Éléments à prendre en compte pour la définition : traitement de la paie en cycle
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation du traitement de la paie en cycle. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Le traitement de la paie en cycle vous permet de calculer la paie de vos travailleurs selon un cycle régulier et récurrent.
Avantages pour l’entreprise
- Calculer la paie au moment qui convient. La paie peut être traitée :
- Manuellement.
- Aux heures programmées.
- En arrière-plan de façon continue.
- Recalculer la paie aussi souvent qu’il le faut pour mettre à jour les résultats de la paie.
- Annuler ou contrepasser les résultats de la paie.Payroll for Ireland ne prend pas en charge les contrepassations de paiements.
- Effectuer des corrections sans avoir à annuler le calcul.
- Calculer la paie pour tous les travailleurs, un sous-ensemble de travailleurs ou un seul travailleur, et bloquer la paie d’un travailleur.
- Optimiser l’efficacité et la performance avec l’option de calcul intelligent, qui inclut uniquement les travailleurs avec un événement ayant une incidence sur la paie depuis le dernier calcul.
- Améliorer la précision en utilisant la fonction de calcul continu, qui calcule la paie au fur et à mesure que des événements ayant une incidence sur la paie se produisent.
Cas d’utilisation
- Ouvrir manuellement ou automatiquement une nouvelle période de paie pour un groupe de paie en effectuant un calcul complet.
- Recalculer la paie d’un travailleur après avoir ajouté des données entrantes de la paie ou effectué d’autres modifications qui ont une incidence sur la paie.
- Annuler les résultats de la paie de tous les travailleurs lorsque vous devez modifier la configuration. Exemple : corriger la date de paiement.
- Bloquer le résultat de paie d’un travailleur pour empêcher temporairement le paiement pendant la résolution des problèmes.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Voulez-vous que les résultats de la paie soient mis à jour en continu tout au long de la période de paie? | Si oui, vous pouvez activer la fonction de calcul continu de la paie. Cette fonction automatise les calculs et met à jour en permanence les résultats de la paie au fur et à mesure que des événements surviennent. Vous pouvez suspendre le calcul continu lorsque vous souhaitez effectuer des audits de fin de période. |
Quand voulez-vous traiter la paie? | Le traitement de la paie est un processus qui exige beaucoup de calculs et qui peut avoir une incidence sur le rendement d’autres tâches. Si vous démarrez manuellement les calculs de la paie, vous pouvez planifier l’exécution de la tâche en dehors des heures de travail, soit une fois, soit de manière récurrente. |
Quels paiements autres que le salaire devez-vous effectuer selon un calendrier défini? | Lorsque des paiements ne se trouvent pas dans le calendrier de paie habituel, vous pouvez créer des paiements hors cycle. Lorsque les paiements sont récurrents, vous pouvez définir des catégories d’exécution non régulières distinctes pour les paiements récurrents (exemple : primes). |
Recommandations
Assurez-vous d’avoir correctement défini les calendriers de périodes avant d’exécuter votre première paie. Une fois que vous avez lancé le traitement de la paie, il est plus difficile d’effectuer des modifications.
N’exécutez pas plus d’une tâche de traitement en même temps pour un groupe de paie. L’exécution de tâches simultanées dans plusieurs onglets du navigateur augmente le risque de corruption des données. Exemple : n’annulez pas le résultat de paie d’un travailleur pendant l’exécution d’un calcul de la paie.
Lorsque vous calculez la paie, vous pouvez réduire le temps de traitement en mettant uniquement à jour la comptabilité pour les travailleurs traités. Lorsque vous êtes prêt à finaliser la paie, Workday recommande de mettre à jour la comptabilité de tous les travailleurs.
Pour garantir l’exactitude des données, n’abandonnez pas les tâches de traitement de la paie. Si vous démarrez une tâche par erreur, laissez-la se terminer. Ensuite :
- Pour les résultats calculés, utilisez la tâcheExécuter l’annulation de la paiepour annuler les résultats de la paie et réinitialiser le statut des travailleurs àNon commencé.
- Pour les résultats finalisés, utilisez la tâcheAnnuler la finalisation de la paiepour rétablir le statut de tous les résultats de la paie àEn cours.
Avant de finaliser la paie standard pour la période :
- Révisez et vérifiez toutes les données générées par le calcul de la paie (exemples : écritures comptables de la paie, données des déclarations réglementaires). Corrigez les données au besoin et réexécutez le calcul.
- Calculez et finalisez les différences de paie rétroactive pour le groupe de paie. Ces différences sont alors intégrées à la période actuelle et incluses dans le résultat de paie actuel.
Pour exécuter le calcul intelligent efficacement, vous devez :
- Exécuter un calcul complet au début de la période de traitement.
- Exécuter un calcul complet à la fin de la période de traitement avant d’exécuter la finalisation de la paie. Un calcul complet saisit tous les changements de configuration qui ont une date d’effet dans la période en cours de traitement.
- Planifier une exécution de calcul intelligent toutes les nuits pour traiter les résultats de la paie qui déclenchent un événement ayant une incidence sur la paie.
- Attendre la fin d’une intégration pour exécuter le calcul intelligent.
Exigences
Avant de finaliser la paie pour une période donnée, vous devez finaliser tous les paiements supplémentaires et de remplacement sur demande.
Avant de pouvoir ouvrir une nouvelle période de paie :
- Finalisez tous les résultats de paie d’un groupe de paie.
- Corrigez tous les résultats de paie dont le statut estErreur.
