Éléments à prendre en compte pour la définition : définition des impôts sur la paie (É.-U.)

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition de l’impôt sur la paie. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Workday fournit des données d’impôt ainsi que des tâches et des calculs connexes qui vous permettent de gérer les impôts fédéraux, d’État et locaux pour la paie. Vous entrez les données d’impôts propres à la société et au travailleur.

Workday fournit également un tableau de bord Mises à jour liées à la conformité de la paie
pour vous donner un aperçu des mises à jour qui peuvent vous affecter, vous et vos employés.

Avantages pour l’entreprise

Workday Payroll met à jour les mises à jour fiscales par administration fiscale et par type. Workday Payroll vous permet de :

Répondre facilement aux exigences juridiques en matière de retenues et de déclarations sur la paie et les cotisations au travailleur.

Augmenter votre efficacité en rationalisant le processus de gestion et de soumission de déclarations fiscales.

Gagner du temps en calculant automatiquement les impôts fédéraux, d’État et locaux, y compris les taux d’imposition à jour, les limites de salaire et de paiement ainsi que les crédits d’impôt.

Cas d’utilisation

Vous pouvez définir les impôts sur la paie pour :

Permettre aux travailleurs d’effectuer des choix liés aux impôts dans le libre-service des employés.

Calculer et suivre les cotisations de la société et des employés.

Ajuster automatiquement les calculs de taxe/impôt lorsque la législation modifie les taux de taxe/impôt.

Déclare les cotisations aux impôts fédéraux, de l’État et locales détaillées et totales par société et par employé.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
À quelle fréquence vos employés ont-ils des affectations de travail dans différentes compétences fiscales? OU Quelle est la nature des affectations de travail de vos employés dans d’autres compétences législatives?	Vous pouvez définir les impôts des travailleurs ayant des affectations de travail dans différentes compétences fiscales. Pour : Pour les affectations occasionnelles, vous pouvez utiliser les données entrantes de la paie avec des worktags. Exemple : un représentant du soutien technique se rend dans une compétence législative uniquement lorsqu’un problème technique se produit. Des affectations uniques, vous pouvez utiliser le Mappage d’emplacements à des fins fiscales ou les Données entrantes de la paie avec des worktags pour impôt le travailleur par lieu de travail. Exemple : un employé travaille parfois au bureau le plus proche de son domicile d’enfant. Les affectations récurrentes selon un calendrier défini, vous pouvez configurer Travail continu dans plusieurs compétences législatives. Une fois que vous avez entré la compétence législative des employés selon les pourcentages applicables, Workday applique automatiquement ce pourcentage à chaque période de paie. Exemple : un responsable de la pharmacie affecté à une région tri-États travaille le même pourcentage de temps dans chaque compétence législative à chaque période de paie.
Employez-vous des étrangers non résidents?	Vous pouvez activer Workday pour qu’il calcule et déclare les taxes/impôts pour les ordonnances de saisie. Workday fait référence aux conventions fiscales que vous avez définies lors du calcul des impôts et des salaires imposables pour la déclaration 1042-S.
Où travaillent vos employés?	Workday met à jour les données fiscales à jour et calcule et déclare les taxes/impôts pour tous les États et territoires suivants : Guam. Porto Rico. Les îles Vierges des États-Unis.
Certains employés de votre société habitent-ils dans un État et travaillent-ils dans un autre?	Lorsque les employés habitent dans un État et travaillent dans un autre, Workday peut calculer automatiquement les impôts en fonction des accords de réciprocité fiscale des États. Cela inclut la retenue d’impôts et la méthode de calcul de l’impôt indiquée dans les conventions. Lorsqu’ils travaillent et habitent dans le même État, Workday calcule les impôts en fonction du lieu de travail.
Les employés entrent-ils leurs heures dans Workday Time Tracking?	Vous pouvez définir TLM afin que les employés puissent préciser leur lieu de travail lors de l’entrée des heures.
Votre société utilise-t-elle une tierce partie pour les indemnités de maladie?	Si c’est le cas, vous avez la possibilité de configurer Workday pour qu’il affiche les indemnités de maladie sur les fiches de paie et les formulaires W-2. Si votre tierce partie fournit les formulaires W-2, vous pouvez également définir cette option dans Workday.
Vos employés sont-ils exonérés de l’assurance-chômage fédérale (FUI) ou de l’assurance-chômage de l’État (SUI)?	Si oui, vous pouvez configurer Workday pour gérer cette exonération. Sinon, Workday peut retenir les impôts pour l’assurance-chômage et l’assurance-chômage et les déclarer.
Payez-vous les primes à l’aide d’un chèque distinct ou combinez-vous les primes avec la paie normale?	Si vous combinez les primes avec la paie normale, vous pouvez définir l’imposition fédérale à l’aide d’un taux fixe ou d’une retenue standard. Si vous les payez avec un chèque distinct, vous avez la possibilité d’utiliser un taux fixe ou agrégé - imposition standard. Vous pouvez également configurer Workday pour qu’il retienne les impôts locaux et de l’État sur les revenus complémentaires.

