Éléments à prendre en compte pour la définition : inscription automatique au régime de pension (R.-U.)
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation de l’inscription automatique au régime de retraite. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Workday vous permet de combiner des évaluations de l’admissibilité à la retraite des travailleurs dans Workday Payroll avec un régime de retraite dans Workday Benefits. Vous pouvez configurer Workday pour évaluer l’admissibilité des travailleurs et les inscrire automatiquement à un régime de retraite de la société.
Avantages pour l’entreprise
Workday automatise le processus d’évaluation et de détermination des travailleurs admissibles et les inscrit à votre régime de retraite. Cette automatisation réduit l’effort manuel et facilite le respect des lois du Royaume-Uni sur les pensions/rentes des travailleurs.
L’évaluation de l’admissibilité des travailleurs dans Payroll garantit que vous utilisez leurs derniers revenus plutôt que des données historiques.
Cas d’utilisation
Workday vous permet de gérer une grande variété de scénarios d’inscription à un régime d’épargne-retraite, notamment :
- Choisir d’utiliser.
- Choisir de ne pas utiliser.
- Les réinscriptions.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Voulez-vous reporter l'inscription? | Vous pouvez configurer Workday pour reporter l’inscription dans le cadre des configurations de votre société.
Exemple : vous pouvez reporter l’ajustement de l’inscription d’un travailleur et de ses périodes de paie. L’inscription doit avoir lieu dans les trois mois suivant leur évaluation. |
Gérez-vous les pensions de retraite dans une source externe? | Si vous gérez vos pensions en dehors de Workday, vous pouvez utiliser les services Web pour charger en masse les données de votre fournisseur de pension. |
Recommandations
Pour éviter les incohérences de calcul possibles, Workday vous recommande d’utiliser les mêmes critères de sélection lorsque vous créez des règles qui servent à :
- Inscrire les travailleurs à un régime d’épargne-retraite dans Benefits.
- Calculez les cotisations à un régime d’épargne-retraite dans Payroll.
Pour vous assurer d’utiliser les derniers détails de la paie des travailleurs, créez un événement passif planifié pour inscrire les travailleurs admissibles, qui s’exécute automatiquement une fois votre
tâche Exécuter la finalisation de la paie terminée
. Workday vous recommande de définir trois événements passifs, chacun avec ses propres règles d’admissibilité aux avantages sociaux, pour désigner :
- Les nouvelles embauches.
- Travailleurs réembauchés.
- Les travailleurs qui doivent ou qui souhaitent se réinscrire au régime de retraite.
Workday vous recommande d’utiliser Workday Benefits pour les intégrations à Workday Payroll. Les clients de Payroll for the UK qui ne sont pas titulaires d’une licence pour Benefits peuvent utiliser des fonctionnalités limitées de Benefits pour prendre en charge la définition de l’inscription automatique à un régime de retraite au Royaume-Uni.
Exigences
Workday Payroll en lui-même n’est pas une solution en matière de retraites. Enregistrez les détails de vos prestations de retraite en utilisant l’une des deux options suivantes :
- Avantages sociaux dans la gestion du capital humain.
- Données fournies à l’externe. Exemple : de votre fournisseur de retraite.
Chargez les choix d’avantages sociaux et l’historique des cotisations existants pour tous les travailleurs, y compris ceux qui ont choisi de ne pas utiliser l’inscription automatique aux régimes de retraite.
Limites
- Vous pouvez uniquement envoyer les détails de l’inscription automatique aux travailleurs sous forme de notification Workday ou de courriel. Vous ne pouvez pas envoyer de notifications sous forme de lettre ou être ajoutées aux documents d’un travailleur.Pour les travailleurs sans courriel, vous pouvez envoyer leur notification à une adresse de courriel administrative, copier manuellement le contenu dans une lettre et joindre la lettre à leurs documents.
- Au Royaume-Uni, la paie ne prend pas en charge l’inscription automatique aux régimes de retraite dans les périodes de paie antérieures. Si vous effectuez la paie à terme échu, vous pouvez désactiver la fonction d’inscription automatique au régime de retraite ou vous assurer de surveiller le processus et d’apporter les ajustements nécessaires.
