Éléments à prendre en compte pour la définition : traitement de la paie dans le cadre de la loi FLSA (Fair Labor Standards Act)

Une fois la configuration effectuée, Workday traite la paie conformément au Fair Labor Standards Act (FLSA) afin de payer les employés au taux requis pour les heures supplémentaires. Exemple : les employés non exonérés qui travaillent plus de 40 heures par semaine doivent recevoir une rémunération pour les heures supplémentaires au taux de 1,5 fois leur taux de rémunération normal.

Il y a des moments où un employé reçoit une paie supplémentaire pour une période de travail, comme une prime. Vous entrez cette prime comme donnée entrante de la paie et fournissez des dates de couverture. La prime s’ajoute efficacement au taux de rémunération horaire utilisé pour calculer la majoration pour heures supplémentaires. Workday peut automatiquement :

Ajustez le taux ordinaire FLSA à chaque période de travail FLSA touchée par la prime.
Recalculer toute majoration pour heures supplémentaires.
Payer la différence.

Le traitement de la paie FLSA dans Workday permet :

Le chevauchement des périodes de travail FLSA et des périodes de paie.
Le cumul des résultats de la paie manuels et sur demande par période de travail FLSA.
Le traitement rétroactif des primes FLSA admissibles.

Workday FLSA vous permet de :

Passer moins de temps à calculer manuellement les taux FLSA.
Augmentent la précision du traitement FLSA.
Réduire le besoin de corrections.

Une fois la configuration effectuée, Workday calcule FLSA pour les types de périodes de travail suivants :

Durées des périodes de travail	Employés
7 jours	Les travailleurs qui font des semaines de travail standard de 40 heures et 7 jours.
14 jours	Professionnels du secteur des soins de santé avec une semaine de travail standard de 80 heures et 14 jours.
De 7 à 28 jours	Travailleurs de la sécurité publique, comme la police et l’incendie, dont les semaines de travail peuvent varier de 7 à 28 jours. Chaque durée de semaine de travail a un nombre d’heures différent et un seuil d’heures supplémentaires différent. Ce type de période de travail nécessite l’utilisation de Workday Time Tracking ou d’une application de suivi des heures de tierce partie. Il nécessite la possibilité de calculer les heures supplémentaires en fonction de la période.

Configurez votre application de suivi des heures pour déclarer les heures normales et supplémentaires. Exemple : lorsqu’un employé travaille 48 heures au cours d’une semaine, votre application de suivi des heures indique 40 heures normales et 8 heures supplémentaires.

Dans votre liste de contrôle annuelle de fin d’année, assurez-vous de créer des calendriers des périodes de travail FLSA pour l’année à venir.

Lorsqu’il y a un changement de groupe de paie en milieu de période et que vous ajoutez des données entrantes de la paie avec des dates de couverture qui incluent les deux groupes de paie; vous devez finaliser la paie en cycle et payer la prime hors cycle au poste et au groupe de paie actuels du travailleur.

Pour déterminer l’admissibilité à un calcul associé, il est recommandé d’utiliser l’admissibilité du travailleur ou un élément de rémunération précis, plutôt que d’ajouter de la complexité au calcul associé. Que votre calcul inclue ou non des champs numériques ou non numériques.

Traitez la paie dans un ordre de dates séquentiels en fonction des dates de début et de fin de la période de paie. Utilisez les dates de début et de fin de la garantie pour traiter une prime (période actuelle ou précédente). Cela garantit que la prime est affectée aux sous-périodes FLSA appropriées et crée des différences d’ajustement de majoration, le cas échéant. Par exemple, en tant qu’administrateur de la paie, vous :

Exécutez et finalisez un calcul de la paie pour un travailleur, pour la période de paie du 10/02/2022 au 10/15/2022.
Payez une prime annuelle entre votre prochain cycle pour la période de travail du 13 juin à 2021 au 11 juin 2022.

Lorsque vous traitez la paie de prime non ordinaire, vous pouvez utiliser la date de début à compter de la date de votre dernière paie en cycle finalisée, mais avant la prochaine paie en cycle. En effet, les dates de début et de fin de la période de primes n’ont aucune incidence sur l’attribution de la prime. Utilisez les dates de début et de fin de la couverture des primes 2021-06-13 au 2022-06-11 pour les affecter aux sous-périodes FLSA appropriées.

Lorsque vous contrepassez une paie déjà finalisée, retirez manuellement la différence dans la période actuelle. Exemple : vous pouvez mettre à jour les heures à l’aide d’un bloc d’heures lorsqu’une correction a été apportée aux heures du travailleur.

Lorsque vous devez mettre à jour une composante de la paie FLSA après avoir finalisé vos résultats de la paie; Workday vous recommande de créer un nouvel instantané avec date d’effet et de :

Ne modifiez pas l’instantané avec date d’effet existant pour le revenu FLSA.
N’ajoutez pas et ne retirez pas les groupes de composantes de la paie FLSA sans date d’effet pour le revenu.

Automatisez la mise à jour de vos calendriers de périodes de travail FLSA à l’aide de la tâche

Planifier la mise à jour du calendrier des périodes de travail

.

Pour le calcul des heures supplémentaires liées à la sécurité publique, vous devez disposer de Workday Time Tracking ou d’une application de suivi des heures de tierce partie. L’application de suivi des heures doit pouvoir calculer les heures supplémentaires en fonction de périodes.

La paie rétroactive finalisée doit avoir un résultat cible. Si vous ne le faites pas, cela aura une incidence négative sur votre calcul FLSA pour cette période. Vous pouvez désigner les travailleurs sans résultat cible à l’aide

du rapport sur le traitement de calcul de la paie rétroactive

et en sélectionnant la case

Afficher uniquement les travailleurs dont les résultats de la paie rétroactive n’ont pas été extraits

.

Workday calcule uniquement les dates de garantie à partir de la date à laquelle vous avez activé les ajustements FLSA.

Lorsqu’une période de paie couvre plusieurs périodes FLSA, les montants de majoration continue ne créent pas de sous-périodes FLSA. Workday paie le montant total majoré dans la première période FLSA.

Lors de la création d’un revenu de prime FLSA :

Font référence directement au montant entré dans les données entrantes de la paie ou dans le paiement unique en tant que montant fondé sur un montant et non sur un taux fondé sur des pourcentages.
Vous ne pouvez pas utiliser un calcul associé ou un calcul associé d'une composante de la paie.

Workday ne prend pas en charge FLSA pour les travailleurs ayant un poste en affectation à l'étranger aux États-Unis.

L'achat de congés ne devrait pas être considéré comme admissible à FLSA.

La tâche

Planifier la mise à jour du calendrier des périodes de travail

indique uniquement les calendriers des périodes de travail FLSA définis pour expirer dans les 90 jours à compter de la date du jour. Exemple : si la date du jour est le 2025-06-01 et que votre calendrier FLSA est configuré jusqu’au 2026-01-01, la tâche ne vous avertit pas de manière proactive au sujet du calendrier venant à échéance.

Aucune incidence.

Aucune incidence.

Aucune incidence.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.