Concept : gestion des modèles Docs

Action	Remarques
Créer un modèle Docs	Dans Drive, sélectionnez Ajouter un nouveau modèle de document . Remarques : Si vous souhaitez partager automatiquement un ou plusieurs modèles Docs avec un ensemble d’utilisateurs, vous pouvez partager un dossier dans Drive avec des utilisateurs individuels ou avec un groupe de sécurité, et placer le nouveau modèle dans ce dossier. Les modèles Docs que vous créez dans Drive sont la propriété des utilisateurs qui les ont créés. Les propriétaires peuvent effectuer des actions sur les modèles que les autres utilisateurs ne peuvent pas effectuer. pour plus de détails, voir Référence : actions disponibles pour les modèles Docs en fonction des autorisations. Workday Docs ne prend pas en charge la conversion automatique d'un modèle Docs traditionnel (à l'aide de blocs de texte et de dispositions BIRT) en modèle Docs; vous devez les créer manuellement. Pour DocuSign, vous devez utiliser un nom composé de moins de 100 caractères. Pour Adobe Sign, les noms ne peuvent pas contenir de caractères spéciaux tels que le perluète (&). S’il y a lieu, Workday Docs définit automatiquement le Décalage d’expiration du document résultant à 10 ans; actuellement, cette valeur n’est pas modifiable. Si la langue d’un utilisateur est définie dans une langue qui n’est pas prise en charge par Docs, comme Sloven plana (Slovensk dynamique), vous ne pouvez pas créer ni afficher des modèles de document. Vous pouvez inclure un texte facultatif que les responsables de la révision peuvent ajouter ou supprimer lors de la génération d’un document. Nous vous recommandons de mettre en surbrillance ce texte ou de le mettre en forme dans une couleur différente pour attirer l’attention de l’utilisateur lors de la génération du document. L’utilisateur peut apporter toutes les modifications nécessaires à l’étape Générer un document avant d’envoyer le processus de gestion.
Copier un modèle	Dans Drive, sélectionnez le modèle Docs et cliquez sur Faire une copie .
Migrer un modèle Docs d'un locataire à un autre	Voir Déplacer des modèles Docs entre les locataires.
Partager un modèle Docs avec des utilisateurs non précisés en utilisant une Adresse URL	Sélectionnez un modèle Docs dans Drive et cliquez sur Partager . Activer l'option de partage de lien . La possibilité d’utiliser le partage de liens est un paramètre du système. Si l’option ne s’affiche pas, communiquez avec l’administrateur. Sélectionnez le niveau d’autorisation. Tous ceux qui accèdent au modèle Docs à l’aide du lien auront ce niveau d’accès. Cliquez sur le lien Copier . Indiquez cette adresse URL aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le modèle Docs. Pour en savoir plus sur le partage, consultez le Guide de l’utilisateur Drive.
Partager un modèle Docs avec des utilisateurs précis	Le partage avec des utilisateurs individuels vous permet de définir un niveau d’autorisation précis pour la personne; ces paramètres restent actifs égal si vous désactivez le partage de liens. Sélectionnez un modèle Docs dans Drive et cliquez sur Partager . De Partager avec des personnes , entrer les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager et sélectionnez un niveau d’autorisation dans le menu déroulant. (Facultatif) Entrez un message pour les utilisateurs avec lesquels vous partagez des données. Le message s'affiche dans la notification de Workday que les utilisateurs reçoivent après que vous avez cliqué sur Partager . (Facultatif) Si vous êtes le propriétaire du modèle Docs,cliquez sur Avancé pour indiquer si vous souhaitez permettre aux personnes autorisées à modifier de partager le fichier ou non, etpour permettre aux personnes autorisées à commenter et aux lecteurs de copier, de télécharger ou d’imprimer le fichier. Lorsque vous partagez un modèle Docs avec un utilisateur individuel, l’utilisateur reçoit une notification de Workday et, si activé sur le locataire, un courriel. L'utilisateur reçoit la notification, qu'il ait ou non accès au domaine Drive, mais il doit avoir accès àDrive et Documents domaines dans le domaine fonctionnel [insert] pour ouvrir le modèle. Pour en savoir plus sur le partage, consultez le Guide de l’utilisateur Drive.
Partager un modèle Docs avec des groupes de sécurité	Le partage avec un groupe d’utilisateurs vous permet de définir un niveau d’autorisation précis pour le groupe; ces paramètres restent actifs égal si vous désactivez le partage de liens. La possibilité d’utiliser le partage avec des groupes est un paramètre du système pour chaque type d’élément Drive. Si l’option ne s’affiche pas, communiquez avec l’administrateur pour vous assurer qu’elle est activée. Sélectionnez un modèle dans Drive et cliquez sur Partager . De Partager avec des groupes , entrer les groupes avec lesquels vous souhaitez partager et sélectionnez un niveau d’autorisation dans le menu déroulant. (Facultatif) Si vous êtes le propriétaire du modèle Docs, cliquez sur Avancé pour indiquer si vous souhaitez permettre aux personnes autorisées à modifier de partager le fichier ou non, etpour permettre aux personnes autorisées à commenter et aux lecteurs de copier, de télécharger ou d’imprimer le fichier.
Conserver une version précédente du modèle Docs	Vous pouvez couvrez le modèle Docs ou téléchargez-le au format Changement, au format RWXF, si vous voulez conserver la version actuelle des données ou du contenu, avant de le mettre à jour.
Retirer un modèle Docs	Dans Drive, sélectionnez le modèle Docs et cliquez sur Retirer . Drive déplace le fichier vers la corbeille. Important : Les processus de gestion continuent d'utiliser des modèles Docs retirés. De plus, les modèles Docs retirés peuvent continuer à être sélectionnés dans la liste Configurer une génération de documents. Avant de retirer un modèle Docs, assurez-vous de l’avoir retiré des processus de gestion pour lesquels il est configuré. Nous vous recommandons de renommer le modèle après l’avoir retiré, en ajoutant un indicateur au nom qui vous rappelle de ne pas l’utiliser.
Récupérer un modèle Docs à partir de la corbeille	À partir de Drive, sélectionnez Corbeille . Sélectionnez le modèle Docs et cliquez sur Rétablir . Workday place le fichier rétabli dans la vue Tous les fichiers . Si vous choisissez de retirer un modèle Docs qui a été partagé avec vous, mais que vous n’êtes pas le propriétaire, vous retirez aussi votre accès au modèle. Le modèle Docs disparaît de la liste des fichiers Drive et ne s’affiche plus dans la corbeille.
Supprimer un modèle Docs de façon permanente	Accédez Suppression définitive de fichiers de Drive tâche. Avant de pouvoir supprimer de façon permanente un modèle Docs, vous devez le retirer de tous les processus de gestion auxquels il est rattaché. Il n'est pas possible de supprimer de façon permanente un modèle Docs qui est un modèle ou a déjà été, configuré pour un processus de gestion.
Gérer des modèles dans différentes langues	Modèles dans différentes langues sont créé, géréet configuré dans le processus de gestion indépendamment. Workday Docs ne prend pas en charge le Concept d’une instance de traduction, comme dans le cas des modèles de Docs traditionnels et des blocs de texte.

