Concept : paiements hors cycle
Les transactions de paiement hors cycle ont lieu en dehors d’une exécution de paie planifiée de façon régulière (en cycle) et incluent ce qui suit :
- Paiements manuels à des employés en dehors de Workday Payroll, tels que chèques ou espèces.
- Paiements sur demande qui remplacent des paiements en cycle à un employé ou s’ajoutent à ces paiements.
- Contrepassations à un calcul finalisé de la paie d’un employé.
Pour Payroll for Canada, the UK, and the US, pour les périodes avec des charges à payer à régulariser, Workday ne calcule pas les résultats hors cycle pour les paiements sur demande ou manuels.
En France, la paie ne prend pas en charge les paiements manuels ou les contrepassations.
Payroll for Ireland ne prend pas en charge les paiements de remplacement sur demande ou les contrepassations de paiement.
Utilisations courantes des paiements hors cycle
Dans Payroll for Canada et the US :
Utilisation | Paiement manuel | Sur demande |
|---|---|---|
Enregistrer des paiements d’avance ou de remplacement | X | |
Effectuer des paiements d’avance ou de remplacement | X | |
Enregistrer les paiements d’indemnités de maladie ou l’exercice d’options d’achat d’actions non admissibles | X | |
Transférer les impôts d’une compétence législative à une autre | X | X |
Corriger les erreurs de paie | X | X |
Enregistrer les ajustements de l’année en cours ou de l’année antérieure | X | X |
Payer les travailleurs en fin d’emploi | X | |
Payer les différences de paie rétroactive calculées par la tâche Exécuter le calcul de la paie rétroactive
| X | |
Verser les paiements de rémunération différée aux travailleurs lorsqu’ils sont mutés de façon permanente dans un autre pays (uniquement par l’entremise d’un paiement supplémentaire) | X |
Dans Payroll for the UK :
Utilisation | Paiement manuel | Sur demande |
|---|---|---|
Enregistrer des paiements d’avance ou de remplacement | X | |
Effectuer des paiements d’avance ou de remplacement | X | |
Enregistrer les paiements de tierce partie pour l’exercice d’options d’achat d’actions non admissibles. | X | |
Corriger les erreurs de paie | X | X |
Enregistrer les ajustements de l’année en cours ou de l’année antérieure | X | X |
Payer les travailleurs en fin d’emploi | X | |
Payer les différences de paie rétroactive calculées par la tâche Exécuter le calcul de la paie rétroactive
| X | |
Verser les paiements de rémunération différée aux travailleurs lorsqu’ils sont mutés de façon permanente dans un autre pays (uniquement par l’entremise d’un paiement supplémentaire) | X |
Dans Payroll for Ireland :
Utilisation | Paiement manuel | Données supplémentaires sur demande |
|---|---|---|
Enregistrer des paiements d’avances. | X | |
Effectuer des paiements d’avances. | X | |
Enregistrer les paiements de tierce partie pour l’exercice d’options d’achat d’actions non admissibles. | X | |
Corriger les erreurs de paie | X | X |
Enregistrer les ajustements de l’année en cours ou de l’année antérieure | X | X |
Payer les travailleurs en fin d’emploi | X | |
Payer les différences de paie rétroactive calculées par la tâche Exécuter le calcul de la paie rétroactive
| X | |
Verser les paiements de rémunération différée aux travailleurs lorsqu’ils sont mutés de façon permanente dans un autre pays. | X |
Dans Payroll for France, vous pouvez utiliser les paiements sur demande pour :
- Effectuer des paiements d’avance ou de remplacement
- Corriger les erreurs de paie
- Payer les travailleurs en fin d’emploi
- Enregistrer les ajustements de l’année en cours ou de l’année antérieure
- Payer les différences de paie rétroactive calculées par la tâcheExécuter le calcul de la paie rétroactive
Paiements de remplacement et paiements supplémentaires
Pour Payroll for Canada, France, UK et aux États-Unis, les paiements hors cycle vous permettent :
- Remplacer le paiement en cycle pour une période ou une sous-période dont le statut estEn coursouNon commencé.
- Remplacer le paiement en cycle d’un travailleur qui n’a pas de paiement normal pour la période. Lorsque la période de paie comporte des sous-périodes, vous pouvez exécuter des paiements de remplacement sur demande uniquement pour les sous-périodes pour lesquelles le travailleur est admissible. Exemple : si le travailleur est inactif lors d’une sous-période, vous ne pouvez pas exécuter de paiement de remplacement sur demande pour cette sous-période.
- Entrer un paiement supplémentaire effectué séparément du paiement de la paie en cycle.
Dans Payroll for Ireland, les paiements hors cycle vous permettent d’entrer un paiement supplémentaire effectué séparément du paiement en cycle.
Pour Payroll for Canada, the UK et the US, vous pouvez uniquement exécuter des paiements de rémunération différée pour les travailleurs ayant un seul emploi et payer ceux-ci dans leur poste actuel. Workday ne prend pas en charge les paiements de rémunération différée pour les travailleurs qui :
- Sont en affectation à l’étranger.
