FAQ : Stockage d’éléments Drive et intégrations

Où sont stockés les éléments Drive?

Drive stocke les articles à des emplacements différents selon le type d’article. Ce tableau présente les types d'articles pris en charge et leurs emplacements d'entreposage.

Type d’article/élément	Emplacement d'entreposage	Remarques
Dossiers Drive	Centre de données du locataire
Fichiers	Centre de données du locataire	Le type d'élément Fichier est associé à des types pris en charge qui ne font pas partie d'une catégorie plus spécialisée : BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, HTM, HTML, JPEG, JPG, PDF, PNG, PPT, PPXT, SVG, TIF, TIFF, XLS, XLSm et XLSX.
Tableaux d'exploration	Centre de données du locataire	Workday stocke les données du tableau d’exploration dans la base de données OMS. Workday stocke les clés qui font référence aux données dans un magasin de données propriétaire distinct.
Modèles de notification	Centre de données du locataire	Base de données exclusive dans le centre de données du locataire. Remarque : Notification Designer utilise un réseau de distribution de contenu de tierce partie pour livrer les images dans les courriels envoyés aux utilisateurs.
Classeurs Worksheets	Centre de données du locataire	Base de données exclusive dans le centre de données du locataire.
Présentations Slides	Centre de données du locataire	Base de données exclusive dans le centre de données du locataire.
Fichiers médias de Workday (vidéo, audio, flux en direct et contenu d’apprentissage en ligne en paquet (ZIPé) (par exemple, SCORM, AICC ou autres formats))	Fournisseur de centre de données en nuage (entente de services requise)	Vous pouvez choisir de téléverser les fichiers liés à l’apprentissage de 3 façons. Lorsque vous effectuez le téléversement, les fichiers deviennent disponibles à l’aide de Drive, mais Workday les stocke auprès du fournisseur de centre de données infonuagique. Lors de la création d’un cours ou d’une leçon, en accédant à un emplacement sur votre ordinateur. À partir d’une action autonome dans Drive; vous y accédez ensuite lors de la définition d’un cours ou d’une leçon. D’utiliser un service Web. Pour en savoir plus sur les fichiers Workday Media Cloud, consultez Workday Media Cloud - FAQ sur Community.

Mes téléversements sur Drive ont-ils été analysés à la recherche de virus?

Oui, sauf pour les fichiers médias.

Quelle est la limite de stockage pour les fichiers Drive?

Drive ne limite pas le nombre de fichiers que vous pouvez téléverser. Les limites de taille de fichiers dépendent du type de fichier que vous téléversez. La taille des vidéos est limitée à 20 Go, et les fichiers SCORM, AICC et ZIP à 4 Go. La taille des autres fichiers, comme les fichiers PDF ou XLSX, est limitée à 30 Mo par fichier. Il n'y a actuellement aucune limite à la capacité de stockage totale de Drive dans votre locataire. Toutefois, nous vous recommandons de ne pas utiliser Drive comme référentiel de fichiers pour tous les fichiers de votre organisation. Drive est plutôt utilisé pour le contenu et les fichiers propres à vos flux de travaux dans Workday. Workday travaille directement avec les clients dans les cas où des modèles d’utilisation anormaux ou excessivement chargés ont une incidence sur la performance des opérations normales de l’entreprise.

Comment optimiser la performance dans Drive?

Nous vous recommandons de définir un dossier contenant des fichiers fréquemment utilisés à utiliser comme vue par défaut, plutôt que la vue Drive. Exemple : créez un dossier nommé

Éléments importants

et déplacez-y les éléments fréquemment utilisés. Cliquez sur l’icône

Paramètres

. Sélectionnez

+Ajouter un dossier

et ajoutez le dossier

Éléments importants

au menu de navigation de gauche. Faites ensuite glisser le dossier vers la position supérieure; elle devient votre page d’accueil dans Drive. Cliquez sur Enregistrer.

Utilisez les dossiers au niveau « Mon Drive » pour stocker des éléments, ce qui réduit au minimum le nombre de fichiers individuels stockés dans la vue Drive principale. Lorsqu’il y a des milliers de fichiers individuels dans la vue Drive, la performance commence à se dégrader.