Créer un modèle Docs

Dans Drive, sélectionnez

Ajouter un nouveau

modèle de document

.

Remarques :

Si vous souhaitez partager automatiquement un ou plusieurs modèles Docs avec un ensemble d’utilisateurs, vous pouvez partager un dossier dans Drive avec des utilisateurs individuels ou avec un groupe de sécurité, et placer le nouveau modèle dans ce dossier.

Les modèles Docs que vous créez dans Drive sont la propriété des utilisateurs qui les ont créés. Les propriétaires peuvent effectuer des actions sur les modèles que les autres utilisateurs ne peuvent pas effectuer. pour plus de détails, voir Référence : actions disponibles pour les modèles Docs en fonction des autorisations.

Workday Docs ne prend pas en charge la conversion automatique d'un modèle Docs traditionnel (à l'aide de blocs de texte et de dispositions BIRT) en modèle Docs; vous devez les créer manuellement.

Pour DocuSign, vous devez utiliser un nom composé de moins de 100 caractères. Pour Adobe Sign, les noms ne peuvent pas contenir de caractères spéciaux tels que le perluète (&).

S’il y a lieu, Workday Docs définit automatiquement le Décalage d’expiration du document résultant à 10 ans; actuellement, cette valeur n’est pas modifiable.

Si la langue d’un utilisateur est définie dans une langue qui n’est pas prise en charge par Docs, comme Sloven plana (Slovensk dynamique), vous ne pouvez pas créer ni afficher des modèles de document.

Vous pouvez inclure un texte facultatif que les responsables de la révision peuvent ajouter ou supprimer lors de la génération d’un document. Nous vous recommandons de mettre en surbrillance ce texte ou de le mettre en forme dans une couleur différente pour attirer l’attention de l’utilisateur lors de la génération du document. L’utilisateur peut apporter toutes les modifications nécessaires à l’étape Générer un document avant d’envoyer le processus de gestion.

Copier un modèle

Dans Drive, sélectionnez le modèle Docs et cliquez sur

Faire une copie

.

Migrer un modèle Docs d'un locataire à un autre

Voir Déplacer des modèles Docs entre les locataires.

Partager un modèle Docs avec des utilisateurs non précisés en utilisant une Adresse URL

Sélectionnez un modèle Docs dans Drive et cliquez sur

.

Activer l'option

de partage de lien

. La possibilité d’utiliser le partage de liens est un paramètre du système. Si l’option ne s’affiche pas, communiquez avec l’administrateur.

