviter les traitements manuels en calculant automatiquement les impôts prévus par la loi de l'employeur et des employés, et en mettant à jour la comptabilité et le grand livre pour Payroll for the US
- Encourager la santé financière des travailleurs en leur offrant la possibilité de dépenser leur salaire gagné quand ils en ont besoin.
- Favoriser l’attraction de talents et la réduction roulement du personnel.
Cas d’utilisation
- Payer les travailleurs selon différentes cadences en fonction de caractéristiques comme les travailleurs salariés, horaires, non exonérés ou engagés.
- Soutenir les travailleurs en cas d’urgence lors de périodes difficiles.
- Aider les travailleurs à éviter d’emprunter à des taux d’intérêt élevés ou de payer des frais de découvert.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
À quels travailleurs souhaitez-vous autoriser l’accès à cette fonction? | Vous avez la possibilité de créer des groupes de sécurité fondés sur des règles et de les appliquer à la politique de processus de gestion pour les actions de lancement. Exemple : vous pouvez configurer des règles pour déployer la paie sur demande avec des groupes pilotes ou limiter l’accès aux travailleurs non exonérés. |
Comment gérez-vous l’entrée des heures? | Pour calculer le montant de la paie sur demande que les travailleurs peuvent demander, Workday utilise :
|
Recommandations
Pour obtenir des rapports annuels précis, désactivez la paie sur demande pour les périodes de paie qui chevauchent plus d’une année civile.
Exigences
Dans Payroll for Canada, si vous voulez utiliser les paiements par transfert électronique de fonds le jour même, confirmez que la banque ou le fournisseur de services de paiement externalisé de votre organisation prend ce service en charge.
Dans Payroll for the US, pour utiliser les paiements par service ACH le jour même, confirmez que la banque ou le fournisseur de services de paiement externalisé de votre organisation prend ce service en charge.
Limites
Dans Payroll for Canada, Workday ne garantit ni ne certifie la conformité aux réglementations fédérales, provinciales ou locales lors de l’utilisation de ses logiciels.
Dans Payroll for the US, Workday ne garantit ni ne certifie la conformité aux réglementations fédérales, locales ou d’État lors de l’utilisation de ses logiciels.
Nous fournissons des outils qui peuvent aider votre institution à répondre à ses besoins en matière de paie. Vous avez toujours la responsabilité de déterminer si les fonctionnalités de Workday sont appropriées pour vos besoins et de vous assurer que vous vous conformez à vos obligations réglementaires.
Workday ne prend pas en charge la paie sur demande dans les situations suivantes :
- Travailleurs à contrat.
- Saisies-arrêts.
- Affectations à l’étranger.
- Travail dans plusieurs compétences législatives.
- Les revenus complémentaires comme revenus admissibles.
- Conventions fiscales.
- Paiements de rémunération différée.
Lorsque vous permettez à un travailleur soumis à une saisie-arrêt d’accéder au paiement sur demande, il se peut que la saisie-arrêt de ce travailleur ne soit pas calculée correctement.
Dans Payroll for Canada, les fiches de paie n’affichent pas le nombre d’heures travaillées pour un paiement sur demande, car le travailleur reçoit un paiement anticipé de l’avance nette gagnée.
Dans Payroll for the US, les fiches de paie n’affichent pas le nombre d’heures travaillées pour un paiement sur demande, car le travailleur reçoit un paiement anticipé d’une partie forfaitaire des salaires cumulés.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaine | Description |
|---|---|
Domaine Report Execution dans le domaine fonctionnel Tenant Non-Configurable. | Permet aux utilisateurs de réviser les montants payés et récupérés pour les demandes de paie sur demande. |
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll (USA). | Permet aux utilisateurs de passer en revue les ordonnances de saisie par travailleur. |
Reports: Pay On-Demand dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet aux utilisateurs d’accéder aux champs de rapport et aux sources de données de la paie sur demande. |
Self-Service: My Pay Dashboard dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet aux utilisateurs d’accéder au tableau de bord de la paie via le libre-service de l’employé. Chaque tâche en libre-service requiert un accès de sécurité approprié. Exemple : pour afficher et imprimer des fiches de paie, configurez le domaine Self-Service: Payroll (My Payslips) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. |
Self-Service: Pay On-Demand dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet aux travailleurs de demander une paie sur demande à l’aide des tâches du libre-service de l’employé. |
Set Up: Pay On-Demand dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet aux utilisateurs de configurer des tâches pour la paie sur demande. |
Set Up: Tenant Setup: Worklets dans le domaine fonctionnel System. | Permet aux utilisateurs de configurer des tableaux de bord. Dans Payroll for Canada, vous pouvez accéder à la fonctionnalité de paie sur demande à partir du tableau de bord de la paie , mais vous ne pouvez pas la configurer à partir de la console centrale des avantages sociaux et de la paie . |
Processus de gestion
Vous pouvez configurer le processus de gestion
Paie sur demande
pour permettre aux administrateurs de la paie ou aux travailleurs d’annuler des demandes en ajoutant les éléments suivants :
- Les fonctionnalités permettant l’annulation et le retrait au sein du processus de gestion.