Utilisez des partages avec des groupes plutôt que des partages avec un grand nombre d’utilisateurs individuels.

Est-il possible pour les utilisateurs de téléverser du matériel sensible aux droits d’auteurs dans Drive?

Chaque client est entièrement responsable de tout le contenu hébergé dans Drive, y compris les fichiers créés à l’origine en dehors de l’environnement Workday, puis téléversés sur Drive. Nous vous recommandons de travailler avec vos équipes des TI et des affaires juridiques pour définir et publier une politique d’utilisation et de contenu de données acceptable.

Existe-t-il un processus de gestion configurable associé à la possibilité de soumettre des fichiers dans Drive?

Non, tout utilisateur ayant accès au domaine Drive peut téléverser des fichiers avec des types de fichiers pris en charge directement sur Drive.

Workday a-t-il accès aux fichiers stockés dans Drive?

Non. Les fichiers Drive sont sécurisés pour chaque client et Workday n’y a pas accès. La seule exception concernerait si le client a explicitement accordé une visibilité temporaire dans le cadre d’une demande de soutien technique ou d’une situation similaire.

Les fichiers de Drive ont-ils été sauvegardés?

Workday a un plan de stockage défini pour chaque type de fichier. Tous les fichiers, à l’exception des fichiers médias, sont stockés sur un serveur dans un centre de données Workday. Les fichiers médias sont stockés dans un centre de stockage en nuage tiers (généralement Amazon Web Services, bien que d’autres fournisseurs soient disponibles) géré par un accord de tierce partie.

Puis-je supprimer les fichiers de Drive?

Les propriétaires du contenu peuvent retirer des fichiers, ce qui les place dans la corbeille. Cela rompt tous les liens de partage de fichiers associés aux fichiers. Les fichiers restent dans la corbeille de l’utilisateur, et vous pouvez les restaurer ultérieurement.

Les administrateurs de Drive peuvent supprimer de façon permanente la plupart des types de fichiers à l’aide de la tâche Suppression définitive de fichiers de Drive. Les types de fichiers exclus de la tâche incluent les suivants :

Les tableaux d’exploration utilisés comme worklets sur la page d’accueil.

Fichiers médias (vidéo et contenu en paquet).

Classeurs utilisés dans l’intégration d’applications telles que Payroll, Recruiting ou HCM.

Éléments qui ont une référence à partir d’un article de la base de connaissances.

Dossiers contenant des éléments.

Classeurs utilisés comme modèles par d’autres classeurs.

Les modèles de document (utilisés dans Générer un document dans le processus de gestion) qui comportent une référence à partir d’un document généré ou d’une étape Documents à passer en revue.

Existe-t-il des services Web publics pour Drive?

Oui, Drive fournit des services Web publics rattachés au domaine Drive Web Services aux fins de sécurité. L'autorisation du propriétaire est obligatoire. Les services Web sont disponibles pour les types de fichiers tels que PDF, DOCX, PPT, JPG, etc. Actuellement, nous ne prenons pas en charge les dossiers ou les éléments dans des domaines propres à un produit tels que :

Tableaux d'exploration

Modèles Docs

Fichiers médias (y compris les fichiers ZIP)

Modèles de notification

Présentations Slides

Classeurs Worksheets

Éléments à prendre en compte :

Les fichiers que vous avez téléversés sur Drive à l’aide d’un service Web sont affichés dans la vue principale de Drive.

Drive ne convertit pas automatiquement les fichiers que vous téléversez à l’aide d’un service Web. Exemple : lorsque vous téléversez un fichier CSV à partir de l’interface utilisateur Drive, Drive le convertit automatiquement en un classeur Worksheets. Cette conversion ne se produit pas avec les services Web.

Services Web	Description
Obtenir le contenu du document Drive	Afficher le contenu d'un document Drive
Permet d'obtenir des configurations de partage avec des groupes de configuration de locataire	Afficher les configurations de partage avec des groupes dans le locataire
Charger le contenu du document Drive	Créer ou mettre à jour le contenu du document Drive
Charger des configurations de partage avec des groupes de configuration de locataire	Créer ou mettre à jour des configurations de partage avec des groupes dans le locataire