Recommandations

Workday Payroll for US est conçu pour vous aider à gérer les retenues d’impôt ainsi que les autres montants exigés par la loi. Toutefois, vous devez vérifier de manière indépendante vos obligations en matière de retenue et de versement dans les différents territoires où vous exercez vos activités.

Exigences

Mettre à jour vos propres exceptions d’administration fiscale. Exemple : le groupe de composantes de la paie Retenue d’impôt de l’État
réduit le revenu imposable de l’État pour les cotisations au régime 401(k) dans tous les États à l’exception de la Pennsylvanie. Par conséquent, la composante de la paie 401(k) [É.-U.]
doit être exclue pour l’administration fiscale de la Pennsylvanie Groupe de composantes de la paie - Réduction imposable des retenues de l'État
.

Limites

Quelle que soit la façon dont vous avez défini les affectations d’impôts, Workday n’applique pas les fractionnements en pourcentage aux salaires imposables et assujettis pour l’assurance-chômage. Workday applique toujours l’assurance-chômage et les autres impôts fondés sur l’assurance-chômage à l’État de l’emploi principal.

Configuration du locataire

Aucune incidence.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Domaine Set Up: Company General dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Permet aux utilisateurs d'enregistrer les numéros d'identification fiscale de la société.
Domaine Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Permet aux utilisateurs de définir des calculs propres à la paie tels que les revenus, les retenues, les cumuls de paie et les soldes. Il permet de définir les périodes de solde utilisées dans les calculs de la paie et la définition des rapports.
Domaine Set Up: Payroll - Company Specific (Taxes) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll.	Permet aux utilisateurs d’afficher et d’entrer une définition liée à la paie pour les impôts de la société.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Effectuer les choix de retenues fédérales	Achemine la tâche de choix de retenues fédérales aux employés pour qu’elle soit exécutée. Vous pouvez également configurer une logique conditionnelle et inclure des notifications et des approbations.
Effectuer les choix de retenues locales et d’État	Achemine la tâche des choix de retenues de l’État aux employés pour qu’elle soit exécutée. Vous pouvez également configurer une logique conditionnelle et inclure des notifications et des approbations.
Effectuer les choix de retenues locales et d’État pour un travailleur	Permet à l’administrateur de la paie de finaliser les choix de retenues locales et d’État pour les travailleurs.

Production de rapports

Utilisez ces rapports pour afficher les données fiscales fédérales, de l’État et autres que Workday utilise pour calculer l’impôt sur la paie. Workday met à jour les données d’impôt en fonction des modifications apportées par les administrations fiscales.