- Ont eu de multiples emplois au cours de périodes antérieures.
Workday effectue un suivi de l’utilisation des données entrantes de la paie en cycle, hors cycle et rétroactive. Workday ne récupère pas les données entrantes uniques dans le traitement de la paie plus d’une fois pour un travailleur durant une période de paie.
Impôts et autres composantes de la paie calculés automatiquement
Workday calcule automatiquement les composantes de la paie suivantes pour les paiements hors cycle :
Dans Payroll for Australia, Canada et aux États-Unis :
Type de paiement | Impôts de l’employeur prévus par la loi | Impôts de l’employé prévus par la loi | Frais de l’ordonnance de saisie | Paiements uniques provenant de Workday Compensation | Autres revenus et retenues |
|---|---|---|---|---|---|
Sur demande — supplémentaire | X | X | X | ||
Sur demande — remplacement | X | X | X | X | X (employés actifs uniquement) |
Manuel — supplémentaire | X | ||||
Manuel — remplacement | X |
Dans Payroll for the UK :
Type de paiement | Impôts de l’employeur prévus par la loi | Impôts de l’employé prévus par la loi | Frais pour ordonnance judiciaire | Paiements uniques provenant de Workday Compensation | Autres revenus et retenues |
|---|---|---|---|---|---|
Sur demande — supplémentaire | X | X | X | X | |
Sur demande — remplacement | X | X | X | X (employés actifs uniquement) | |
Manuel — supplémentaire | X | ||||
Manuel — remplacement | X |
Dans Payroll for Ireland :
Type de paiement | Impôts de l’employeur prévus par la loi | Impôts de l’employé prévus par la loi | Paiements uniques provenant de Workday Compensation | Autres revenus et retenues |
|---|---|---|---|---|
Sur demande — supplémentaire | X | X | X | X |
Manuel — supplémentaire | X | X |
Dans Payroll for Australia, Canada, UK et aux États-Unis, les paiements de remplacement sur demande des travailleurs actifs incluent les autres revenus et retenues de l’employé que vous auriez inclus dans le paiement en cycle initial.
- Dans Payroll for Canada and the US, les frais des ordonnances de saisie s’appliquent uniquement lors du traitement des ordonnances de saisie.
- Dans Payroll for the UK, les frais pour ordonnance judiciaire s’appliquent uniquement lors du traitement des ordonnances judiciaires.
Dans Payroll for Australia, Canada, France, UK et aux États-Unis, les paiements de remplacement sur demande des travailleurs actifs incluent les autres revenus et retenues de l’employé que vous auriez inclus dans le paiement en cycle initial.
Pour les paiements sur demande, vous pouvez utiliser la catégorie d’exécution associée au groupe de paie du travailleur pour configurer Workday afin qu’il calcule les composantes de la paie automatiquement en fonction des données suivantes :
- Le statut d’un travailleur (Actif,Fin d’emploi,Absent).
- Les autres conditions.
Dans Payroll for France, Workday calcule les ordonnances de saisie pour les paiements de remplacement sur demande et les paiements supplémentaires sur demande.
Règles de traitement pour les paiements hors cycle
Un employé peut avoir plusieurs paiements hors cycle consécutifs pour la même période ou sous-période et le même groupe de paie. Les règles suivantes s’appliquent :
- Un seul paiement manuel et un seul paiement sur demande peuvent être en cours à la fois. En cas de paiement hors cycle existant, finalisez ce paiement avant d’exécuter un autre paiement hors cycle.
- Calculez et finalisez les paiements hors cycle un par un.
- Effectuez les paiements supplémentaires hors cycle pour une période ou une sous-période avant de finaliser les calculs en cycle pour cette période.
- Lorsque vous finalisez la paie rétroactive pour une embauche rétroactive dans une sous-période, Workday crée un résultat de paie égal à zéro pour la sous-période. Par conséquent, vous ne pouvez pas exécuter de paiement de remplacement sur demande pour cette sous-période.
Exemple : paiements de remplacement sur demande pour les travailleurs en fin d’emploi ou réembauchés (AUS, CAN, FRA, UK, É.-U.)
La période de paie s’étend du 1er au 31 janvier. Jacques est un travailleur en contrat de courte durée. Vous mettez fin à son emploi, vous le réembauchez et vous mettez de nouveau fin à son emploi au cours du même mois.
Dans la mesure où vous ne pouvez avoir qu’un seul paiement de remplacement sur demande en cours à la fois, vous devez suivre cette séquence précise :
- Mettez fin à l’emploi de Jacques le 5 janvier. Workday crée la première sous-période du 1er au 5 janvier.
- Exécutez et finalisez un paiement de remplacement sur demande pour cette sous-période.
- Réembauchez Jacques le 10 janvier.
- Mettez fin à l’emploi de Jacques de nouveau le 16 janvier. Workday crée une autre sous-période du 10 au 16 janvier.
- Exécutez et finalisez un paiement de remplacement sur demande pour cette seconde sous-période.