- Le groupe de sécuritéEmployé pour lui-mêmepour les actions pertinentes dans la politique de sécurité de processus de gestion.
Quand vous retirez une demande, Workday :
- Annule le calcul de la paie et retire le résultat de la paie, ce qui vous permet de demander de nouveau ce qui a été calculé dans le résultat.
- Fait passer le statut d’autres résultats de la paie non finalisés àNouveau calcul nécessaire.
- Soustrait la demande du nombre maximum de demandes que les travailleurs peuvent soumettre.
Vous pouvez ajouter une étape de révision conditionnelle au processus de gestion
Paie sur demande
pour surveiller les demandes non prises en charge, par exemple celles des travailleurs touchés par des saisies-arrêts.Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tableau de bord de la paie | Quand vous configurez le processus, les travailleurs peuvent demander une paie sur demande dans le tableau de bord de la paie du libre-service de l’employé. |
Rapport Montants de paie sur demande payés et récupérés
| Comparez les montants totaux payés aux montants totaux récupérés sur la paie des travailleurs. Explorez chaque composante de la paie pour obtenir des détails sur le résultat de la paie, la société et les worktags associés. |
Rapport Nombre de demandes de paie sur demande
| Révisez les demandes de paie sur demande par travailleur, par statut des transactions et par montant. |
Rapport Afficher une règle propre à la paie sur demande
| Passez en revue toutes les règles que vous configurez pour la paie sur demande. |
Rapport USA Withholding Order Results for Workers (É.-U.) | Passez en revue les ordonnances de saisie par travailleur pour vous aider à déterminer à quels travailleurs il faudra interdire l’accès aux tâches liées à la paie sur demande. |
Rapport Ordonnances de saisie d’un travailleur (CAN) | Passez en revue les ordonnances de saisie par travailleur pour vous aider à déterminer à quels travailleurs il faudra interdire l’accès aux tâches liées à la paie sur demande. |
Dans les rapports personnalisés, vous pouvez utiliser les sources de données de rapports suivantes :
- Demandes de paie sur demande
- Ligne du résultat de la paie
Intégrations
Vous pouvez utiliser les données externes sur les heures que vous chargez au moyen des données entrantes de la paie. Workday vous recommande de réviser la fréquence d’intégration et de supprimer les données entrantes de la paie existantes au moyen de l’identifiant de lot pour éviter le double comptage des heures ou des montants.
Connexions et interactions
Interactions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptabilité | Dans Payroll for the US, lorsque vous configurez la paie sur demande comme suit :
Dans Payroll for Canada, lorsque vous configurez la paie sur demande sous forme d’avance, le montant net devient une créance. Vous pouvez imputer le montant net aux affectations de coûts standard du travailleur. Le montant net en cycle associé contrepasse la créance. |
Arriérés | Workday réduit le montant disponible que les travailleurs peuvent demander au cours de la période actuelle lorsqu’il existe des arriérés récupérés. Afin d’obtenir un montant disponible exact, Workday vous recommande de configurer les retenues sous forme d’arriérés comme retenues admissibles pour la paie sur demande. |
Calendriers de périodes | Vous pouvez configurer des calendriers de périodes existants pour la paie sur demande afin de définir :
Vous pouvez configurer la comptabilité de vos revenus et de vos retenues de compensation de la paie sur demande soit comme une dépense directe, soit comme une avance sur salaire. |
Calcul au prorata | Workday calcule les salaires cumulés en fonction du calcul au prorata défini pour le revenu ou la retenue. |
Suivi des heures | Vous pouvez associer des marqueurs de calcul des heures aux revenus, vous permettant ainsi d’utiliser les blocs d’heures approuvés comme données entrantes lors du paiement des travailleurs. |
Parcours Workday | Vous pouvez inclure des renseignements au sujet de la paie sur demande dans un parcours Workday pour fournir aux travailleurs des conseils sur la santé financière. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.