Concept : étape de participation partagée

Les étapes de participation partagées permettent à des participants précis d’effectuer des actions dans une étape du processus de gestion sans déplacer le processus de gestion vers l’étape suivante. Seuls les rôles ayant accès à l’action du contrôleur dans la politique de sécurité de processus de gestion peuvent faire passer le processus de gestion à l’étape suivante. Les étapes de participation partagées permettent également une collaboration améliorée entre les participants pour les types de processus de gestion pour lesquels cette fonctionnalité est activée.

Le rôle affecté à l’étape de participation partagée (le contrôleur) dans la définition de processus de gestion exécute l’événement de contrôle du participant. Chaque participant effectue un événement lié aux détails du participant.

Lorsqu’une étape de participation partagée est lancée, les participants sont informés de leur engagement dans le processus de gestion. Selon le rôle de chaque participant, il peut être nécessaire d’effectuer des actions précises. Chacune de ces actions est un événement lié aux détails du participant. Toutefois, la finalisation de tout ou partie des événements liés aux détails du participant ne fait pas avancer le processus de gestion à l’étape suivante. Le contrôleur doit soumettre l’événement de contrôle des participants pour faire passer le processus de gestion à l’étape suivante.

Vous pouvez ajouter une étape de participation partagée à une définition de processus de gestion uniquement si Workday a configuré au moins une action autorisée pour ce type de processus de gestion afin d’activer le flux des travaux fondé sur le participant. Lorsque vous ajoutez une étape de participation partagée à une définition de processus de gestion :

Après avoir enregistré une définition de processus de gestion contenant une étape de participation partagée, cliquez sur

Configurer la participation

pour sélectionner :

La
date d’effet
. La date d’effet par défaut est la date du jour.
Fuseau horaire
. Le fuseau horaire par défaut est le fuseau horaire actuel de l'utilisateur.
Vous ne pouvez entrer un fuseau horaire que si vous avez sélectionné l'option
Fuseau horaire de configuration de processus de gestion
dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Système
.
Si vous entrez la date du jour dans le fuseau horaire indiqué, les modifications prennent effet immédiatement. Les utilisateurs d’autres fuseaux horaires voient les changements immédiatement.
Si vous entrez une date future dans le fuseau horaire indiqué, les modifications prennent effet à minuit à la date indiquée dans le fuseau horaire indiqué. Les utilisateurs d’autres fuseaux horaires verront les changements à la date et à l’heure correspondantes dans leur fuseau horaire.
Si vous entrez une date passée dans le fuseau horaire indiqué, les modifications prennent effet à 23:59:59 à la date indiquée dans le fuseau horaire précisé. Les utilisateurs d’autres fuseaux horaires verront les changements à la date et à l’heure correspondantes dans leur fuseau horaire.
Le
type d'organisation à utiliser
.
Cette option n’est pas disponible si :
Workday n’a pas précisé de type d’organisation pour les étapes de participation partagées.
Les organisations personnalisées ne sont pas autorisées.
Le
Groupe
de sécurité des participants qui exécutent les événements liés aux détails du participant. L'invite affiche uniquement les groupes ayant les autorisations de modification dans la politique de sécurité de domaine du
participant Domaine
, configurée par Workday pour ce type de processus de gestion.
Cette option n’est pas disponible si :
Workday n’a pas précisé de type d’organisation pour les étapes de participation partagées.
Les organisations personnalisées ne sont pas autorisées.

Vous pouvez également :

Précisez que tous les participants qui répondent à ces critères doivent remplir l’événement lié aux détails du participant.
Ajoutez une étiquette de remplacement d’étape qui s’affiche dans les éléments Mes tâches des participants.

Sous

Délai de l'étape liée aux détails du participant

, vous pouvez sélectionner pour les événements liés aux détails du participant les éléments suivants :

Un champ de rapport
sur lequel est fondé le délai
.
Un
délai calculé supplémentaire
.

Si vous copiez une définition de processus de gestion qui contient une étape de participation partagée, Workday copie également la configuration du participant pour cette étape.

Si vous remplacez une étape de participation partagée par un autre type d’étape (par exemple, une étape

d’action

ou une étape

d’approbation

), Workday supprime la configuration du participant pour cette étape.

Vous pouvez utiliser la tâche

Mettre à jour des notifications de système

dans l’onglet

Notifications

de la définition de processus de gestion pour désactiver les notifications de système aux étapes de participation partagées. Cela empêche Workday d’envoyer des notifications de système au contrôleur ou aux participants. Workday affiche les notifications associées à un événement lié aux détails d’un participant dans l’enregistrement de processus complet de cet événement lié aux détails du participant, et non à l’événement de contrôle du participant.

Vous pouvez configurer des étapes de participation partagée pour avoir des dates d’effet futures et appliquer des règles de conditions aux étapes de participation partagée.

Vous pouvez configurer le texte d’aide pour une étape de participation partagée. Vous pouvez effectuer une des tâches suivantes :

Sélectionnez Mettre à jour un
Processus de gestion
Mettre à jour le texte d'aide
en tant qu’action connexe de la définition du processus de gestion.
Sélectionnez
Processus de gestion
Mettre à jour le texte d’aide d’une étape
en tant qu’action connexe de l’étape de participation partagée.

