Éléments à prendre en compte pour la définition : rapports personnalisés sur la paie
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des rapports personnalisés sur la paie. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Vous pouvez créer des rapports personnalisés sur la paie avec des champs, des filtres, des worktags et d’autres critères. Vous pouvez créer des rapports personnalisés pour renvoyer les données de la paie de chaque travailleur ou de tous les employés pour un intervalle de dates donné. Vos rapports peuvent inclure la paie brute, la paie nette, les impôts, les revenus, les retenues et les écarts des résultats de la paie.
Avantages pour l’entreprise
Les rapports personnalisés sur la paie vous permettent de :
- Accéder au détail des données de la paie pour repérer les corrélations ou les incohérences, telles que les retenues ou les revenus manquants.
- Effectuer une action sur les résultats de la paie, par exemple finaliser les résultats de la paie rétroactive.
- Comparer les écarts des résultats de la paie, tels que les différences de revenus entre la période actuelle et la période précédente.
- Fournir des données de la paie à des utilisateurs qui ne font pas partie du service de la paie, telles que les soldes des revenus des employés d’un gestionnaire.
Cas d’utilisation
- Vous pouvez utiliser des rapports simples ou avancés pour analyser de l’information détaillée sur un ensemble de données ciblé, comme le total des impôts pour une période de paie.
- Vous pouvez utiliser un rapport matriciel pour regrouper un grand nombre de données, telles que les affectations de groupe de paie.
- Vous pouvez utiliser des rapports composites pour afficher des données combinées provenant de plusieurs sources, telles que les écarts des composantes de la paie du cumul annuel, du cumul mensuel et du cumul trimestriel.
- Vous pouvez utiliser les rapports de recherche pour rechercher un sous-ensemble de données et effectuer l’action qui s’impose.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Existe-t-il un rapport standard qui offre la plupart des fonctionnalités souhaitées? | Vous pouvez utiliser la tâche Copy Standard Report to Custom Report pour modifier un rapport standard. |
Savez-vous quelle source de données utiliser pour votre rapport personnalisé? | La source de données que vous sélectionnez détermine :
All Pay Balances for Payroll . Vous pouvez afficher toutes les sources de données dans le rapport Sources de données . Utilisez des sources de données indexées dans la mesure du possible. Sélectionnez des sources de données filtrées telles que Travailleurs par organisation ou des sources de données ciblées telles que Mes subordonnés directs pour améliorer l’efficacité.
Workday supprime les sources de données non indexées de la liste de sélection lorsque vous cochez la case Optimized for Performance dans la tâche Créer un rapport personnalisé . Si vous voulez afficher et sélectionner toutes les sources de données, décochez la case. |
Utiliserez-vous le rapport pour transférer les données de paie à un service tiers? | Si vous utilisez RaaS (Report-as-a-Service) ou Excel/CSV pour transférer des données de la paie, pensez à utiliser les intégrations Studio pour exporter de gros volumes de données vers des services tiers. |
Quels rôles dans votre organisation ont besoin d’accéder aux rapports sur la paie personnalisés? | Vous pouvez utiliser les rapports en utilisant des hiérarchies d’organisations, des autorisations par rôle et la sécurité au niveau des rangées dans les rapports personnalisés. Vous pouvez également sécuriser par groupe de paie, afin que les partenaires de la paie puissent uniquement afficher les données des groupes de paie qu’ils prennent en charge. |
Avec qui pouvez-vous partager des rapports? | Vous pouvez partager tous les types de rapports, à l’exception des rapports simples, avec des utilisateurs et des groupes autorisés qui ont accès aux sources de données et aux filtres de sources de données. Vous pouvez convertir des rapports simples en rapports avancés pour les partager. Une fois le rapport partagé, les utilisateurs l’exécutant peuvent afficher les résultats filtrés en fonction de leur sécurité. Exemple : si l’utilisateur n’a pas accès à un champ de rapport, les données renvoyées par le champ de rapport ne seront pas visibles dans le rapport.
Vous pouvez utiliser :
|
Avez-vous besoin de partager un rapport personnalisé avec des utilisateurs qui ne font pas partie du service de la paie, tels que des gestionnaires ou des partenaires des avantages sociaux? | Vous pouvez limiter l’accès aux composantes de la paie en créant des segments de sécurité dédiés.
Vous pouvez uniquement appliquer les segments de sécurité liés à des composantes de la paie aux rapports personnalisés en fonction des sources de données segmentées. |
Avez-vous besoin de transférer la propriété des rapports? | Vous pouvez utiliser la tâche Transfer Ownership of Custom Reports . |
Avez-vous besoin de générer des rapports sur des composantes de la paie et des cumuls de paie? | Vous pouvez mapper des composantes de la paie ou des cumuls de paie à des champs de rapport prédéfinis par Workday. Si vous mappez plusieurs composantes de la paie au même champ de rapport, Workday additionne les valeurs des composantes et affecte les résultats au champ de rapport. |
Envisagez-vous de générer des rapports sur les périodes de solde? | Exécutez le rapport Identifiants d’intégration avec l’objet de gestion Période de solde (propriété de Workday) pour afficher toutes les périodes de solde que vous pouvez utiliser dans les rapports personnalisés. |
Quels champs calculés pouvez-vous inclure dans les rapports? | Utilisez le rapport All Calculated Fields pour connaître les champs calculés pour les rapports personnalisés. Si aucun champ calculé ne correspond à vos besoins, utilisez la tâche Créer un champ calculé . Exemple : si vous voulez rechercher les derniers résultats de la paie finalisés du travailleur, utilisez le champ de rapport Most Recent Completed Payroll Results . Ce champ de rapport renvoie les trois derniers résultats de la paie finalisés d’un travailleur. |
Avez-vous besoin de simplifier la génération de rapports sur les données de paie? | Vous pouvez utiliser des worktags personnalisés ou prédéfinis par Workday pour accéder plus facilement à l’information, filtrer les recherches et analyser les données dans les rapports agrégés et récapitulatifs. Vous pouvez utiliser des worktags pour la répartition des coûts ou pour marquer les composantes de la paie avec de l’information supplémentaire. Vous pouvez affecter des worktags au niveau du résultat de la paie ou au niveau de la ligne du résultat de la paie. |
Recommandations
Pour obtenir une meilleure performance, Workday vous recommande ce qui suit :
- Utilisez la source de données de rapport indexée et les filtres, le cas échéant.