Configuration du locataire
Vous pouvez sélectionner une configuration à l’échelle du locataire dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Notifications
pour déterminer comment les notifications d’inscription automatique sont envoyées aux travailleurs.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Pensions Auto Enrollment Notifications - UK dans le domaine fonctionnel UK Payroll. | Permet de créer et d’envoyer des notifications aux travailleurs. |
Domaine Set Up: Benefits dans le domaine fonctionnel Benefits. | Vous permet :
|
Set Up: Payroll (Pensions) - UK dans le domaine fonctionnel UK Payroll. | Permet de créer et de gérer des régimes de retraite et des dates de réinscription à utiliser avec l’inscription automatique. |
Set Up: Payroll UK dans le domaine fonctionnel UK Payroll. | Permet de définir et de modifier les détails des références de l’employeur, y compris la configuration des courriels pour les notifications d’inscription automatique. |
Domaine Set Up: System dans le domaine fonctionnel System. | Permet de configurer les différents modèles de courriels à utiliser pour les notifications d’inscription. |
Domaine Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications dans le domaine fonctionnel System. | Vous permet de configurer les notifications d’inscription de Workday pour le Royaume-Uni. |
Domaine Worker Data: Payroll (Company Specific) - UK dans le domaine fonctionnel UK Payroll. | Permet d’enregistrer les données d’inscription et de réinscription pour un seul travailleur. Exemple : choix d’utiliser ou de ne pas utiliser. |
Processus de gestion
Workday vous recommande d’ajouter un rappel À faire au processus de gestion
Événement du cycle de paie
, après la tâche Exécuter la finalisation de la paie
, pour repérer les travailleurs admissibles et les inscrire à votre régime de retraite du travail.Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Afficher les détails de l'inscription automatique au régime de pension du R.-U.
| Utilisez ce rapport pour passer en revue les éléments suivants pour une société :
|
Afficher les détails de la réinscription au régime de pension du R.-U.
| Permet de vérifier quels travailleurs ont été réinscrits à un régime de retraite admissible. |
Afficher les détails de l'inscription automatique au régime de pension du R.-U.
| Permet de passer en revue l’historique des évaluations d’un seul travailleur. |
En plus des rapports fournis, vous pouvez créer des rapports personnalisés pour fournir une analyse plus approfondie, par exemple :
- L’historique des évaluations au sein d’un groupe de paie.
- L’historique des notifications d’un travailleur.
- Les travailleurs qui doivent être réinscrits au moment de la réinscription obligatoire de trois ans.
Intégrations
Service Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Historique des évaluations obligatoires pour l'inscription automatique au régime de pensions seulement
Charger l'historique des évaluations existantes lié à l'inscription automatique aux régimes de retraite uniquement | Charge et récupère tout historique des évaluations externes de votre ancien système. |
Détails de l'inscription automatique au régime de pension de retraite des travailleurs
Charger les détails de l'inscription automatique aux régimes de retraite des travailleurs | Charge et récupère les détails de l’inscription automatique des travailleurs. |
Demander un changement des avantages sociaux
| Charge les choix d’avantages sociaux et les régimes d’épargne-retraite des travailleurs. |
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Benefits | Utilisez les avantages sociaux pour enregistrer les détails à utiliser avec les calculs de pension dans Payroll :
|
Catégories d’exécution | Configurez votre catégorie d’exécution pour calculer la composante de la paie liée à l’inscription automatique des pensions de retraite, dans les exécutions en cycle et hors cycle, pour les deux éléments suivants :
|
Retro | Workday prend en compte les évaluations liées à l’inscription automatique des régimes de retraite des travailleurs dans le traitement de la paie rétroactive lorsque des changements sont apportés aux avantages sociaux. Workday fournit des calculs que vous utilisez avec des données de cotisation au régime d’épargne-retraite pour garantir l’exactitude des résultats du traitement de la paie rétroactive. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.