Sélectionnez le niveau d’autorisation. Tous ceux qui accèdent au modèle Docs à l’aide du lien auront ce niveau d’accès.

Cliquez sur

le lien Copier

. Indiquez cette adresse URL aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le modèle Docs.

Pour en savoir plus sur le partage, consultez le Guide de l’utilisateur Drive.

Partager un modèle Docs avec des utilisateurs précis

Le partage avec des utilisateurs individuels vous permet de définir un niveau d’autorisation précis pour la personne; ces paramètres restent actifs égal si vous désactivez le partage de liens.

Sélectionnez un modèle Docs dans Drive et cliquez sur

.

De

Partager avec des personnes

, entrer les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager et sélectionnez un niveau d’autorisation dans le menu déroulant.

(Facultatif) Entrez un message pour les utilisateurs avec lesquels vous partagez des données. Le message s'affiche dans la notification de Workday que les utilisateurs reçoivent après que vous avez cliqué sur

.

(Facultatif) Si vous êtes le propriétaire du modèle Docs,cliquez sur

Avancé

pour indiquer si vous souhaitez permettre aux personnes autorisées à modifier de partager le fichier ou non, etpour permettre aux personnes autorisées à commenter et aux lecteurs de copier, de télécharger ou d’imprimer le fichier.

Lorsque vous partagez un modèle Docs avec un utilisateur individuel, l’utilisateur reçoit une notification de Workday et, si activé sur le locataire, un courriel. L'utilisateur reçoit la notification, qu'il ait ou non accès au domaine Drive, mais il doit avoir accès àDrive
et
Documents
domaines dans le domaine fonctionnel [insert] pour ouvrir le modèle. Pour en savoir plus sur le partage, consultez le Guide de l’utilisateur Drive.

Partager un modèle Docs avec des groupes de sécurité

Le partage avec un groupe d’utilisateurs vous permet de définir un niveau d’autorisation précis pour le groupe; ces paramètres restent actifs égal si vous désactivez le partage de liens. La possibilité d’utiliser le partage avec des groupes est un paramètre du système pour chaque type d’élément Drive. Si l’option ne s’affiche pas, communiquez avec l’administrateur pour vous assurer qu’elle est activée.

Sélectionnez un modèle dans Drive et cliquez sur

.

De

Partager avec des groupes

, entrer les groupes avec lesquels vous souhaitez partager et sélectionnez un niveau d’autorisation dans le menu déroulant.

(Facultatif) Si vous êtes le propriétaire du modèle Docs, cliquez sur

Avancé

pour indiquer si vous souhaitez permettre aux personnes autorisées à modifier de partager le fichier ou non, etpour permettre aux personnes autorisées à commenter et aux lecteurs de copier, de télécharger ou d’imprimer le fichier.

Conserver une version précédente du modèle Docs

Vous pouvez couvrez le modèle Docs ou téléchargez-le au format Changement, au format RWXF, si vous voulez conserver la version actuelle des données ou du contenu, avant de le mettre à jour.

Retirer un modèle Docs

Dans Drive, sélectionnez le modèle Docs et cliquez sur

Retirer

. Drive déplace le fichier vers la corbeille.

Important
: Les processus de gestion continuent d'utiliser des modèles Docs retirés. De plus, les modèles Docs retirés peuvent continuer à être sélectionnés dans la liste Configurer une génération de documents. Avant de retirer un modèle Docs, assurez-vous de l’avoir retiré des processus de gestion pour lesquels il est configuré. Nous vous recommandons de renommer le modèle après l’avoir retiré, en ajoutant un indicateur au nom qui vous rappelle de ne pas l’utiliser.

Récupérer un modèle Docs à partir de la corbeille

À partir de Drive, sélectionnez

Corbeille

. Sélectionnez le modèle Docs et cliquez sur

Rétablir

. Workday place le fichier rétabli dans la vue

Tous les fichiers

.

Si vous choisissez de retirer un modèle Docs qui a été partagé avec vous, mais que vous n’êtes pas le propriétaire, vous retirez aussi votre accès au modèle. Le modèle Docs disparaît de la liste des fichiers Drive et ne s’affiche plus dans la corbeille.

Supprimer un modèle Docs de façon permanente

Accédez Suppression définitive de fichiers de Drive tâche.

Avant de pouvoir supprimer de façon permanente un modèle Docs, vous devez le retirer de tous les processus de gestion auxquels il est rattaché. Il n'est pas possible de supprimer de façon permanente un modèle Docs qui est un modèle ou a déjà été, configuré pour un processus de gestion.

Gérer des modèles dans différentes langues

Modèles dans différentes langues sont créé, géréet configuré dans le processus de gestion indépendamment. Workday Docs ne prend pas en charge le Concept d’une instance de traduction, comme dans le cas des modèles de Docs traditionnels et des blocs de texte.