Éléments à prendre en compte pour la définition : processus de gestion
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des processus de gestion. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Comme pivot de nombreuses applications, les processus de gestion Workday acheminent les tâches vers les utilisateurs autorisés en fonction de leur adhésion à des groupes de sécurité et à la hiérarchie d’organisations. Vous pouvez également configurer une logique conditionnelle pour mettre à l’échelle les processus de gestion à l’échelle mondiale à l’aide de contenu localisé.
Avantages pour l’entreprise
Processus de gestion Workday :
- Facilitent la connexion des personnes, des applications et des services en vous permettant de définir des flux de processus configurables.
- Permettre aux administrateurs de configurer tous les aspects des processus de gestion sans l’aide du personnel des technologies de l’information ou d’autres ressources de consultation.
- Permet de copier et de modifier plus de 550 processus de gestion préconfigurés afin de gagner du temps et d’accélérer l’adoption.
- Assurez-vous que chaque décideur a accès aux données les plus récentes en l’intégrant facilement à des applications tierces dans le cadre de votre flux des travaux.
- Fournir une piste d’audit à la fin d’un processus de gestion.
- Accélérer les communications avec les participants au processus de gestion grâce aux notifications des processus de gestion.
- Utilisez les politiques de sécurité des processus de gestion pour déterminer les personnes autorisées à participer et les actions qu’elles peuvent effectuer.
Cas d’utilisation
Les processus de gestion peuvent couvrir une large gamme de scénarios pour vous aider à :
- Normaliser et suivre tout type de demande ou d’approbation.
- Créez des processus de gestion d’embauche distincts pour divers postes au sein d’une organisation.
- Faire le suivi des demandes d’achat de la planification à la finalisation et fournir un enregistrement indiquant qui a terminé chaque transaction du processus.
- Suivre l’évolution des problèmes et des comportements dans votre organisation en distribuant des questionnaires et en cumulant les résultats.
- Automatiser tout processus de contrat en distribuant les documents pour évaluation et signature électronique.
- Automatiser les évaluations des demandes d’admission des étudiants.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quel type de procédures souhaitez-vous automatiser à l’aide d’un processus de gestion Workday? | Vous pouvez créer votre propre processus de gestion ou copier un processus de gestion par défaut prédéfini par Workday pour une fonction particulière et le personnaliser. Exemple : les définitions de processus de gestion par défaut Embaucher, Changer le nom légal et Effectuer un changement lié à l’emploi. |
Quels types de signature électronique souhaitez-vous utiliser? | Workday offre sa propre option de signature électronique en plus d’Adobe Sign et DocuSign. |
Quel type de demandes, d’approbations et de demandes de rapports vous trouverait-il utile? | Vous pouvez consolider les processus de demande (exemple : achats, congés des employés, maintenance des immeubles) dans toute votre organisation, éliminant ainsi les demandes soumises par téléphone, par courriel, par messagerie ou par mot-à-nez. Workday propose des rapports prédéfinis et personnalisés lorsque vous utilisez le processus de gestion Demande . |
Quels types de notifications de processus de gestion trouveriez-vous utiles? | Vous pouvez créer des notifications déclenchées par le statut du processus de gestion dans son ensemble (exemple : terminé, refusé) ou lorsque le processus de gestion entre ou quitte une étape.
Vous pouvez également retarder l’envoi d’une notification personnalisée en configurant un report de notification dans vos processus de gestion. |
Quel type de rapports souhaitez-vous avoir? | Vous pouvez générer des rapports sur les processus de gestion terminés, fournir une piste d’audit des modifications et générer des rapports sur les processus de gestion en attente d’une action. |
Recommandations
Copier une définition de processus de gestion par défaut dans n’importe quelle organisation de supervision et l’adapter si nécessaire. Vous pouvez créer différentes versions du même processus de gestion pour différentes organisations. La logique de processus de gestion est héritée. Par conséquent, une organisation subordonnée utilise la définition de processus de gestion de l’organisation supérieure, sauf si vous précisez une définition personnalisée pour l’organisation subordonnée.
Pour obtenir une performance optimale du processus de gestion, Workday vous recommande de limiter le nombre d’étapes dans une définition de processus de gestion.