Vous pouvez préciser si vous souhaitez que le texte d’aide s’affiche dans l’événement de contrôle du participant ou dans l’événement lié aux détails du participant, et définir un texte d’aide différent pour le contrôleur et pour les participants.

Le contrôleur peut utiliser la délégation de Mes tâches pour déléguer l’événement de contrôle des participants à un autre utilisateur en fonction de ses paramètres de délégation de locataire. Accédez à la tâche

Gérer les délégations

pour sélectionner un délégué et configurer la délégation. Workday envoie une notification de système au délégué pour l’informer qu’il agit au nom du délégant.

Le contrôleur peut également :

Soumettez
l’étape et faites avancer le processus de gestion même si tous les événements liés aux détails du participant ne sont pas soumis.
L’état des tâches qui ne sont pas soumises est indiqué manuellement dans l’onglet
Détails
des événements, et chaque tâche est retirée de Mes tâches.
Annulez
l’étape. Tous les événements liés aux détails du participant sont annulés, y compris les tâches soumises.
L'état de chaque tâche est indiqué comme Annulé dans l'onglet
Détails
de l'événement, et chaque tâche est retirée de Mes tâches du participant.
Faire avancer
un événement lié aux détails d'un participant qui n'est pas soumis.
L’état de la tâche est affiché manuellement dans l’onglet
Détails
de l’événement. La tâche est retirée des tâches du participant.

Les membres des groupes de sécurité autorisés à

réaffecter des tâches

dans la politique de sécurité de processus de gestion peuvent réaffecter des événements liés aux détails des participants pour les utilisateurs qu'ils prennent en charge. Les administrateurs des processus de gestion peuvent également utiliser

Réaffecter des tâches

pour réaffecter des événements liés aux détails d’un participant au nom d’autres utilisateurs.

Les participants à une étape de participation partagée peuvent utiliser l’icône de roue dans l’élément Mes tâches pour :

Déléguez un événement lié aux détails d’un participant à un autre utilisateur en fonction de ses paramètres de délégation de locataire. Workday envoie une notification de système au délégué pour l’informer qu’il agit au nom du délégant.
Réaffectez la tâche à d’autres utilisateurs du groupe de sécurité configuré pour l’étape de participation partagée. Les destinataires d’une tâche réaffectée reçoivent la tâche dans leur Mes tâches. Toutefois, ils ne peuvent voir que les autres participants qui sont rattachés aux fins de sécurité aux fins de consultation, selon le contexte.

Une fois qu’un participant à une étape de participation partagée a soumis un événement lié aux détails du participant, l’événement s’affiche dans l’onglet

Archiver

des Mes tâches du participant. Lorsque cette option est sélectionnée, Workday affiche une vue détaillée de l'événement lié aux détails du participant.

Si le contrôleur ou un autre utilisateur fait avancer un événement lié aux détails d’un participant ou soumet l’événement de contrôle des participants :

Tous les participants peuvent consulter l’événement lié aux détails du participant dans l’onglet
Archiver
de leurs Mes tâches.
Le contrôleur ne peut pas afficher l’événement lié aux détails du participant reporté dans l’onglet
Archiver
de ses tâches.

Si une définition de processus de gestion contient une étape de participation partagée et que vous activez l’option

Désactiver les commentaires

dans la politique de sécurité de processus de gestion :

Workday supprime les commentaires dans la barre d’outils du processus de gestion lorsque vous soumettez l’étape de participation partagée ou tout événement lié aux détails d’un participant.
Workday ne supprime pas les commentaires de fil d’activité pour les événements liés aux détails du participant.

Lorsque le paramètre

Désactiver les commentaires

est différent dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion

et dans la politique de sécurité de processus de gestion, Workday respecte le changement de paramètre le plus récent apporté à la tâche

Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion

ou à la politique de sécurité de processus de gestion. .

Exemple : le 2020-05-16, vous accédez à la tâche

Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion

et décochez la case

Désactiver les commentaires

. Le 2020-06-15, vous accédez à la politique de sécurité de processus de gestion et cochez la case

Désactiver les commentaires

. Ensuite, le 2020-06-20, vous modifiez un champ dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion

. Workday respectera le paramètre

Désactiver les commentaires

dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion,

car la dernière mise à jour de cette tâche a été effectuée. Cela signifie que la désactivation des commentaires ne sera pas activée.

Lorsque vous apportez des changements à la tâche

Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion

, la piste d’audit de la politique de sécurité des processus de gestion n’affiche pas les changements apportés à la tâche

Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion

. De même, lorsque vous apportez des modifications à la politique de sécurité de processus de gestion, la piste d’audit

Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion

n’affiche pas les modifications apportées à la politique de sécurité de processus de gestion.

Workday vous recommande de passer en revue les pistes d’audit de la tâche

Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion

et de la politique de sécurité des processus de gestion afin de pouvoir voir toutes les modifications apportées à ces paramètres.