- Annulez ou finalisez les résultats de paie au statutBloqué.
Limites
Les fonctions de calcul intelligent et de calcul continu de la paie détectent les événements qui concernent les employés, tels qu’une augmentation de salaire ou un changement de choix d’avantages sociaux. Ils ne détectent pas les changements de configuration, comme les changements apportés à un revenu qui s’applique à tous les travailleurs ou les changements des taux d’imposition d’un État.
Configuration du locataire
Pour activer le calcul continu de la paie pour toutes les catégories d’exécution régulières, utilisez la tâche
Modifier la configuration du locataire - Paie
. Sécurité
Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Core Payroll :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Run Batch Calculations (Pay Calculation)
| Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent exécuter et planifier les calculs de la paie. |
Process: Run Batch Cancel (Pay Cancel)
| Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent annuler un calcul de la paie pour un groupe de paie ou un groupe d’exécution de la paie. |
Process: Run Batch Complete (Pay Complete)
| Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent finaliser la paie pour une période. |
Process: Off-Cycle (Reversal)
| Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent contrepasser un paiement à un travailleur.
Payroll for Ireland ne prend pas en charge les contrepassations de paiements. |
Process: Run Batch Cancel Complete
| Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent annuler une paie en cycle finalisée. |
| Les utilisateurs rattachés à ces domaines aux fins de sécurité peuvent exécuter l’action connexe à partir du menu des actions connexes du résultat de la paie d’un travailleur. |
Vous pouvez définir un rôle non contraint pour permettre à un administrateur de la paie d’afficher et de modifier les données de l’ensemble des groupes de paie dans tous les pays de la paie. Vous pouvez définir un rôle contraint qui permet aux partenaires de la paie d’afficher et de modifier les données de la paie uniquement pour des groupes de paie indiqués.
Processus de gestion
Vous pouvez configurer le processus de gestion
Événement du cycle de paie
sous forme de liste de tâches à effectuer pour les étapes obligatoires du traitement de la paie. L’utilisation de ce processus de gestion peut également vous aider à déléguer des tâches et assurer la responsabilisation lorsque plusieurs utilisateurs exécutent différentes étapes dans le processus. Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Audit - Résultats du calcul de la paie pour une période
| Vous aide à repérer les résultats de la paie inhabituels afin de repérer les erreurs possibles. |
Résultats du calcul de la paie pour un groupe de travailleurs
| Permet de rechercher des résultats de la paie pour les travailleurs d’un groupe de paie ou d’un groupe d’exécution de la paie. |
Centre de commande du cycle de paie
| Permet d’accéder aux tâches courantes utilisées pour traiter la paie. |
Pay Input Not Processed
| Permet de rechercher des données entrantes de la paie pour une période que le calcul de la paie n’a pas traitée. |
Rapport sur le traitement de calcul de la paie
| Permet d’afficher des résultats de la paie en cycle et d’effectuer les actions suivantes les concernant :
Exemple : un travailleur est en congé et revient au milieu de la période de paie, ce qui fait qu’il a plusieurs résultats de la paie en cycle. Si vous cliquez sur Bloquer pour le travailleur ayant plusieurs résultats de la paie en cycle, tous les résultats de la paie en cycle auront le statut Bloqué . |
Rapport sur le traitement des lignes de calcul de la paie
| Sert à afficher les détails des lignes de résultats de la paie et les calculs associés. Vous pouvez également afficher et analyser les données et créer un rapport détaillé sur les lignes de résultat de la paie sélectionnées. |
Récapitulatif du groupe de paie
| Utilisez ce rapport pour afficher un récapitulatif de haut niveau des travailleurs, des résultats, de la paie brute et de la paie nette en fonction des détails du groupe de paie et des périodes que vous sélectionnez. Vous pouvez ensuite utiliser des liens vers les rapports d’exploration transversale à partir des résultats pour accéder au rapport Traitement du calcul de la paie . |
Récapitulatif des composantes de la paie
| Utilisez ce rapport pour afficher un récapitulatif de haut niveau des travailleurs, des résultats, des lignes de résultats et du montant des lignes de résultats pour les composantes de la paie en fonction des détails du groupe de paie et des périodes sélectionnées. Vous pouvez ensuite utiliser les liens vers les rapports d’exploration transversale à partir des lignes de résultats pour accéder au rapport Traitement des lignes de calcul de la paie . |
Lorsque vous créez des rapports personnalisés, utilisez des sources de données de rapport dans l’un des objets de gestion suivants :
- Payroll Resultspour les totaux brut et net.
- Payroll Result Linespour les détails des composantes de la paie.
Pour obtenir une meilleure performance, voici ce que Workday recommande :
- Dans la mesure du possible, utiliser des sources de données de rapport indexées.
- Éviter les sources de données de rapport dans l’objet de gestionTravailleurpour les rapports de la paie.
Intégrations
Vous pouvez utiliser :
- Le service WebPut Run Pay Calculationpour démarrer un calcul de la paie.
- Le service WebGet Run Pay Calculationpour récupérer le statut d’un calcul.
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Soldes des absences | Workday utilise fréquemment les soldes des absences de la solution Absence Management dans le cadre des calculs de la paie. Pour des performances optimales lors du calcul de la paie en cycle, Workday recommande de planifier manuellement le stockage des soldes d’absences en fonction des besoins de votre entreprise. |
Comptabilité de la paie | Workday génère automatiquement les écritures de comptabilité de la paie dans votre grand livre dans le cadre du processus de calcul. |