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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Éléments à prendre en compte pour la définition : mise en équilibre des worktags pour la paie

Éléments à prendre en compte pour la définition : mise en équilibre des worktags pour la paie

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la mise en équilibre par worktags pour la paie. Elle explique :
  • Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
  • Comment cette définition s’intègre dans Workday.
  • Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
  • Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Vous pouvez utiliser la mise en équilibre par worktag pour gérer et suivre les transactions opérationnelles et équilibrer les écritures opérationnelles.
Avec la mise en équilibre par worktag, vous pouvez équilibrer les transactions et les écritures en fonction d’un ou de plusieurs types de worktags :
  • Société.
  • Worktags facultatifs.
  • Types d’organisations.
  • Worktags principaux.
  • Worktags avec règles de mise en équilibre financière.
Vous pouvez définir des règles pour déterminer les worktags de mise en équilibre à appliquer au compte de contrepartie de l’écriture correspondant à l’écriture opérationnelle.

Avantages pour l’entreprise

Vous pouvez utiliser la mise en équilibre par worktag pour équilibrer toutes les transactions et toutes les écritures par société, éliminant ainsi les efforts de traitement manuel et de mise en équilibre.

Cas d’utilisation

Vous pouvez utiliser la mise en équilibre par worktag pour équilibrer les transactions et les écritures par :
  • Type d’organisation, comme le centre de coûts.
  • Worktag principal, comme le fonds.
  • Worktag facultatif, comme le projet.

Questions à se poser

Question
Éléments à prendre en compte
Comment voulez-vous définir la mise en équilibre par worktag pour les écritures de la paie?
Vous pouvez configurer d’affecter un worktag de mise en équilibre :
  • À la part des retenues et au cumul net dans le calcul du brut au net de la paie, y compris les charges à payer à régulariser.
  • Charges pour charges sociales (CAN, FRA, R.-U., É.-U.).
Vous pouvez définir le worktag à utiliser en :
  • Créant des règles de transaction.
  • Définissant les worktags à utiliser pour votre locataire.
Avez-vous des transactions rétroactives?
L’activation de la mise en équilibre par worktag ne déclenche pas de traitement rétroactif.
Voulez-vous que toutes les transactions soient associées au worktag?
Dans la mise en équilibre par worktag, vous pouvez définir les éléments suivants :
  • Worktags facultatifs.
  • Worktags principaux, requis pour toutes les transactions.
Vous ne pouvez avoir qu’un worktag principal qui est toujours requis pour une transaction.
Vous n’avez pas besoin de définir des worktags principaux pour utiliser des worktags facultatifs.
Workday exige que les transactions soient équilibrées en fonction des worktags que vous avez indiqués pour votre locataire.
Avez-vous des comptes bancaires pour la mise en équilibre par worktag?
Vous pouvez préciser des valeurs de mise en équilibre par worktag de fonds pour les virements bancaires. Si les valeurs sont différentes, Workday génère des écritures comptables de
montants à payer
 et de
montants à recevoir
 pour les virements bancaires.
Quels types de transactions avez-vous?
Workday équilibre toutes les transactions qui génèrent des résultats comptables. Si vous définissez une dimension pour le worktag principal, elle est requise pour toutes les transactions.
Vous pouvez utiliser la mise en équilibre par worktags facultatifs pour les résultats comptables des transactions suivantes :
  • Engagements et obligations.
  • Charges à payer à régulariser.
  • Chiffres réels des charges sociales (CAN, FRA, R.-U., É.-U.).
  • Engagements et obligations associés aux charges sociales (CAN, FRA, R.-U., É.-U.).
  • Liquidations.
  • Chiffres réels associés à la paie.
Avez-vous un grand volume de données pour la paie?
Les chiffres réels associés à la paie et la comptabilité d’engagements génèrent un volume important de données. L’activation de la mise en équilibre par worktag augmente le volume de données et peut nuire au rendement. Pour chaque worktag de mise en équilibre facultatif, comparez l’avantage par rapport à l’impact sur le rendement de la création d’une autre écriture de crédit pour chaque écriture de débit.
Avez-vous des affectations de coûts?
Ces affectations de coûts remplacent le worktag de mise en équilibre facultatif :
  • Revenus et retenues d’employé.
  • Frais payés par l’employeur.
  • Récupération de charges sociales (CAN, FRA, R.-U., É.-U.).
Comment voulez-vous utiliser les worktags pour équilibrer les chiffres réels de charges sociales? (CAN, FRA, R.-U., É.-U.)
Vous pouvez effectuer une des tâches suivantes :
  • Définir les chiffres réels de charges sociales pour que les worktags s’équilibrent en héritant des valeurs du côté opérationnel de la transaction.
  • Définir une règle dans la tâche
    Ensemble de règles pour les transactions mises en équilibre par worktag
     pour que les transactions précisent le worktag de mise en équilibre à utiliser. Générer des écritures comptables de montants à payer et de montants à recevoir, afin que les livres soient équilibrés. Exemple : si vous faites la mise en équilibre en fonction des fonds, la règle vous permet de régler et de recevoir des paiements pour un groupe de fonds en utilisant un seul fonds précisé.
Avez-vous des chiffres réels associés à la paie?
Pour les chiffres réels associés à la paie, vous pouvez définir des règles de mise en équilibre par worktag pour les worktags principaux et facultatifs.