Nous prenons en charge un maximum de 72 étapes consécutives non manuelles dans un processus de gestion. Une étape non manuelle est une étape traitée automatiquement par le système sans interaction de l’utilisateur. Exemple : étapes non obligatoires, une étape
Intégration
ou une étape Rapport
. Si vous avez des processus de gestion comportant 72 étapes consécutives non manuelles, Workday vous recommande d’évaluer la définition de processus de gestion pour réduire le nombre de ces étapes consécutives ou de configurer une définition de processus de gestion fondée sur des règles avec des étapes conditionnelles. Vous pouvez utiliser des processus de gestion fondés sur des règles qui sélectionnent une structure de routage en fonction de l’objectif du processus de gestion, du rôle de l’initiateur ou d’une autre condition.
Définissez la structure de votre organisation pour optimiser le routage, la sécurité, l’analyse et la production de rapports sur les processus de gestion. Workday achemine les étapes du processus de gestion selon les éléments suivants :
- Organisations : groupes de travailleurs, centres de coûts et autres ressources.
- Rôles : responsabilités affectées à un travailleur.
- Hiérarchies : attributs structurels qui établissent les relations parents-enfants ou les relations de production de rapports entre les organisations.
- Emplacements : attributs géographiques.
Utilisez le rapport
Tenant Analyzer
pour vérifier la configuration de votre locataire par rapport aux recommandations de Workday.Utilisez le rapport
Audit des exceptions de processus de gestion
pour rechercher toutes les définitions de processus de gestion comportant des erreurs critiques.Exigences
Configurez et mettez à jour les fonctionnalités de définition de processus de gestion que vous souhaitez utiliser :
- Approbations et actions.
- Les liens connexes.
- Processus de gestion fondés sur des règles.
- Règles de conditions propres aux exigences d’étape ou de validation.
- Tâches À faire et listes de contrôle.
Limites
Vous ne pouvez pas associer tous les types d’étapes ou les actions à des processus de gestion. Accédez au rapport
Options de configuration de processus de gestion
pour déterminer les types d’étapes et les actions que vous pouvez associer à un processus de gestion.Configuration du locataire
Utilisez la tâche
Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion
pour gérer les paramètres pour les éléments suivants :
- Pièces jointes
- Commentaires
- Déléguer
- Signatures électroniques
- Dates de fin
Utilisez la tâche
Modifier la configuration du locataire - Notifications
pour gérer les paramètres des notifications.Utilisez la tâche
Modifier la configuration du locataire - Système
pour gérer les fuseaux horaires des processus de gestion.Sécurité
Workday ne rattache pas les processus de gestion aux domaines aux fins de sécurité, mais chaque définition de processus de gestion a sa propre politique de sécurité de processus de gestion qui détermine qui peut :
- Démarrez le processus de gestion.
- D’effectuer des étapes d’action dans le processus de gestion.
- D’effectuer des actions sur l’ensemble du processus de gestion.
- Approuver, corriger, annuler et retirer les étapes.
- Réaffecter des tâches.
Chaque étape d’une définition de processus de gestion est associée à un groupe de sécurité qui définit qui est responsable de cette étape.
Pour afficher la politique de sécurité d’un processus de gestion, sélectionnez : dans le menu des actions connexes d’une définition de processus de gestion.
Processus de gestion
Workday fournit une vaste gamme de processus de gestion préconfigurés. Accédez au rapport
Définitions des processus de gestion
pour afficher les processus de gestion dans votre locataire.Production de rapports
Rapports
| Éléments à prendre en compte
|
Options de configuration de processus de gestion
| Déterminez les étapes et les actions que vous pouvez associer à un processus de gestion. |
Rechercher des événements
| Recherchez et filtrez les événements de processus de gestion par :
|
Délais du cycle de processus de gestion
| Surveillez le temps moyen de traitement (en jours) pour les types et les étapes des processus de gestion. |
À partir du menu des actions connexes pour tout événement de processus de gestion, sélectionnez :
| Accédez au détail du processus de gestion :
|
Business Process Transactions Awaiting Action
| Affichez tous les processus de gestion pour :
|
Notifications de processus de gestion en attente
| Sert à afficher les notifications de processus de gestion en attente.
Vous pouvez explorer des processus de gestion précis pour un domaine fonctionnel, y compris le domaine fonctionnel Recruiting. Si vous utilisez actuellement le rapport pour repérer les notifications de recrutement en attente, vous pouvez sélectionner tous les processus de gestion de recrutement dans l’option d’invite Recrutement . |
Intégrations
Vous pouvez définir une étape
Intégration
dans un processus de gestion qui lance un événement Processus d’intégration
. L’événement lance un système d’intégration associé à un ou à plusieurs processus de gestion. Vous pouvez sélectionner un élément dans une liste d’intégrations. Les services Web Workday (WWS) et les API REST sont disponibles pour faciliter les intégrations.
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.