- Évitez d’utiliser les champs Ne pas utiliser.
- Tirez parti d’un rapport consolidé composé de rapports matriciels et de champs de consultation, et utilisez-le avec des sources de données indexées et un champ indexé.
- Utilisez l’objet de gestion avec le plus d’instances comme objet de gestion principal. Exemple : utilisez l’objet de gestionLigne du résultat de la paieavant l’objet de gestionTravailleurpour améliorer le rendement du rapport.
Objets des rapports | Recommandation |
|---|---|
Soldes de paie | Utilisez les sources de données de rapport standard suivantes :
Assurez-vous de configurer les segments de sécurité liés à des composantes de la paie lorsque vous utilisez ces sources de données de rapport. |
Périodes de solde agrégées | Si vous n’avez pas besoin de calculer les soldes des worktags, pensez à utiliser les rapports prédéfinis par Workday suivants :
|
Codes de revenu, de retenue ou de composante de la paie | Pour de meilleurs résultats, utilisez le champ de rapport indexé Calcul de la paie plutôt que les champs de rapport suivants :
|
Lignes de résultat de la paie et données relatives aux travailleurs | Utilisez la source de données Ligne du résultat de la paie pour le rapport, puis indiquez l’objet de gestion Travailleur comme champ dans le rapport. |
Exigences
Pour générer un rapport sur les revenus, les retenues, les calculs associés de la composante de la paie ou les cumuls de paie définis par le locataire, vous devez mapper les composantes aux champs de rapport prédéfinis par Workday. Si vous mappez plusieurs composantes de la paie au même champ de rapport, Workday additionne les valeurs des composantes et affecte les résultats au champ de rapport.
Limites
Vous ne pouvez pas utiliser de rapports matriciels ou composites avec l’intégration RaaS.
Actuellement, les sources de données indexées ne prennent pas en charge la sécurité segmentée. Exemple : vous créez un rapport pour un gestionnaire de centre de coûts à l’aide de la sécurité segmentée. Le rapport additionne les lignes du résultat de la paie par composante de la paie. Il renvoie la somme de toutes les lignes de résultats de la paie plutôt qu’uniquement la somme des lignes de résultats de la paie auxquelles le gestionnaire du centre de coûts a accès.
Les worktags, en particulier les worktags non indexés, peuvent avoir une incidence négative sur le rendement. Lors du filtrage par worktags, utilisez des worktags indexés standard pour obtenir les meilleurs résultats, tels que :
- Unité d’exploitation
- Société
- Centre de coûts
- Emplacement
- Groupe de paie
- Région
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Custom Report Creation dans le domaine fonctionnel System. | Permet de créer et de gérer des rapports personnalisés. Cette sécurité accorde des droits de modification sur les rapports dans les domaines suivants :
|
Manage: All Custom Reports dans le domaine fonctionnel System. | Permet d’afficher, de modifier et de supprimer tous les rapports personnalisés, que vous soyez ou non le propriétaire du rapport. |
Lorsque vous créez un rapport personnalisé, vous pouvez uniquement utiliser les sources de données et les champs de rapport des domaines de sécurité auxquels vous avez accès.
Processus de gestion
Vous pouvez ajouter des rapports personnalisés comme étape des processus de gestion de paie correspondants. Exemple : vous pouvez ajouter des rapports personnalisés au processus de gestion
Événement du cycle de paie
.Production de rapports
Vous pouvez utiliser les rapports et tableaux de bord prédéfinis par Workday suivants pour suivre l’utilisation des rapports dans votre locataire :
- Tableau de bordAdministrateur de rapports– affiche les tâches et les rapports qui vous aident à gérer les rapports dans votre locataire.
- RapportHistorique d’exécution de rapports– affiche le nombre d’exécutions d’un rapport ainsi que des renseignements détaillés tels que l’auteur de l’exécution du rapport et l’heure d’exécution.
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Audit des exceptions des champs calculés
| Permet de valider vos champs calculés et de repérer les erreurs. |
Audit des exceptions de rapports personnalisés
| Permet de valider les définitions du rapport. |
Custom Report Exceptions by Owner
| Permet d’afficher les exceptions des rapports qui :
|
Audit des exceptions de rapports personnalisés que je peux exécuter
| Permet d’afficher des rapports personnalisés avec des exceptions. |
Onglet Production de rapports dans Tenant Analyzer
| Vous pouvez l’utiliser pour repérer les rapports personnalisés que vous pouvez mettre à jour pour améliorer le rendement. |
Intégrations
Pour obtenir les meilleurs résultats, utilisez les connecteurs infonuagiques d’intégration prédéfinis par Workday, tels que Check Print Connector et Payroll Journal Outbound Connector, au lieu de RaaS.
Lorsqu’un rapport personnalisé renvoie plus de 50 000 lignes, pensez à créer une intégration Studio à l’aide des services Web Workday plutôt qu’à l’aide d’un rapport personnalisé ou du RaaS.
Connexions et interactions
Les rapports personnalisés concernent n’importe quel domaine de produit qui renvoie des données de l’objet de gestion principal et des objets de gestion associés.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.