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Toutes les données de crédit d'impôt de la paie	Affiche les composantes de la paie pour toutes les administrations fiscales fédérales et d’État.
Tous les salaires minimums des administrations de la paie	Affiche le salaire minimum provincial et provincial pour tous les États. Vous pouvez ajouter les groupes de sécurité suivants au domaine Set Up: Payroll (Minimum Wages View) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll afin qu’ils puissent accéder au rapport : Directeur de la rémunération Partenaire de la rémunération
Toutes les données d’impôt de la paie	S’affiche pour les combinaisons de déductions fiscales que vous sélectionnez : Méthodes de calcul. Valeurs de calcul. Taux ou montants fédéraux et des États. Limites.
Choix liés aux impôts avec exonération venant à échéance	Affiche la liste des employés qui sont exonérés des retenues d’impôt fédéral, de l’État ou locales à la date que vous entrez dans le champ Date de référence des choix d’exonération . Prend en charge les choix d’exonération locales pour : Michigan New York Pennsylvanie - Taxe sur les services locaux Exclut les employés qui : Faites l’objet d’un prélèvement d’impôt fédéral actif ou d’une lettre de correctif. Sont transférés hors de la société. Dans le rapport, vous pouvez choisir d’inclure ou d’exclure : Les travailleurs dont l’emploi a pris fin. Les travailleurs ayant un choix MSRR.
Tableau de bord des mises à jour liées à la conformité de la paie	Affiche les mises à jour liées à la conformité les plus importantes pour vous. Vous pouvez rapidement vérifier si une mise à jour de conformité a une incidence potentielle sur vos employés et prendre les mesures appropriées, notamment : Alerter les employés. Contrôler ponctuellement les résultats de la paie. Se préparer à répondre aux questions.
Attributs de l'administration de la paie de l'État	Affiche les états matrimoniaux, les indemnités et les pourcentages de retenues valides par État. La date de début par défaut indique à quel moment Workday commence à effectuer le suivi de ces données.
Valeurs par défaut des administrations fiscales de la paie	Affiche les données par défaut des administrations fiscales fédérales et des États.
Salaires minimums d'une administration fiscale de la paie	Affiche les salaires minimums locaux et d’État pour l’État précisé. Vous pouvez ajouter les groupes de sécurité suivants au domaine Set Up: Payroll (Minimum Wages View) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll afin qu’ils puissent accéder au rapport : Directeur de la rémunération Partenaire de la rémunération
Désactivation du mappage des impôts sur la paie pour un travailleur	Affiche les données de l’administration fiscale pour les configurations TLM au niveau du travailleur.
Mappages des taxes sur la paie pour l'emplacement	Affiche tout : Lieux à des fins fiscales. Statut d’activation TLM. Les données des administrations fiscales respectives. Utilisé pour la fonctionnalité TLM.
Afficher les autres administrations fiscales de la paie	Affiche les données d’impôt des administrations fiscales locales et d’État, à l’exception des retenues et de l’emploi, notamment : De la région. Date de début. Impôt associé à l’administration. Codes de taxe. Si l’administration autorise le taux de remplacement sur les déclarations de la société. Si une exonération du travailleur est autorisée (pour les impôts obligatoires) ou que le choix est obligatoire (pour les impôts non obligatoires). Si l’impôt des travailleurs occupant plusieurs emplois est fondé sur l’État d’emploi principal (administration fiscale d’assurance-chômage).
Afficher les données d’impôt/crédits d’impôt de la paie	S’affiche pour chaque administration fiscale : Méthodes de calcul. Mises à jour liées à la conformité. Taux ou montants fédéraux ou de l’État. Limites. Valeurs.
Afficher une administration fiscale de la paie	Affiche toutes les administrations fiscales : Crédits d’impôt par défaut. États matrimoniaux valides et par défaut. Modes d’imposition supplémentaires valides et par défaut.
Afficher les travailleurs dont les choix liés aux impôts aux É.-U. sont manquants	Sert à présenter la liste des travailleurs pour lesquels il manque des choix liés aux impôts fédéraux ou d'États à la fin de la période sélectionnée.

Intégrations

Services Web	Éléments à prendre en compte
Choix lié à l'impôt fédéral sur la paie - W-4	Récupère les données des choix liés aux impôts fédéraux W-4 à partir de l'identifiant de référence ou de la référence du travailleur, de la référence de la société et de la date d'effet.
Get Payroll FUTA	Récupère les données des choix liés aux impôts FUTA du travailleur à partir de l’identifiant de référence ou de la référence du travailleur/de la société/de la date d’effet.
Obtenir les FICA des bénéficiaires de la paie	Récupère les données d’exonération FICA pour un travailleur et un poste. Utilise le poste pour le traitement des travailleurs ayant des emplois multiples si vous avez activé la fonction.
Soumettre les choix liés à l'impôt fédéral W-4	Entre les données sur les choix liés aux impôts fédéraux W-4 du travailleur.
Put Payroll FUTA	Entre et modifie les enregistrements FUTA.
Charger le FICA du bénéficiaire de la paie	Entre et modifie les enregistrements FICA. Utilise le poste pour le traitement si vous : Activé la fonction pour les travailleurs ayant des emplois multiples. Ne précisez pas de poste pour le travailleur et définissez les règles propres aux postes pour le traitement de la paie pour utiliser le remplacement de poste.

Connexions et interactions

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Benefits	Workday utilise les revenus que vous créez pour les crédits et le revenu théorique.
Time Tracking	Workday Payroll peut utiliser l’emplacement entré pendant l’entrée des heures pour calculer l’imposition des revenus associés à l’État et à la région.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Concept : affectations d’impôts pour compétences législatives multiples (É.-U.)

Référence : tableau de bord des mises à jour liées à la conformité de la paie