Concept : gestion des modèles Docs

Ce tableau récapitule les actions principales que vous effectuez lorsque vous gérez des modèles Docs dans Workday Drive.

Action	Remarques
Créer un modèle Docs	Dans Drive, sélectionnez Ajouter un nouveau modèle de document et nommez le modèle. Sélectionnez la source et la catégorie du modèle, ajoutez du contenu et cliquez sur Publier pour activer le contenu. Workday Docs ne prend pas en charge la conversion automatique d’un modèle Docs traditionnel (à l’aide de blocs de texter et de dispositions BIRT ) en modèle Docs. vous devez les build manuellement. Pour DocuSign, vous devez utiliser un nom comportant moins de 100 caractères. Dans Adobe Sign, les noms ne peuvent pas contenir de caractères spéciaux comme la perluète (&).
Copier un modèle	Dans Drive, sélectionnez le modèle Docs et cliquez sur Faire une copie .
Migrer un modèle Docs d'un locataire à un autre	Voir Déplacer des modèles Docs entre les locatairesle
Partager un modèle Docs avec des utilisateurs non précisés à l'aide d'une adresse URL	Sélectionnez un modèle Docs dans Drive et cliquez sur Partager . Activez l' option de partage de lien . La aptitude d’utiliser le partage de liens est un paramètre du système. Si l' option ne s'affiche pas, vérifiez auprès de votre administrateur. Sélectionnez le niveau autorisation . Toute personne qui accède au modèle Docs en utilisant le associer aura ce niveau d'accès. Click Copy Link . Fournissez cette adresse URL aux personnes avec lesquelles vous souhaitez action le modèle Docs. Pour en savoir plus sur le partage, consultez le guide de l'utilisateur de Drive .
Partager un modèle Docs avec des utilisateurs précis	Le partage avec des utilisateurs individuels vous permet de définir un niveau autorisation précis pour la personne, et ces paramètres restent actifs même si vous désactivez le partage de liens. Sélectionnez un modèle Docs dans Drive et cliquez sur Partager . Dans Partager avec des personnes , entrez les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager et sélectionnez un niveau d’autorisation dans le menu déroulant. (Facultatif) Tapez un message pour les utilisateurs avec lesquels vous partagez des messages. Le message s’affiche dans la notification de Workday que les utilisateurs réceptionner après que vous avez cliqué sur Partager . Lorsque vous action un modèle Docs avec un utilisateur individuel, l'utilisateur reçoit une notification de Workday et, si l'option est activée sur le locataire, un courriel. L'utilisateur reçoit la notification , qu'il ait ou non accès au domaine Drive , mais il doit avoir accès aux domaines Drive et Docs dans le domaine fonctionnel System pour ouvrir le modèle. Pour en savoir plus sur le partage, consultez le guide de l'utilisateur de Drive .
Partager un modèle Docs avec des groupes de sécurité	Le partage avec un groupe d'utilisateurs vous permet de définir un niveau autorisation précis pour le groupe, et ces paramètres restent actifs même si vous désactivez le partage de liens. La aptitude d’utiliser le partage avec des groupes est un paramètre du système pour chaque type élément Drive . Si l' option ne s'affiche pas, vérifiez auprès de votre administrateur qu'elle est activée. Sélectionnez un modèle Docs dans Drive et cliquez sur Partager . Dans Partager avec des groupes , saisissez les groupes avec lesquels vous souhaitez action et sélectionnez un niveau autorisation dans le menu déroulant.
Conserver une version précédente du modèle Docs	Vous pouvez copier le modèle Docs ou le téléchargement au format de fichier RWXF si vous souhaitez conserver la version actuelle des données ou du contenu avant de le mettre à jour.
Retirer un modèle Docs	Dans Drive, sélectionnez le modèle Docs et cliquez sur Retirer . Drive déplace le fichier vers la corbeille. Remarque : Les processus de gestion continuent d'utiliser les modèles Docs retirés. De plus, les modèles Docs retirés peuvent continuer d'être sélectionnables dans la liste Configurer la génération de documents. Avant de supprimer un modèle Docs, assurez-vous de l'avoir retiré des processus de gestion auxquels il est configuré. Nous vous recommandons de renommer le modèle après l'avoir supprimé, en ajoutant un indicateur au nom qui vous rappelle de ne pas l'utiliser.
Récupérer un modèle Docs à partir de la corbeille	À partir de Drive, sélectionnez Corbeille . Sélectionnez le modèle Docs, puis cliquez sur Rétablir . Workday place le fichier rétabli dans la vue Tous les fichiers . Si vous choisissez de retirer un modèle Docs qui a été partagé avec vous, mais que vous n'êtes pas le propriétaire, vous retirez aussi votre accès au modèle. Le modèle Docs disparaît de la liste de fichiers Drive et ne s'affiche pas dans la corbeille.
supprimer définitivement un modèle Docs	Accédez à la tâche Suppression définitive de fichiers de Drive . Avant de pouvoir supprimer définitivement un modèle Docs, vous devez le retirer de tout processus de gestion auquel il est associé. Il n'est pas possible de supprimer de façon permanente un modèle Docs qui est, ou a déjà été configuré, pour un processus de gestion.
Gérer des modèles dans différentes langues	Des modèles dans différentes langues doivent être créés et gérés de manière indépendante. Workday Docs ne prend pas en charge le concept de traduction d’une instance avec des modèles et des blocs de texter traditionnels dans Docs.