Définir le partage avec des groupes pour Drive

Sécurité : domaine Drive Administrator
dans le domaine fonctionnel System.

Pour chaque groupe de sécurité avec lequel vous souhaitez partager des éléments, assurez-vous que le groupe est dans les deux éléments suivants :

Le domaine Drive.

Le domaine pour le type d’article que vous souhaitez partager. Par exemple, si vous souhaitez partager des classeurs Worksheets avec un groupe de sécurité, le groupe de sécurité doit disposer des autorisations d’accès pour le domaine Worksheets.

Vous pouvez permettre aux utilisateurs du libre-service de partager des éléments de types précis avec un ou plusieurs groupes de sécurité. Un utilisateur peut partager des éléments de ce type avec le groupe, même si l’utilisateur qui partage l’élément n’est pas membre du groupe.

Si vous décidez de ne pas configurer le partage avec des groupes, l’option ne s’affichera pas dans la boîte de dialogue Partager. Drive continuera d’autoriser uniquement le partage avec des personnes et le partage à l’aide d’un lien/une adresse URL.

Le tableau ci-dessous présente les types d'éléments et les groupes de sécurité avec lesquels vous pouvez partager. Gardez à l’esprit que même si Drive n’autorise pas le partage avec des groupes de sécurité contraints, certaines intégrations d’applications Drive autorisent le partage avec des groupes contraints. Si tel est le cas, le groupe s’affiche dans la liste sélectionnable des groupes de sécurité. Exemple : Worksheets n’autorise pas le partage avec des groupes de sécurité contraints, mais certaines applications qui intègrent Worksheets dans leur flux des travaux l’autorisent.

Vous pouvez définir :

Des groupes fondés sur des rôles s’ils respectent les restrictions définies dans le tableau.

Groupes publics pour tous les types d’éléments, à l’exception des modèles de document et des modèles de notification, s’ils respectent les restrictions définies dans le tableau.

Drive ne prend pas en charge le partage avec des groupes de sécurité intersectionnels.

Type d’article	Groupe de sécurité
Tableau d'exploration	À tout groupe de sécurité du système. Pour partager avec l’autorisation Afficher, le groupe doit avoir accès à au moins une source de données utilisée dans le tableau. Pour partager avec l’autorisation de modification, le groupe doit avoir l’accès pour modifier dans le domaine Discovery Board: Create .
Modèle de document	Tout groupe non contraint ajouté à la politique de sécurité pour le domaine Docs.
Fichier	Tout groupe non contraint ajouté à la politique de sécurité pour le domaine Drive.
Dossier	Tout groupe non contraint ajouté à la politique de sécurité pour le domaine Drive.
Médias	Tout groupe non contraint ajouté à la politique de sécurité pour le domaine Drive.
Modèle de notification	Tout groupe non contraint ajouté à la politique de sécurité pour le domaine Notification Designer.
Présentation	Tout groupe non contraint ajouté à la politique de sécurité pour le domaine Slides.
Classeur	Tout groupe non contraint ajouté à la politique de sécurité pour le domaine Worksheets.

Éléments à prendre en compte pour la configuration :

Indiquez à vos utilisateurs du libre-service à quel moment le partage avec des groupes est approprié.

Lorsque vous configurez des groupes pour le partage avec des groupes, assurez-vous que tous les membres du groupe connaissent leur propre adhésion au groupe et qu’ils connaissent les autres membres du groupe.

Si vous créez des groupes de sécurité à configurer pour le partage avec des groupes, attribuez-leur des noms pertinents qui seront compris par les utilisateurs du libre-service.

Si vous avez utilisé un grand groupe, comme Tous les travailleurs, pour accorder l’accès à une application, pensez à ajouter des groupes plus petits pour répondre à vos besoins en matière de partage avec des groupes de cas d’utilisation. Exemple : au lieu de choisir d’activer le partage avec des groupes pour le groupe de sécurité Tous les travailleurs, vous pouvez le limiter au groupe Recruteurs.

Accédez à la tâche Configurer le partage avec des groupes sur Drive
.

(Facultatif) Cochez la case Seuls les administrateurs peuvent partager avec des groupes
.

Lorsque cette option est sélectionnée, la configuration que vous avez définie dans le reste de ces étapes s’appliquera uniquement aux administrateurs de Drive; la recherche de partage avec des groupes ne sera pas visible pour les utilisateurs du libre-service.

Si vous limitez le partage avec des groupes aux administrateurs, alors :

Seuls les administrateurs de Drive qui disposent d’un accès de modification ou plus à un élément Drive peuvent partager cet élément avec un groupe de sécurité.

Les utilisateurs du libre-service ne verront pas l’option

Partager avec un groupe

dans la boîte de dialogue Partager.

Les utilisateurs du libre-service peuvent être les destinataires d’éléments partagés et ils peuvent voir quels éléments ont été partagés avec eux dans le cadre d’un groupe, mais ils ne peuvent pas modifier ni retirer leurs autorisations de partage.

Ajoutez chaque type d’élément que vous souhaitez partager avec un groupe de sécurité, puis sélectionnez de quels groupes de sécurité les éléments peuvent être partagés.

Par défaut, une fois que vous avez sélectionné le type d’article, tous les groupes de sécurité avec autorisation d’accès pour ce type d’article s’affichent automatiquement. Supprimez tous les groupes de sécurité avec lesquels vous ne souhaitez pas que les utilisateurs puissent partager.

Le type d’élément Fichier est associé à tout type de fichier qui n’appartient pas à une catégorie plus spécialisée dans Drive; En d’autres termes, il s’agit des types de fichiers que vous activez dans Workday à l’aide de la tâche

Modifier la configuration du locataire - Système

, dans la section

Instructions pour la définition de type de fichier

. Lorsque vous activez le partage avec des groupes pour le type d’élément Fichier, vous activez le partage avec des groupes pour tous ces types de fichiers.

Pour le type d’élément Dossier, si vous activez le partage avec des groupes, puis qu’un utilisateur partage un dossier avec un groupe, les autorisations se répercutent dans les fichiers du dossier, que le type de fichier individuel soit activé ou non pour le partage avec des groupes. Exemple : les fichiers médias d’un dossier partagé héritent des autorisations en fonction des paramètres du dossier partagé, même si le type de fichier média n’est pas spécifiquement activé pour le partage avec des groupes.

Les utilisateurs du libre-service voient les changements suivants dans l’interface utilisateur une fois que vous avez activé le partage avec des groupes, si vous ne l’avez pas limité aux administrateurs :

Tous les utilisateurs de Drive verront la section

Partager avec des groupes

dans la boîte de dialogue

lorsqu’ils choisiront de partager un élément Drive.

Les utilisateurs de Drive peuvent commencer à saisir le nom d’un groupe dans le champ

Partager avec des groupes

pour voir avec quels groupes ils peuvent partager.

Les utilisateurs de Drive peuvent afficher et gérer les groupes qui ont accès (et le niveau d’accès) à un élément partagé dans l’onglet Personnes

avec accès

de la boîte de dialogue

Quand un utilisateur obtient ou perd l’adhésion à un groupe, il obtient ou perd automatiquement l’accès aux éléments qu’une personne a partagés avec ce groupe.

Contrairement au partage avec des utilisateurs individuels, lorsque vous partagez un élément avec un groupe, Workday n’envoie pas de notifications. Vous pouvez notifier des personnes lorsque vous avez partagé un élément avec elles. Exemple : si vous avez partagé un classeur Worksheets avec un groupe, vous pouvez envoyer un courriel contenant un lien.