Recommandations

  • Fermez les livres de l’exercice en cours et activez la mise en équilibre par worktag lorsque le nouvel exercice débute.
  • Terminez toutes les transactions en cours et effectuez le règlement des paiements avant d’activer la mise en équilibre par worktag, notamment :
    • Frais d’administration.
    • Engagements.
    • Installations.
    • Charges à payer à régulariser.
    • Charges sociales (CAN, FRA, R.-U., É.-U.).
    • Obligations.
    • Charges à payer associées à la paie.
    • Paiements.
  • Envisagez de faire de la mise en équilibre par worktag principal une option obligatoire d’affectation de poste.
  • Déterminez si l’avantage de la mise en équilibre par worktag facultatif vaut l’incidence sur le rendement que représente la création de lignes d’écriture supplémentaires.
  • Pour les écritures liées au travailleur, pensez à activer
    Appliquer par défaut les worktags connexes des affectations d’organisations du travailleur
     dans la tâche
    Mettre à jour les priorités des types de worktags
     si vous voulez que les worktags par défaut proviennent d’un travailleur.

Exigences

Une fois que vous avez activé la mise en équilibre par worktag, Workday équilibre toutes les transactions qui génèrent des résultats comptables. Vous devez obligatoirement indiquer un worktag de mise en équilibre principal pour toutes les transactions.
Si vous gérez des frais, assurez-vous que le solde du compte de grand livre est à zéro avant de charger les écritures de solde d’ouverture.

Limites

  • Vous pouvez sélectionner jusqu’à 5 types de worktags pour la mise en équilibre par worktag facultatif.
  • Vous ne pouvez plus modifier votre worktag de mise en équilibre principal une fois que vous avez équilibré vos écritures.
  • Une fois que vous avez activé la mise en équilibre par worktag, vous ne pouvez plus la désactiver ou modifier le type de mise en équilibre par worktag.
  • Vous ne pourrez peut-être pas ajuster un résultat de la paie finalisé avant l’activation de la mise en équilibre par worktag principal. Si le résultat initial n’avait pas la dimension de mise en équilibre par worktag, l’écriture contiendra des erreurs.

Configuration du locataire

Vous pouvez utiliser la tâche
Mettre à jour la configuration de mise en équilibre par worktag
 pour définir des configurations pour le locataire, telles que :
  • Type de worktag.
  • Règle de transaction.
  • Société.
  • Worktag de mise en équilibre facultatif.

Sécurité

Le domaine
Set Up: Worktag Balancing
 dans le domaine fonctionnel Common Financial Management vous permet de définir des configurations et des règles de mise en équilibre par worktag.

Processus de gestion

Aucune incidence.

Production de rapports

Rapports
Éléments à prendre en compte
  • Rechercher des lignes d’écriture
  • Récapitulatif des engagements associés à la paie
  • Afficher une écriture
Affichez et vérifiez la mise en équilibre par worktag dans vos écritures.
  • Récapitulatif du rapprochement des résultats non distribués figurant dans le bilan
  • Récapitulatif des exceptions de rapprochement des soldes des comptes de trésorerie et des comptes bancaires
  • Event Account Summary Report
  • Récapitulatif du rapprochement des résultats non distribués figurant dans l’état des résultats
  • Payroll Commitment to Commitment Reconciliation
Vérifiez différents soldes par worktag ou par hiérarchie de worktags.
Financial Statement - Balance Sheet
Vérifiez que les lignes de résultats non distribués contiennent la valeur du worktag de mise en équilibre. Workday filtre les données de résultats non distribués en fonction du worktag sélectionné.

Intégrations

Aucune incidence.

Connexions et interactions

Fonctions
Éléments à prendre en compte
Frais
Si vous gérez des frais, assurez-vous que le solde du compte de grand livre est à zéro avant de charger les écritures de solde d’ouverture.
Gestion financière
Workday Payroll partage les worktags principaux et facultatifs avec Financial Management. Si vous utilisez Gestion financière, vous devez définir des règles de gestion financière pour les worktags lors de la configuration initiale.
Historique de la paie
Vous ne pouvez pas modifier des transactions historiques après avoir activé le worktag de mise en équilibre de la paie et fermé toutes les périodes. Si vous rouvrez ultérieurement une période pour effectuer un ajustement, ajoutez de nouvelles transactions plutôt que de modifier les détails de l’historique.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.